先有檔案伺服器囉（最好RAID5），將每個人電腦連線網路硬碟到這台伺服器上，規定公司文件都要放在檔案伺服器中，這樣基本公司文件就可以集中管理、備份，如果你想備到隨身硬碟，也是從伺服器上copy即可做好離線備份。（如果你只是想用隨身硬碟做好全公司備份，那你的個人電腦就當作檔案伺服器，大家把公司資料固定丟到你那邊，你在用隨身硬碟備份，另外建議多裝一個企業用搜尋引擎，免得MIS還要幫忙老闆找資料時，到時會很頭大）。

再來就是Mail Archiving，不管是架在自己公司或是ASP委外方式，現在都有這類軟體或服務可以做到。

有了集中式文件、郵件的歸檔後（這裡是做到何種程度，就看預算），再來如果你想做到文件或任何資訊流一進公司內部就受到監控與稽核，這也可以，目前很多企業用稽核軟體都可做到，當然所費不貲。

參考資料：自己經驗