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MIS 該如何向主管作工作報告

剛到接任新單位 MIS,因為沒有交接,包括資料及帳密。
但單位網站、郵件、...對外所有必要功能皆正常運作中。

因此第一步先瞭解單位目前對外的網路狀況,就查了一下,結果...
http://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20161119/200655650CcIGfmZsD.jpg

不知道該如何向主管報告,傷腦筋。

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ayu iT邦好手 5 級 ‧ 2016-11-19 16:03:11 檢舉
你這圖應該是截自TWNIC DNS設定檢測服務結果,
檢查公司網域的健康狀況,
貴司應該是使用HINET郵件代管,
那兩筆MX Record 分別有好幾個IP,
所以會是如圖的結果, 這部份正常不用擔心.

但第四項 TWNIC無法解析 www.???.com.tw , 這個問題就大囉!
即使網站主機運作正常, DNS解析失敗將導致外界無法連上貴司網站.
看了一下,因為他們申請 HINET DNS 代管,代管紀錄沒有 WWW,那就無法解析啊
然後有 MX,而且是用 中華的商業信箱,這各要注意,我們 2007年用過,狂掉信,國內沒問題,但是國外的很慘
而且無法面對 廣告信大量攻擊,那時候我們每天有 30萬封垃圾信,HIENT 扛不住,等我死心轉到免費的 GAPPS 才整個解脫了
第一天轉移,垃圾信掉到一萬封,以目前來看,一天能有五千封就偷笑了
我的建議
1. 先畫 網路架構圖,把所有的用戶端、設備、主機都畫清楚
2. 了解現場管道圖,知道各種線是怎麼走的
3. 畫出 各項主機服務架構圖,把所有對內對外的服務都畫清楚
4. 清查所有的帳號密碼,如果有AD ,那不需要清查用戶端的,還要包括外包服務的帳密
5. 清查外包服務的狀況,費用、申請人、租用期間、各項設定
6. 清查總機狀況,走線、分機號、內外線、各項設定、以及廠商聯絡資訊、使用手冊等等
7. 如果有 ERP 之類的資訊系統,你也要做一次清查,大多數的ERP 都是獨立的帳密管理,還有權限設定
這各你必須很清楚才是
8. 明訂各項資訊管理政策、管理表單、收支概況、年度預算預估、未來計畫、目前軟硬體狀況等等

MIS 是一個很雜的管理職,你必須花點心思,才能有效的利用你的時間達到最大的管理效果
善用圖表報告,可以減輕主管對你報告的理解時間,善用表格作前後比較,把差異描述出來會更有效果
omikkuck iT邦新手 1 級 ‧ 2016-11-23 12:25:00 檢舉
網站正常,從外面都可以連得到。
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Blue Jacky
iT邦大師 1 級 ‧ 2016-11-19 16:53:26
最佳解答

要記住一件事,你是專業的,那怕不是,也要在心中自我期許:「我就是專業的」。

既然是專業的,首先就要先冷靜下來理性作分析。人文修為夠的話,不妨學著自我嘲諷,隨時幽默自己一下。
倘若連最基本的理性、冷靜都作不到,勸你不要等到40歲才考慮轉行,現在及早換個工作吧。
不要把自己搞得像網路屁孩一樣自大,又或著學得像FB上的網路酸民一樣自我。畢竟個性太燥進的人不適合走資訊這行當 MIS。

好!!進入正題。
首先,釐清現階段公司內、外的網路架構,再進一步作好資訊資產管理,最後自己擬定一個改造計劃作為給公司(主管)的建議。當然,可能的話,需求的預算經費先調查好,而且記得付款方式是要有"分階段"的,免得一看預算就先被主管打回票。這部份估計三天內就能全部搞定吧!?

再來,以目前狀況評估,如何作短期內的緊急應變措施。包括萬一網路斷線怎麼辦?伺服器掛點怎麼辦?還有最近熱門的勒索軟體怎麼防護?這部份可能會有些困難,視公司規模大小也許得要一週。但現在剛就任不作,等你變"老鳥"時若發生意外,就真的完全是你的責任了。

全部作好後,就現況據實回報,並提出你的看法與建議案。相信在這麼充份的準備下,你的主管縱使沒對你刮目相看,至少也不會"小看"你,除非他真的是來"混"的。

另外,試著把自己每天、每週、每月、每季、每年該作些什麼列出來,讓主管知道你平時作什麼工作。
舉例:
每天 - 檢查防火牆日誌記錄
每週 - 更新防毒軟體病毒碼
每月 - 資訊安全稽核
每季 - 檢查 UPS 狀態,並作放電測試
每年 - 電腦主機清潔

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做工仔人!
iT邦高手 1 級 ‧ 2016-11-19 14:43:23

請問要跟主管報告什麼?
前任做的很爛嗎? => 前任做的好,就不會離職了! 好嗎?
再來,報告之後就可以繼續擺爛嗎? => 樓主跟前任有何不同?

建議:
自己先找看看前任有沒有資料下來?
萬一很不辛的都沒有留.(最差情況也就這樣而己)

就連絡中華電信:要取回帳密,要填那些表格.請中華電信提供.
填好後申請用印(用印時,正常來說主管都會問:這是什麼? =>就只要回答:因為前任沒留下帳密資料.要向中華電信申請取回帳密管理權.),如果主管有帳密,就會給你.(最多唸一句:為什麼不問一下?).

取回帳密後,將前任設定錯誤的部份調整好,而且整體運作正常後.這時候才是跟主管報告的時機點.
因為問題已經處理好了!! 這樣主管才會對樓主"刮目相看"也可以在主管的心目中"佔一席地".
還有一點:以後主管可能就不管你了!!(主管就會變成你的"橡皮圖章")

補充一下:
什麼時候要給主管報告及報告什麼?

  1. 工作完成.=>不可有炫耀的目的.因為這是份內的工作沒什麼好炫耀的.(如果你完成的是"不可能的任務"時, 你的主管自然會幫你炫耀.萬一主管搶功時.就他搶吧! =>因為你搶不嬴他,而且他可以整死你.讓他搶換好日子過,不是很好嗎?)
  2. 請求協助:但是部份主管不一定有辦法幫的上忙(主管不是萬能也不可能什麼都會).但是你要提出"需求".如上課,找協力廠商支援之類的.如果主管會.也許他就能指點你.
  3. 協助溝通:有時USER 會提出一些無理的要求.在執行上有困難.這時候就是要請主管出面幫忙溝通.
    以上不一定適用每一主管.但是我相信適用於好主管.
小財神 iT邦好手 1 級 ‧ 2016-11-21 15:08:18 檢舉

我覺得樓主分享的答案,已經不僅只是這個問題的回答,它蘊涵了人生的智慧,尤甚補充的這3點。
我代表邦友,說聲謝謝
也期待讀者們都能心領神會,對職涯有所助益。

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丹尼
iT邦研究生 4 級 ‧ 2016-11-20 14:37:01

報告阿Sir 目前我們我方戰力約百分之20
敵軍戰力約百分之90
我方氣勢約百分之100
敵軍氣勢約百分之10

請記住行行出狀元、做宇宙不同的外星人

紙上功夫 嘴上功夫
共勉之 主管 晚上幫你準備好一個房間 還有酒席
很好很好 你明天不用來了

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ak02
iT邦研究生 3 級 ‧ 2016-11-21 09:13:01

等事情都處理完畢

再怪前任的也不晚

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evio0502
iT邦新手 3 級 ‧ 2016-11-21 09:19:02

說實話~MIS在公司/工廠內~是最難表現工作內容的職務!
建議~可以先列日常工作事項(無分大小重要)如下:
A. 日常工作事項
B. 目前執行專案事項
可以用下述的表格呈現,不然很多主管並非資訊本科,可能只是兼任~
他們會認為MIS好像都沒事情做~好像很爽似的

項目/作業描述/周期/花費時間/本周(盤點/執行/處理)進度

evio0502 iT邦新手 3 級 ‧ 2016-11-22 09:01:55 檢舉

MIS工作最大的無奈是~我們認為理所當然~很基本的東西占了我們大多數的時間,然後這些東西~我們認為沒啥好報告的!!!
然後老闆認為沒那麼急~可以慢慢來~或者下班再處理XD~
可是~一轉眼~USER反映MIS都沒處理時~
老闆又跳出來~你在忙啥~XXX的東西怎不趕快處理

WilliamHuang
iT邦研究生 1 級 ‧ 2016-11-21 13:57:46
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