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如何讓outlook在達到檔案大小限制之前發出警告?

公司使用 outlook2000及 outlook2013。

查知有四個登錄項目可用來限制 pst 的檔案大小。
outlook2000 可用 MaxFileSize 來限制 pst 的檔案大小,而 WarnFileSize 似乎沒啥作用。
相同的,outlook2013 可用 MaxLargeFileSize 來限制 pst 的檔案大小,而 WarnLargeFileSize 也是沒能有任何作用。

問題來了:因為它沒有警告機制,因此在達到限制的大小之前不會事先預警,結果 user 在發現郵件收取後卻遍尋不著,向 MIS 通報,這才發現是 PST 檔案達到限制的大小值了。對郵件伺服器而言,郵件已被 outlook 收取,但因為 outlook 設定了 pst 檔案大小,故該郵件未能成功存入 pst,結果該信就此消失了!

請問有何方法可讓 outlook 在達到檔案大小限制之前發出警告?

CalvinKuo iT邦大師 7 級 ‧ 2014-02-13 10:17:20 檢舉
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fluber
iT邦新手 5 級 ‧ 2014-02-17 15:23:47
最佳解答

我有個想法是透過VBScript來辦到,以這個想法在網路上找到相關的文章,提供你參考。

keyword: outlook pst size vbscript

http://www.visualbasicscript.com/VBScript-to-email-an-alert-when-a-file-reaches-a-size-limit-m84809.aspx

http://outlook.software.informer.com/download-outlook-pst-size-vbscript/

fangshye iT邦新手 4 級 ‧ 2014-02-18 10:43:45 檢舉

果然 outlook 的 pst 檔案大小的問題困擾了不少的 MIS。
看來只能寫程式來解決囉。
謝啦!

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zuyan
iT邦好手 1 級 ‧ 2014-02-13 08:48:40

自己架 Exchange Server...可以設定 多大容量自動通知..
會主動發通知...
一但到達最大容量...什麼事也做不了

fangshye iT邦新手 4 級 ‧ 2014-02-13 09:29:42 檢舉

公司有每個人都有兩個郵箱帳號,一個對外連絡用,租用 mail2000,另一個是公司內部連絡用,使用 sendmail;故不會有架設 Exchange server 的打算。

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hon2006
iT邦大師 1 級 ‧ 2014-02-13 09:24:04

可以參考這個,可是這個應該是個案而已,通常出包的都是固定那幾個人,是否可以用郵件封存的方式或是教他們定期開一個新的pst檔
https://sites.google.com/site/assafmiron/DesktopScripts/get-pst-file-path-and-size

fangshye iT邦新手 4 級 ‧ 2014-02-13 09:42:33 檢舉

公司近幾年有某些 team 的郵件量爆增,其中有2位的郵件量特大,她們使用 outlook2000,幾乎 10天或2週其 PST 就達 1.8GB 左右,通常是為她們開立新 PST;其他業務也是一兩個月的時間 PST 就達 1.6GB。
user 平常業務繁忙,不會想要去學習這些技能,故郵件封存或開立新 PST 都是 MIS 的工作,所以想在 PST 爆掉之前能先有警告訊息出現,好提前執行封存或開立新 PST。

要搞到寫程式就有些麻煩了。

mutualpak iT邦研究生 5 級 ‧ 2014-02-13 10:58:56 檢舉

我也有相同的問題,手邊前幾週幫iT邦網友寫的判別硬碟容量小程式回報,有空再改成Outlook.pst容量回報分享,自己也可用.
http://ithelp.ithome.com.tw/question/10142434

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def123452002
iT邦新手 5 級 ‧ 2014-02-13 14:43:42

建議全部改用office2010以上版本.可以有40g 的上限不用一直在那裡煩

還有可以都改用imap 他只會讀取標題,要看時才會下載,相對的來說pst就會比較慢變大
但是相對的是要看時候都要下載就會看信變慢

另一個方法就是若windows伺服器可以建立磁碟配額

配合資料夾重導向,把放.pst的目錄重導向到server即可
安裝檔案伺服器資源管理員後可以已磁碟或資料夾為單位,作配額管理
而且可以設定發信給管理員和使用者超出容量的限制信

fangshye iT邦新手 4 級 ‧ 2014-02-13 17:03:47 檢舉

1、大部份同事是改用 Office2013 了。
但老實說,吾人對 outlook2013 沒信心,因為敝公司剛使用 Office2013 開始沒多久就遇到問題,在 M$ 論壇反應也不見有解。可參考:
http://answers.microsoft.com/zh-hant/office/forum/office\_2013\_release-outlook/outlook2013/4e9277f2-b770-401e-bdbe-6db27eeb69fc

Office2013 的 PST 預設最大可達 50GB,我們可不敢這麼用,因為郵件算是業務們的重要工具及生意命脈,萬一在40GB 時 PST 出差錯死當了,那不是業務要跳腳、M$ 也不會跳樓,但 MIS 可就永遠打入黑五類不得翻身矣!再說單一檔案這麼大也不容易備份,故目前的做法是想設定為 4.4GB 時即備份一次、然後執行封存或另開立新 PST。

2、試過將 pst 置於 NAS,然後將該資料夾 map 成 U:,但結果是 outlook 抓不到 U: 裡的pst。同理,將 pst 置於 server 應該也不可行吧?就算可行,透過網路讀取 50GB 的郵件,這效能應該也會讓 user 受不了!

fangshye iT邦新手 4 級 ‧ 2014-02-13 17:11:59 檢舉

3、前頭有說過,敝公司外部郵箱租用 mail2000,一個郵箱的空間是 2GB,所以用 imap 的方法不可行。至於內部郵箱,若改用 imap,依那幾位超大郵件量的使用者用量看來,可能不出半年 mail server 空間即不夠使用。她們個人電腦的 D: 剩餘空間都有 300GB 以上,這才勝任有餘吧。

網路內網傳輸來說,每秒最快能到100m/秒,其實沒你想的這麼慢

另一個,你作成和server同步反而是你輕鬆,因為使用者的壞了,你這裡也還有一份,而且server的也可以另外再設成自動備份,要幾份都有,哪裡怕掛點

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mutualpak
iT邦研究生 5 級 ‧ 2014-02-13 18:03:05

程式寫好囉,歡迎大家測試一下,有問題再討論,希望對大家有幫助.
https://dl.dropboxusercontent.com/u/36239125/outlook/CHK\_PST.exe
https://dl.dropboxusercontent.com/u/36239125/outlook/Config.xml

zuyan iT邦好手 1 級 ‧ 2014-02-13 22:39:12 檢舉

果然...敲碗

fangshye iT邦新手 4 級 ‧ 2014-02-18 10:47:11 檢舉

上週沒跑成功,因為兄台的程式需要先安裝 .net framework 4~我的電腦只安裝到 3.5。
再找時間來試試~先謝啦!

mutualpak iT邦研究生 5 級 ‧ 2014-02-21 08:42:34 檢舉

fangshye提到:
週沒跑成功,因為兄台

寫的不好,歡迎指教 ^ ^

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utopia
iT邦新手 4 級 ‧ 2014-02-20 21:14:03

提供版大一個免寫程式的方法:
假設所有pst都存在 d:\mail\outlook.pst
那麼只要在ad login script中加一行
dir d:\mail\outlook.pst > //fileserver/share/%computer name%.txt
再定期去檢查那些txt檔內的pst檔大小
最後這一步是有點麻煩,
但此法免寫程式立即可行就是。
期待大家有其他更簡化的方法...

fangshye iT邦新手 4 級 ‧ 2014-03-04 10:00:04 檢舉

暫時也只能如此了。
至少不必一一到各 user 的電腦去檢查。
謝啦!

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