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零售業 -POS&ERP 系統基本資料編碼的規則該如何建立會較佳?

因準備要進行新系統的採購,但目前現有的資料較多都是不完整與重複性的資料,
需要重新調整已備日後新系統導入使用

  1. 供應商編碼部分:
    • 會需要將供應商進行分類嗎?
      原本預想說依照提供產品種類開頭編碼,但廠商皆是多元化好像也不適合
      一般都會依照什麼需求去分類呢?,還是類似說統一B(公司) +流水號到底呢?
    • 同一家廠商,但經由不同業務洽談的合約,
      是直接建立第二筆廠商資料即可還是有更好的方式呢??
      2.產品編碼分類
      *因產品類型眾多,沒辦法每項產品都可以去做到小|中|大的分類,
      到最後有點像是為了湊編碼而編碼的感覺,各位都是怎麼做的呢?
ckp6250 iT邦研究生 2 級 ‧ 2020-04-21 20:51:11 檢舉
我覺得,這幾個問題,應該是和您的軟體系統商討論才對,
不然,您想了半天,萬一他的系統不支援,豈不白忙一場。
slime iT邦大師 1 級 ‧ 2020-04-22 08:37:52 檢舉
個人想法:
直接分成: 廠商, 供應商兩個表,

廠商: 營業登記, 負責人, 總貨款, 給會計用.
供應商: 商品類別, 業務窗口, 業務進退貨數量, 公司內採購窗口, 給營業用.
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sam0407
iT邦高手 1 級 ‧ 2020-04-22 09:16:23

供應商編碼不知道怎麼編,就使用流水號也可以,但同一家廠商,絕對是一個編號,不同業務洽談的合約,PO上會有業務代號的欄位,要統計個人績效或出報表都不會有問題,如果你同一家廠商編了好幾個編號,你以後要統計這個供應商的總採購金額時就會需要人工處理。

產品編碼的大中小分類很重要,建議找公司內各部門的關鍵人員來討論,以後要出統計報表或作特殊控管的時候都會有影響,如果到最後有些產品真沒不知道怎麼分,還有個大絕,就是分到其他類....但真心建議儘量少用,這個坑很大

partylin iT邦新手 5 級 ‧ 2020-04-22 11:18:05 檢舉

不好意思,關於 【同一家廠商,但經由不同業務洽談的合約】描述的不好,不同業務是指對方供應商的業務(A區業務&B區業務)帳務也會因跟誰採購而分開
PS:其他類真的是個坑...

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做工仔人!
iT邦大師 1 級 ‧ 2020-04-22 09:16:33

樓主問的編碼, 那就針對編碼回答.
其實書上都有寫: 編碼原則要在有意義的情況下越短越好.
優先的重點在於:有意義, 不在於長度.
要有意義首先要先:定義:要有那些意義?
以進貨廠商為例. 最基本的可分為二大類,供應商(所提供的商品是讓 貴司生產或再銷售用)及雜項廠商(所提供的與 貴司的銷售商品無直接關係,如台電/中華電信/印影機廠商....).
大類之下是否要再分中類及細類就看樓主的想法.
另一件:同一個客戶有二個業同仁在交易.良心的建議是:合併給一個業務會比較好管理.
若分二個客戶編號:要考量到信用額度的管理問題(雖然有些ERP可以多個客戶共用一個信用額度.但是額度爆表時,是個業務的責任,就會有得吵,若分二個額度來控管,那就會增加公司授信的風險)
還有一個隱憂:客戶的"挑撥離間"來打聽一些"重要"資訊.為了要預防這些, 公司就要增加一些相對的管理成本(因為要預防漏密,如另一個業務的進貨單價,進貨商.交期,庫存...).所以比較好的方式:就是一個業務接洽會比較安全.

partylin iT邦新手 5 級 ‧ 2020-04-22 11:20:33 檢舉

不好意思,關於 【同一家廠商,但經由不同業務洽談的合約】描述的不好,不同業務是指對方供應商的業務(A區業務&B區業務)帳務也會因跟誰採購而分開

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鬼王很慘
iT邦新手 4 級 ‧ 2020-04-23 00:17:03

編碼最看重的就是唯一性。切忌一物多號,一號多物!任何東西,只要規格有一點不同,就要有自己的編碼。一樣的東西不能有兩個編碼,一樣的編碼不能給兩個東西用。用過的編碼也不能刪除只能停用。

所以雖然是同一家廠商,合約不同、業務不同、帳務不同,編碼要分開才合理。

編碼方式分為有意義編碼(有規則編碼)與無意義編碼(無規則編碼)。

過去大都採用有意義編碼。通常以類別、規格或特性作為編碼原則。優點是見名知義,可以達到局部可視化甚至完整可視化。但缺點是規劃費時,就像您現在面臨的,該怎麼分類,好像怎麼分都不對。另外還有擴充問題,日後若有一項例外打破您的規則,該編到哪裡呢?長度也需要考量。要將多少資料塞進編碼中?採用幾段料號?預留多少位數?結果往往讓編碼又臭又長。

現在較推行的是無意義編碼,即單純的流水號。因為只是個號碼,可以讓長度簡短。也可以大幅降低號數(用多少是多少)。對於品項較雜的情況是個很好的解套辦法。當然最顯著的差異是這串編碼等同亂碼,對人類來說是無意義的。但現在ERP系統都有提供欄位可存放各種屬性,搭配搜尋功能資料也都撈得到。甚至還有功能可以處理編碼的關聯、統計、分析等工作。因此反而建議屬性與編碼拆分。產品的屬性存放在表的其他欄位中,而編碼只是個唯一key。

最後,編碼是整個公司在用的,牽扯到過去、現在、未來。決策者、實施者、管理者、設計者、操作者都有各自的需求與考量,一定要多次開會討論才好。而當中還有滿多細節不是三言兩語說得完的。建議諮詢導入的系統商或專業顧問。

ckp6250 iT邦研究生 2 級 ‧ 2020-04-23 09:38:25 檢舉

  這篇講很詳細,我補充一點個人意見,

  也就是【編碼的權限要嚴加限制,最好全公司只有一個人或二個人可以編碼,其他人不准編】

  我之前遇到的狀況是,編碼權沒有規定,人人可編,於是,一人一把號,各吹各的調,編到後來,【一樣的東西有一大堆編碼】,任何當初訂下的規則,通通打破。

樓上也太誇張...這樣等同大家講方言啊!

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