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一個數據平台省了20個IT人力——敦奴數據平台建設案例分享


認識敦奴
敦奴集團創立於1987年,主營服裝、酒店、地產,總部位於中國皮都-海寧。浙江敦奴聯合實業股份有限公司(以下簡稱「敦奴」)是一家集開發、設計、生產、銷售於一體的大型專業服裝企業。敦奴擁有上海、海寧兩個研發運營中心,旗下有DUNNU,DDU,DIDIER PARAKIAN三大品牌,銷售網路遍及全國各地,在全國範圍500家連鎖店。敦奴擁有80000多平方米的服裝生產基地,現有員工2000多人。2016年,敦奴服裝業務的營業額為十幾個億。
數據分析平台建設曲折路
從2013年敦奴開始籌建數據平台。2014年初上線國外某品牌系統,因為使用效果一般,員工不習慣使用,領導不願意看系統出的報表,一年後基本棄用。數據化建設是企業IT的必經之路,需求再次膨脹。2016年重新啟動數據平台建設,考慮到行動化、可交互、成本、廠商經驗四個因素,決定使用帆軟報表來搭建這個數據平台。
數據分析平台建設成果總結(寫在前面)
1、2016年產銷率提升5%,利潤增長15%,數據分析平台貢獻佔一半
2、月報從每月12號以後加快到5號發布,並能進一步提升
3、減少20個專業IT人員工作量,數據分析貢獻一半的作用
4、企業的管理從無序到有序(貨品周運作管理,薪資管理等)
5、企業管理變革,組織架構扁平化,打破部門壁壘,協作效率提升,業務數據流通效率大大提高
敦奴數據平台建設
對於數據平台敦奴有兩個特別期待的。
第一,對於中小企業來說,我們所要面對的數據量雖然談不上大數據,但業務邏輯很複雜,希望BI系统能分析這些邏輯複雜的業務產生的數據,並指導業務調整。
第二,對平台智能化的要求較高。平台的選用不僅僅是用來製作固定格式表報,還需要把全公司上上下下的業務流程和指標全部用系統來落地,這就需要對平台有較高的智能化要求。
基於以上兩點期待,在2016年,我們的數據平台建設主要規劃和完成了4個模塊:主數據管理、通訊錄管理、貨品管理、BOSS交互屏
主數據管理
主數據管理的核心目的就是要打通各個業務系統,形成統一的數據介面規範。在平台上線之前,敦奴的基礎數據是沒有規則的。這就導致相關的配套如物業、積分商城無法與會員數據有效聯動,會員積分管理流於形式,業務系統里的會員數據發揮不出應有的價值。在主數據管理過程中,我們除了用ETL工具批量構建外,維護平台也是利用帆軟搭建的。

比如,我們用帆軟開發了「主數據基礎新增流程」「經銷商資料修改申請流程」等頁面,並統一集成到OA系統。各部門人員都可以通過OA統一入口申請,各系統主數據維護統一收至IT部門,OA流程審批結束如果能系統對接就自動生成,不能就統一由IT部門維護,IT部門維護結束,OA通知所有相關部門及人員。(流程圖如上)

主數據管理是我們數據分析的根基。上圖兩個頁面,就實現了我們會員系統、訂單系統和OA等系統的主數據管理。帆軟主數據管理除了幫我們打通了不同系統,實現了數據共享,還有效的節約了IT人力資源。粗略統計,僅僅主數據整理這一個模塊就節約了6~7個人。
• 具體是如何進行主數據管理操作?
舉個例子,建設初期就遇到一個有意思的挑戰:什麼是服裝「斷碼」。從領導層來講,公司倉儲的服裝全部尺碼如果不完整就是斷碼;從倉庫的倉管員角度來講,倉庫內的服裝尺碼不全就是斷碼;從門店的業務員角度來講,客戶需要的尺碼當前門店無貨就是斷碼。之前會員系統、庫存系統、訂單系統並未完成主數據管理。那麼就會存在倉庫有貨,但是門店對不上貨,無法從倉庫及時取到對應貨品提供給我們的顧客。現在完善和打通貨品信息會員信息後,可以當場給顧客從倉庫調到正確的服裝,還可以根據客戶喜好選擇快遞服裝到客戶家裡。所以反過來思考,「斷碼」的含義就是業務不統一,造成指標不統一,流程難以走通。後來我們定義的斷碼就是顧客在門店當場拿不到,且3天內無法郵寄到顧客身邊或者客戶拒絕郵寄,因碼數不全導致這種情況,就是「斷碼」。
通訊錄平台
我們的數據分析項目,第二個成果就是數據平台通訊錄。之前我們的OA平台已有通訊錄(見下圖),也挺好看的,為什麼還要重新搭建呢?

因為之前的通訊錄沒人用。我們調查發現,原有OA平台通訊錄有三大問題:人員多、信息少、弱相關。公司有將近1000個聯繫人,全部列表展現,大家都不想看;而通訊錄的人員信息,只有部門、電話、郵箱,因某項工作需要與他人溝通,無法根據通訊錄確認是否是聯繫這個人;對於每個人來講,1000多個聯繫人,大部分都是用不上的,但是每次查找卻都混在其中,想找的人找不見。
為解決這三個問題,我們根據業務部門的需求溝通結果,重新開發了「數據平台通訊錄」。新通訊錄根據組織架構,分級分組摺疊,每一級都可以向下鑽取詳細信息,並且涵蓋較為齊全的人員信息,包括大區里督導級的人員信息、文化信息等,包括店鋪信息等等。這樣一舉解決了原來通訊錄的三大問題。
• 為什麼優先解決通訊錄問題?
其實,這既是我們搭建數據分析平台的挑戰,也是我們的意外收穫。在項目需求調研時,我們發現想找到具體的需求人,還挺周折,每次都需要層層聯絡,效率比較低。同時我們也收到業務部門的抱怨,他們自己想找人也是很不方便。這個問題現在才發現,是因為公司壯大了,系統內的人員翻番,而且這些問題並不會體現在績效和指標上,也就是說,全公司的信息化體系沒有能反映OA系統通訊錄找到對應人效率低的問題。在帆軟報表製作工具的協助下,我們評估了工作量,發現數據都是現成的,這個在手機上使用的通訊錄平台,不到一天我們就上線了。當然後期還有一些優化。總的來說,這是第一次讓業務人員感受到了這個系統的效率,得到了首次認可,後面的配合工作,也積極不少。

貨品管理
敦奴貨品管理系統的核心就是數據打通和實時報表。目前我們實現了每周周一12點、24點自動日結,區域13點自動調整,全國周二9點自動調整,周五統一收貨,周末銷售一整套完整自動化流程,這在使用帆軟之前是無法實現的。
我們的月報主要是貨品管理。新月報系統主要是給中低層管理人員使用,考慮到大家的需求,我們採用的是表格的形式。既方便管理人員查閱完整數據,又方便和我們的WPS系統對接。之前我們的月報預期是每個月12號發布,實際是12號都難以發布出來。現在我們可以加快到5號出來,以後可以進一步提升。僅此月報一項,可以減20個人的工作量。但我們並不是真的裁員20人,我們是把這些人員安排到信息化建設的其他項目模塊。


BOSS交互屏
敦奴的BOSS交互屏系統主要負責對已有的業務系統數據信息進行高效率的分析,並將分析結果展現出來領導辦公室顯示屏上,讓領導能直觀、便捷地查看各個管理部門的財務數據指標,合理調度配置資源。我們辦公室的BOSS交互屏,主要分析展示的是直營店、加盟店、第五季在上一營業日和當月的實收、零售、回款三個重要財務指標。老闆在辦公室點選交互屏,就能了解所有店鋪的銷售情況,同時突出顯示異常店鋪的異常指標。考慮到領導出差在外,也需要及時掌握店鋪營業狀況,我們用帆軟報表製作平台部署了行動端交互看板。現在敦奴500多個店鋪的庫存和財務數據,領導都能在交互屏和行動端上直接查看,提高了商業智慧的應用水平。根據業務部門反饋,現在領導基本不再打電話要業務財務數據了,領導自己也覺得方便了。同時,業務部門每次彙報,直接對著辦公室交互屏,邊彙報邊操作,把精力都集中在了業務分析上,而不是浪費在看報表、核對數據。


反思數據平台實踐中的挑戰
1、戰略模糊,政策落地執行困難。由於數據化建設基礎薄弱,開始時數據混亂,不同系統的數據對不上。領導層要業績,業務部門要數據,IT部門夾在中間難以推動。自從制定明確戰略之後,政策落地的分解工作便順利展開了。所以,定戰略是首要的事。2017年敦奴開年就制定的明確的大數據平台發展戰略。
2、基礎數據不完善或缺失,造成模型智能化低,價值不高。現在企業普遍存在基礎數據質量差的問題。數據平台建設,必須要耐著性子做好數據清洗和數據質量控制,把功夫花在平時,用在流程和規範上。數據質量管理要靠企業流程管理的規範化。
3、變革企業文化,改變組織架構,影響部分人員的利益、權利、控制力。敦奴數據平台搭建的目標之一就是提高業務人員的工作效率。效率提升了,相同的工作需要的人力就少了,甚至有些程序就消失了。影響了部分人的利益、權利、控制力,自然項目實施會遇到阻礙。所以在項目實施之前,就充分考慮了這部分的影響,同時在實施過程中,也關注到了這部分人的意見。敦奴數據平台一期建設的成功,也是反對聲音的成功。


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