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報表和BI商業智慧有何不同,80%的IT人都不懂!

報表≠BI

很多的人認為,報表就是BI。實際上,報表只是BI的一部分,雖然BI應用的結果通常需要通過報表來展示,但是,BI絕對不僅僅是報表。

其實,大家對這些概念的理解,如同20年前的ERP一樣。臺灣企業開始大量導入企業資源規畫軟體,以進行內部人事、薪資、財務、會計與進銷存等資料管理,同時藉由該軟體來彙總企業不同系統的資訊來源,進行統籌規畫管理。於是,ERP才逐漸為世人所知,ERP到底是什麼,大家開始眾說紛紜。

財務+進銷存就是ERP?沒有MRP的ERP不叫ERP?顯然,國外ERP廠商與台灣ERP廠商對大眾理解ERP的引導是不一樣的。過程曲曲折折,我們不說也罷,現在我們只總結一下20年後的今天,大家對ERP的理解還有偏差嗎?各ERP廠商還在強調不同的概念嗎?答案是,沒有了,大家都統一了,回到了原點:那就是ERP其實是一個系統,它強調的是企業利用資訊化手段將各項資源的匹配系統化,只有將這些資源匹配系統化了,才能最大限度的提高效率,降低成本,從而提升競爭力。而到底ERP包括哪些功能模組,已經少有人去強調了。現在中國管理高層提出了一個“協同創新”的概念,其實倒是挺符合ERP的初衷的(只是,它目前變成了OA產品的馬甲,此處暫且不表。)

所以,我們有理由相信,最終大家對BI的理解,也會回歸到理性的原點:那就是BI是一個輔助決策的智慧系統,它的核心就是説明企業利用好資料,讓決策管理者隨時隨地獲取關鍵資訊,讓決策者基於數位決策,最終提高決策水準。至於用什麼技術來實現上述的目標,慢慢的,會變得不那麼重要。

那麼,基於現階段大家的認識,我們來對比一下報表與BI的聯繫與區別,讓大家思考一下,我們到底需要的是什麼?

EXCEL報表 VS BI

我們先來看看現階段大家是如何來滿足決策管理者的分析需求的:97%以上是通過EXCEL表格手工整理各種報表,不到3%利用了IT技術,實現了報表的自動化。

隨著決策者對分析的要求越來越高,於是乎,報表越來越多、越來越複雜(甚至出現了所謂的”中國式報表”——在一個EXCEL頁面中,密密麻麻的佈滿了決策者關心的所有內容,就只恨螢幕或不夠大)。大家都知道,這些大量的手工處理,是很容易出錯,且無法及時得到的。於是,許多企業有專人來負責報表製作,而這些報表製作人員加班加點也變成了家常便飯。大家努力的效果呢?我們走訪了大量的企業決策者,當問他們:報上來的厚厚一疊報表,您有看嗎?他們絕大多數會回答:有看的,只是,一般只看其中的一兩張。沒有時間,真的有感覺有問題,還是直接找人來問了。
對了,這就是問題的關鍵——我們提供了決策者大量的報表,為什麼説明不大呢?
因為資訊一旦過多,就會變成”資訊洪水”。

莫什·魯賓斯坦和艾麗絲·菲爾斯滕貝格在《大腦型組織》一書中寫道,17世紀的一位歐洲紳士“一生中所接觸的資訊量還不如現在的一份日報。”大量的報表仍然讓決策者深陷”資訊洪水”中。

再問決策者,您是希望用什麼方式將資訊給您呢?”我也說不好,反正我們是希望有問題的時候我可以隨時知道。”
換而言之,傳統報表是實現決策者這個“希望”的。這句話的核心有兩點:一是有問題才讓我知道,沒問題的話,其實我也不需要關注。二就是我隨時都可以知道。

我們再想想,報表能實現嗎?
表格報表根本無法快速讓決策者識別是不是有問題,它只是羅列了一堆數字而已。
無論報表製作者多麼厲害,領導想要什麼就有什麼,基本上也是不可能的。
此時,報表製作者可能會喊冤了:這麼多報表都是你讓做的,辛辛苦苦加班做出來了,現在說這些報表其實也沒有什麼用,那怪誰呀。

是呀,誰也怪不著。我們也不想去怪誰,看看如何解決這個問題呢?

簡單,就是用BI技術,改變決策者獲取報表的方式:
1、通過儀錶盤+多維分析+鑽取:儀錶盤讓決策者首先看到哪項KPI指標有問題,到底問題的原因是什麼,就可以通過鑽取到多維分析模型,多角度的分析問題的真正來源。
2、BI系統可實現“拉”式與“推”式資訊提供方式,決策者主動登陸BI系統可隨時查詢,或者系統會以郵件或短信的方式推送關鍵資訊。透過這裡就可以看到,BI是一個系統,它是立體多方面的,而報表,僅僅是一種展現方式而已。


報表軟體 VS BI軟體

於是,就有人說了:那我通過一個軟體,能自動生成決策者想要的報表,然後再配上一些儀錶盤和圖表,不就可以了嗎?也不見得需要BI呀。報表軟體多好呀,簡單SETUP一下,寫個SQL就可以設計報表了,哪像BI,要規劃資料倉庫,要ETL,還要建模型,多麻煩呀。

我們總結了一下,企業在通過IT技術實現決策分析需求時,會經歷下面的階段,絕大多數的企業已經或正計畫實現到報表自動化或報表圖形化的階段,也就是一些報表軟體及前端展示工具可以實現的階段:
《手工處理報表》–>《報表自動化》–>《報表圖形化》–>《儀錶盤+多維》–>《資料採擷》

那麼,讓我們再來對比一下報表軟體與BI系統的區別:

報表只能實現查詢,查詢僅僅只能告訴你事實是什麼?不管查詢的介面是多麼炫,多麼簡單,多麼便捷。
而我們不僅僅需要知道發生了什麼,還要知道為什麼發生,這就需要分析。要實現分析有兩個要素,一是任意維度;二是任意分析路徑。

我們來看一個例子:
您是一個連鎖集團的銷售經理,當系統告訴你2008年的收入與2007年相比,下降了5.3%時,接下來你會怎麼做?
先從各分店的角度分析,發現排名前兩位的大店收入只有2007年的80%左右。
這時,得從商品的角度來分析,這兩個店的哪些品類的銷售同比下降。
再從時間的角度來分析,下降較快的品項是否有季節性?
再回到分店的角度來分析,下降較快的品項在其他分店的情況是否也是如此呢?
再從客戶的角度來分析,這些品項又主要是哪些客戶在消費?哪些大客戶的銷售同比下降導致了這種結果?
再回到時間的角度來分析,看這個季度的每個月收入,到底哪個月下降最快?
上例中,分店、品項、時間、客戶等就是維度,而”先分析……再分析……”就是分析路線。

任意維度

報表可以實現多維度呀。什麼是真正的任意維度?不就是任意維度任意組合嘛。報表可以的呀。
是的,報表可以的,但我們來看,如果要實現上面的多維度分析,要製作多少張報表?
分店收入TOP10
品項銷售報表
品項銷售趨勢分析
分店品項銷售分析
品項客戶銷售分析
季度銷售分析
……
那到底什麼是真正的任意維度?對不起,糾正一下,應該是任意維度任意”動態”組合。
動態,就是指流覽使用者自己可以透過滑鼠拖拽即可完成,無須通過報表設計人員。這才是關鍵!

任意分析路線

再看看分析路線:
“分析路線,不就是報表鑽取嗎?”
是的,分析路線的實現過程,就是設定報表之間的鑽取。
“那報表軟體也可以實現的呀。”
是的,只要設計好報表之間的參數傳遞,要實現報表之間的鑽取是沒有問題的。只是……
暫且不說報表軟體設定參數的傳遞有多麻煩,關鍵是,通過這種設定得到的分析路線是固定的,A報表——>B報表——>C報表。但事實上,決策者的分析思路是不確定的,雖然可以總結出一些常規的路線,但在實踐中,總會需要走一些非常規的路線。

真正的任意分析路線是可以由決策者自行決定的,而不是由IT人員預先設定好的。決策者的“不走尋常路”成為了IT報表製作人員難以擺脫的“噩夢”!

傳統報表軟體的幾道坎:

其實,報表軟體還有幾道坎:

首先,一張報表一個SQL,隨便一個變化,就需要修改SQL,維護起來麻煩;
第二,對於複雜的應用,是需要寫複雜的存儲過程來實現的,這樣維護起來麻煩,運行效率也低;
第三,那就是許可權管理。剛開始用報表軟體時,可能大家也不怎麼關注,認為沒幾個人去使用。可等慢慢的發現,就算沒多少個人用,但報表數量多起來以後,許可權的設置就變得麻煩了。大多數報表軟體許可權管理是比較初級的,就是讓你在設計報表的SQL時,加上where條件,這樣,同一個樣式的報表,因為不同where條件,就要設計成N多張報表。有的企業,進報表平臺一看十分嚇人,密密麻麻有幾百張報表,仔細一下,搞了半天也沒多少張,只是,同一張報表後面加了一個括弧,如銷售日報(北部地區)、銷售日報(南部地區)……

當然,一些做的比較好的報表軟體廠商(比如帆軟(我們))將這一塊的功能優化了一下,至少按角色來進行授權,這樣,只要是這個角色流覽報表,就自動會按這個許可權來控制,就不需要每個報表都授權了,如北部地區客戶經理,它的條件就是“部門”=“北區”。

報表軟體難以完成的任務

您是一個連鎖集團的銷售經理,最近在籌備一次促銷活動,為了讓這次促銷效果更好,成本更低,需要馬上瞭解下面的資訊:
哪些類型的客戶(年齡、收入、性別、學歷)更有可能購買促銷產品?——有了它,就可以更精准的發送促銷廣告,降低廣告成本,提高廣告效果。
上述類型的客戶,又同時會購買其他哪些商品?——可同時參與促銷,或者,在促銷品的旁邊陳列,以提高促銷收益。
上述類型的客戶,一般是什麼時間來消費?——以決定促銷活動什麼時候開始比較合適?需要持續多久?
以往類似的促銷效果如何?促銷產品的銷售變化?客流量是否增加?客單價是否提高?——以決定促銷是否進行。
……
上述這些,都是報表軟體無法完成的任務,但利用BI的資料採擷技術,就可以輕鬆的得到上述答案。

BI價值思考

BI不是讓你相信自己所知道的,而是促使你去思考更多的問題和疑惑。
BI迫使我們懷疑得出的結論、回到初步階段、重新設定假定條件。它促使我們思考,而不是給出事實。
BI可以讓你從不同視角查詢一系列相關資料,以便在一組不確定的條件下更進一步接近事實。
你需要BI工具説明做出最佳決策,而不是正確決策。
BI讓決策不再止步於結果。

最後,報表軟體和BI各有側重,尤其是後者,都是企業資料化管理的必經之路。
更多關於BI和報表軟體的瞭解,不妨嘗試一下帆軟的兩大工具:
報表軟體:FineReport
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