在前一篇有提到，XML是用來「儲存」和「傳輸」資料的一種「結構化」「資料格式」，並且此格式既「不限定硬體」平台，也「不與任何軟體系統綁在一起」。所以，XML的最主要要使用情境，就是「儲存」和「傳輸」資料。
以下提供幾種使用情境：

1. 資料儲存
   大家都知道，最通用的檔案格式是純文字檔，而XML有純文字檔的通用的優點，又加上了自我描述的能力，使得XML成為很適合儲存資料的一種結構化格式。
   XML不只可以儲存簡單結構的資料，連龐雜的資料也可以儲存。像OpenOffice很早就以XML格式做為其儲存型式，而微軟Office也在2007版本之後，採用XML型式來儲存資料。

2. 資料傳輸
   資料傳輸分成「結構化資料」和「非結構化資料」兩種類型。XML是屬於「結構化資料」中的一類，而且其不限定任何硬體平台或軟體系統。

3. 顯示網頁
   就一般靜態資料網頁而言，只要每次資料一改變，就必須去改變對應的HTML。使用XML可以將「資料」和「顯示」(HTML)區隔開來，每次資料變更不會更動到HTML，讓設計HTML的人專注在HTML，讓處理資料的人只注意資料。
   以目前最流行的行動裝置為例，如果要提供PC、iPhone、iPad、HTC、Galaxy Pad等五種網頁，可以只產生一份XML，然後轉成五種網頁，減輕程式開發及減少錯誤發生機會。

4. 提供資料
   除了顯示網頁之外，有些網站會以XML的型式提供資料給使用者使用。

5. 轉換系統
   要轉換舊資料系統平台時，要從一堆不同的舊系統中取出資料，並且轉入到新系統中，此時，XML會是一個很好的選擇，因為現今大部份的資料庫都支援XML格式。

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