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個人資料管理與保護 - 個資當事人行使個資權利處理機制 - 2

1 本公司應依個資當事人之請求,就其個人資料,行使查詢、閱覽或製給複製本之權利。當事人需親自本公司總部,填具『○○公司個人資料(查詢/閱覽/製給複製本/補充/更正)申請表』並檢具雙證件正本以證明為本人方可進行申請。
2 本公司為維護個資當事人之個人資料正確,依個資當事人之請求更正或補充。當事人需親自本公司總部,填具『○○公司個人資料(查詢/閱覽/製給複製本/補充/更正)申請表』並檢具雙證件正本以證明為本人方可進行申請。若本人無法親至需出具代理授權書,由代理人至本公司代為申請。
3 個資當事人之個人資料正確性有爭議時,本公司依當事人之請求停止處理或利用。但因執行本公司業務所必須並註明其爭議或經個資當事人書面同意者,不在此限。
4 本公司依個資當事人之請求,刪除、停止處理或利用當事人之個人資料。當事人需親自本公司總部,填具『○○公司個人資料申請停止蒐集/處理/利用/刪除申請表』並檢具雙證件正本以證明為本人方可進行申請。若本人無法親至需出具代理授權書,由代理人至本公司代為申請。
5 個資當事人就個人資料行使查詢、閱覽、製給複製本、補充、更正及請求停止蒐集、處理(含電腦處理)或利用之各項請求,就本公司所提供之每次及每頁資料支付處理費新台幣一百圓整。
6 個資保護窗口於收到個資當事人填具之申請表以及處理費用後,依個資當事人之請求進行相關處理:
6.1 請求資料查詢或閱覽:
6.1.1 由業務承辦人員(包括個資保管人員以及資訊系統或媒體保管人員)與當事人確認需求後提供。業務人員於外賓招待會議室中,將當事者個人資料展示供當事者閱覽。
6.1.2 或由本公司個資保護聯絡窗口提供一組帳號密碼,在本公司資訊安全控制機制監控下,由個資當事者於本公司指定之資訊平台進行有期間限制之線上查詢。
6.2 請求製給複製本:
6.2.1 由業務承辦人完成個資當事人請求之個資複本,以下列方式交付文件:
6.2.1.1 本人於約定期限內至本公司親取,但需檢查雙證件正本。
6.2.1.2 由代理人於約定期限內至本公司親取,但需檢查當事人以及代理人雙證件正本,以及當事人之委託書。
6.2.1.3 依申請書上之地址以限時掛號郵寄。
6.3 請求補充或更正:由本公司個資保護聯絡窗口確認該當事人之資料是否正確,若確認無誤,依個資當事人之請求進行更正與補充。
6.4 請求停止蒐集、處理或利用:
6.4.1 由本公司個資保護聯絡窗口將需求提交『個人資料管理委員會』審查。
6.4.2 確定當事人之資料是否依法規定或執行職務或業務所必須之資料,若為必須之資料而無法停止,經執行長核可該請求案後,正式以書面函覆當事人並以電話說明原由,以取得當事者之了解。
6.4.3 若非業務必須之資料,則於委員會審查核覆後停止蒐集、處理或利用作業。當事人申請表上所提供之聯絡資訊,在回覆結果予當事人後,將以隱私保護章清除,以避免繼續被處理與利用。
6.5 請求刪除:
6.5.1 在提交申請書時,當事者需立下切結書以表明未來不再要求本公司提供其個人資料或享有個人該有之福利。
6.5.2 由本公司個資保護聯絡窗口將需求提交『個人資料管理委員會』審查。
6.5.3 確定當事人之資料是否依法規定或執行職務或業務所必須之資料,若為必須之資料而無法停止,或因儲存技術而無法刪除者,經執行長核可該請求案後,正式以書面函覆當事人並以電話說明原由,以取得當事者之了解。
6.5.4 若非業務必須且技術可進行刪除之資料,則於委員會審查核覆後刪除。當事人申請表上所提供之聯絡資訊,在回覆結果予當事人後,將以隱私保護章清除,以避免繼續被處理與利用。
6.5.4.1 刪除之標的物包括:個人資料檔案(包含所有媒體)。方式可參考『資料安全暨設備安全管理』之『媒體淨化』程序。
6.5.4.2 但個人資料檔案所衍生之記錄、軌跡資料以及證據將不在刪除之列。
6.6 針對上述個資當事人請求停止蒐集、處理或利用、刪除其個人資料,如果有下列情況,機關可不需配合執行:
6.6.1 有法令規定或契約約定之保存期限。
6.6.2 有理由足認刪除將侵害當事人值得保護之利益。
6.6.3 儲存方式特殊致不能刪除或耗費過鉅始能刪除。
6.6.4 其他不能刪除之正當事由。
6.7 上述所有作業皆需留下記錄以供備查。
7 請求駁回作業:
7.1 所有請求如依據規定或因執行職務或業務所必需,而無法同意其請求,均應以正式書面函覆,並以限時掛號方式寄出。
7.2 函覆內容應包含申請項目、駁回原因、申訴管道及相關連絡資訊。
7.3 在可聯絡上個資當事人之情況下,需由本公司個資保護聯絡窗口親自致電向當事人說明駁回之原因。
7.4 上述所有作業皆需留下記錄以供備查。
8 請求申訴作業:
8.1 個資請求申訴作業由本公司個資保護聯絡窗口為對外單一窗口,接受當事人申訴案件。
8.2 個資保護聯絡窗口收到申訴案件如屬本公司業務時,應由本公司個資保護管理專責人員陪同個資保護聯絡窗口進行調查,並依據調查結果建議處理方式。
8.3 調查結果與建議處理方式經由本公司個人資料管理委員會及執行長同意後,以書面函覆結果,並進一步與申訴人取得聯繫與同意。


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