各位資訊界大哥晚安!我是就讀資訊系大四的學生,有一些很基本的電腦常識,想請教多人共用檔案的軟硬體建置方向!情形如下!
這是小弟家裡的小公司,約有十多位員工共用八萬個office檔案,其中以word及excel為主,原本使用網路上的芳鄰互相抓取別人資料,但檔案散布各處,雜亂無章,常常找不到檔案或是有好幾個版本.
之後我逛光華看到在介紹NAS,就幫家裡買了一台,將資料全集中在NAS,之後要存取資料都透過區網向NAS存取,但我發現了許多問題!
問題一:
雖然資料可以集中起來,但是卻不知道怎麼管理,要找資料還是很難找到,只知道就在這裡面,是不是只能幫檔案都取一個可以辨識的檔名,然後再用"CONTROL+F"搜尋?有沒有專門在處理這種情形的東西呢?
問題二:
我看這NAS小小一台跟磚頭一樣,如果以後有好幾十個人要共用他撐得住嗎?(雖然只是OFFICE檔案)我有在網路上看到"FILE SERVER"這個東西,適合我的情形嗎?
問題三:
這是另外發現的問題,就是共用OFFICE檔案時,常發生有兩個人要同時開一個檔案時打不開,原本使用的那個人已經存檔了,但另外一個人還是打不開,或是編輯到一半OFFICE突然跳掉,然後剛剛打的字都不見了!
抱歉一次問了這麼多!煩請大哥們指教指教!謝謝大家了!祝各位一切順心!
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swallowtail提到：
共用八萬個office檔案
iT邦幫忙MVPwiselou提到：
8萬多個？？？？
公司在用的可以考慮SharePoint...不過建起來可不便宜。
但可包含文件的全文檢索、檔案權限控管、搭配OFFICE Web APP還可以多人文件共筆，附帶公司公告欄、簡單簽核流程。
swallowtail提到：
抱歉一次問了這麼多!煩請大哥們指教指教!謝謝大家了!祝各位一切順心!
大大問的問題只有一個, 如何做版本管控和全文/標籤檢索, 一般放置檔案的檔案伺服器是做不到的. (坊間的NAS和Windows File Server都是檔案伺服器). 因此, 您需要的是有版本管控及全文/標籤檢索的文管系統, 我正在幫客戶建一個大型的, 並不容易.
有八萬個office檔? 像是早期我做貿易時, 不過那是很久之前的年代了, 老闆做到七十幾億的生意, 還是用卷宗管理的, 大大能未雨綢繆, 是好樣的.
一堆office檔要做全文搜尋
有點難度
如果只是要單純的版本管控的話
CVS 或 SVN 都可以做 (不過不同版本的檔案如果要合併,只有純文字檔比較容易)
但是重點還是樹狀分類
不然一堆的檔案扔在一起也很難找
swallowtail提到：
原本使用的那個人已經存檔了,但另外一個人還是打不開
應該不是打不開吧...會提示是否要以『唯讀』的方式開啟，只是，這樣開了只能看，不能改。另外，如果要能夠編輯，必須『關閉』檔案，而不只是存檔。
swallowtail提到：
NAS小小一台跟磚頭一樣,如果以後有好幾十個人要共用他撐得住嗎?
NAS也是有等級的差別低....
如果怕撐不住，可以考慮買中高階的產品，甚至可以選購具有RAID功能的機種，畢竟，硬碟嘛...什麼時候要出狀況，很難預測
感謝大哥指教!
目前買的這台有RAID的功能,但只能裝兩顆硬碟,規格如下
cpu Marvell 2.0 GHz
RAM 512MB DDRIII
不知道能提供多少人共用
一般等級的NAS....10個user大概都還OK的啦...
swallowtail提到：
目前買的這台有RAID的功能,但只能裝兩顆硬碟,規格如下
cpu Marvell 2.0 GHz
RAM 512MB DDRIII
不知道能提供多少人共用
我想,你買的要不是 S 牌, 不然就是 Q 牌, 做檔案伺服器的話, 目前應該夠用.
不過, 如果時光可以回頭, 我會建議你挑個磁碟空間內或外可以擴充的、1GB RAM 加上 Intel CPU 的, 這兩家公司都有同樣規格的產品線, 是專門設計給中小企業而非家庭使用的。
一、檔案雜亂無章，這是沒做好檔案管理，請先研究一下如何做好檔案規劃，將檔案依各單位之業務性質分類，並依據檔案使用的頻率，分成經常使用、偶爾使用、久久使用一次，或者不再使用等級別，存放在不同的媒體中並歸類，經過減法限縮之下，會發現經常使用的檔案並不會很多，這樣電腦在搜尋會比較有效率，檔案的分類方式有許多種，例如依年度、依業務性質、依檔案存取範圍，以及依使用者名稱等等。
二、NAS是網路儲存伺服器，仍然是一分錢一分貨，幾千元的是適合家庭或個人使用，若用於公司或商業用，建議還是要購買幾十萬元以以上的設備，不然至少也要數萬元等級設備方能合乎需求使用。如果不想花錢的話，不妨可以用Linux建置簡易版的檔案伺服器，當然伺服器硬體還是不建議購買便宜的個人PC，最好還是選購小型伺服器，畢竟在系統架構上有不同，自然效率也會有所不同的。
三、在一般檔案存取，因為非資料庫結構，基本上一個檔案同時間只能由一個寫入動作，當兩個人同時讀取一個檔案時，這時此檔案就會進行鎖定動作，此時拿到讀取權的使用者可以完全寫入，未拿到讀取權的使用者，系統基於保護檔案原則下，所讀取的檔案則會顯示"唯讀"的字樣，編輯之後必須要以另存檔案的方式行之。通常我們會建議使用者，在進行檔案編輯的時候，將檔案先下載至自己的電腦編輯，等到完成之後才放回原存放的地方，這樣就不會發生困擾，當然這還是有時間差的缺點，但仍然還是可以在檔名後面加註時間來識別編輯先後順序。
關於文件管理軟體，有些需要費用的，也有些免費的，可以從網路上用GOOGLE大神去撈一下，應該會有許多資料可以參考。另外，SharePoint也有免費版本，sharepoint foundation 2010 功能雖陽春，但以您公司來說，應該是夠用了，不過，以您所提出的問題來看，就大四資訊系學生而言，應該是非常基本的問題，但以資訊系學生來說，仍然會提出這個問題，因此sharepoint foundation 2010這套對您來說，應該會有點難度，如果您肯用心認真看書學，還是可以去應用這套系統的。
問題一:
雖然資料可以集中起來,但是卻不知道怎麼管理,要找資料還是很難找到,只知道就在這裡面,是不是只能幫檔案都取一個可以辨識的檔名,然後再用"CONTROL+F"搜尋?有沒有專門在處理這種情形的東西呢?
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在目前已採購設備的狀況、但尚未採用Office360雲端服務前，建議直接在各PC上、讓使用者透過搜尋工具去找檔案這樣比較簡單。
缺點就是對NAS有相當的負擔，以及操作工具的熟悉問題。
不過，這是針對小企業做最小變化的解決方式。
問題二:
我看這NAS小小一台跟磚頭一樣,如果以後有好幾十個人要共用他撐得住嗎?(雖然只是OFFICE檔案)我有在網路上看到"FILE SERVER"這個東西,適合我的情形嗎?
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1.肯定的說，一年內免強撐一下，但實際上不夠用，市售S/Q/T等NAS，其實硬體架構有限，即使你日後租賃雲端服務，依然會需要本地備份。
2.所謂[檔案伺服器]是個實體概念，管理上會需要版本控制、安全性稽核等功能。免費的不是不好，而是IT要實際花費太多時間成本去架設與維護，遠不如買商用版本來的簡單。而商用版發展又比尚未普及的雲端來得成熟，短期內(資產以五年為攤提基礎)小企業可以考慮自行架設，然後重點人物嘗試租賃雲端服務。投資成效，有一個很重要的數字概念，就是攤提與價值的量化VS.質化，需要基本的規劃和架構呈現，免得你被員工暗貶是小老闆在亂搞...。
問題三:
這是另外發現的問題,就是共用OFFICE檔案時,常發生有兩個人要同時開一個檔案時打不開,原本使用的那個人已經存檔了,但另外一個人還是打不開,或是編輯到一半OFFICE突然跳掉,然後剛剛打的字都不見了!
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檔案共用的問題，在一般SOHO用嵌入式架構NAS，幾乎是無解。即使修改外掛，穩定度和效能就會拖垮它自己的硬體效能。
要徹底解決 MS.Office 的檔案共用相關問題，就只能找它自己的解決方案，上面各位所提的SmallOffice是個可以參考的模型。至於雲端，實際開放、穩定後，再推廣使用，但雲端一樣要規劃好時程，從測試、導入(實際檔案上載、分類管理等初期導入，到實際上線的日常維護...)。
隨手寫寫，參考看看~
綜觀你所陳述的問題
建議使用 Windows Storage Server 2008 R2 來當 NAS 為宜
它可兼具 RMS (版權管理 Rights Management Services) 與 RCS (版本控管 Revision Control System)
詳細使用方式可至 Microsoft 的 Tech.Net 參考相關文章
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