空間滿了不是應該將容量擴充或是請使用者封存嗎?

你有好幾種方法可以用:

1. 將你的帳號加入該信箱的《完整管理權限》清單中, 之後你就可以用 Outlook/OWA 去開啟他的信箱, 進行信件的維護.
   優點是: 你可以看到每封信, 可以精準決定要刪哪些信;
   缺點也是: 你可以看到每封信, 用戶會抱怨隱私權被侵犯

2. 啟動 Exchange 的線上封存功能, 透過 Exchange 上面的封存政策, 將較舊的信自動移到封存信箱內, 原信箱容量就可以空出來
   優點是: 你不必去看每封信的內容, 快速又自動
   缺點是: 你需要有買足夠的 Enterprise CAL 授權, 否則這樣做是侵害版權

3. 先用 Export-Mailbox 指令, 將整個信箱匯出到 .pst 個人資料夾, 將來拿給用戶直接掛載到 Outlook 底下去看. 而匯出之後, 原本留在 Exchange 上面的信件, 用 Search-mailbox -DeleteContent 指令, 將所有信件刪掉, 容量就可以空出來
   優點: 不需要看到內容, 不需要有 Enterprise CAL 授權
   缺點: 指令和步驟非常複雜, 弄錯了, 輕則做不出你要的結果, 嚴重者可能會誤刪到不該刪的信箱. 另, 所有信件都會變成離線, 原來的 Mailbox 裡面就不會再有那些信, 只能掛載到本機的 Outlook 底下閱覽 (OWA/POP3/IMAP都看不到了)

以上三種方法, 網路都有完整的教學, 搜尋一下應該可以找到步驟.

建議您可以透過人事單位取的與對方聯繫的方式
再與對方聯繫告知信箱滿了，是否可以提供他電腦的帳號與密碼協助先將信件收到本機端
最後在到使用者電腦將期間的信件收到單一個PST檔內

這樣子處理比較不會引起爭端
如果從 Server 端直接進行處理的話
容易引發不必要的誤解。

我家是知會他家主管後，將他移出所有郵件群組，只要發群組信時不要一直收到退信，就比較不會天怒人怨。
又，同仁請產假前會主動通知所有連絡人，告知此請假訊息及代理人。其實大多也都有信箱爆掉的心理準備。