社區大學是教育局等單位委託辦理的業務, 相對的, 行政人員也經常需要將營運狀況回報給主辦單位, 例如: 課程統計, 活動人次, 活動類型, 講師類型等, 由於這些類型可能會異動, 造成工作人員需要分類與統計, 才能回報.

以最常用的辦公室軟體 Microsoft Office 或雲端應用 Google 雲端硬碟(原 Google 文件), 其實已經可以協助技術性的工作, 只是需要工作人員先有一些資料整理的觀念, 先分幾個步驟來想:

1. 要統計的資料有哪些項目? 例如活動統計, 就有: 活動名稱, 活動時間, 活動次數, 活動人次, 活動類型.
2. 要統計的資料項目, 是固定的或是依業務而不同的? 例如上面的例子, 只有活動類型是依主辦單位要求而分類, 其他資料都是固定的.
3. 平常就將固定的資料建檔, 例如: 建立"大事記"檔案, 以後需要相關資料, 可以先找大事記, 就像書的目錄或收發公文的文簿一樣, 雖然簡單, 但是足以引導工作人員找到相關資料.
4. 每次依主辦單位需要, 加以分類並統計. 這一個步驟就是最耗時的工作, 因為一般人的作法, 是把資料建立成表格, 再把其中的項目依各類別重新排列, 甚至跨類別的活動還需要複製/貼上, 最後才把各數字加起來, 不但費工費時, 還可能加錯.
   所以第 4 步驟是消耗最多的資源, 但是 Google 雲端硬碟或 Excel 都已經有相關的函式可以使用, 如果工作人員可以加以利用, 則只剩分類這件事, 是電腦所無法處理的.

以這個檔案為例: http://goo.gl/Zxbli9

資料表的 A 欄~ D 欄, 就是一般的"大事記", 有 日期 / 活動名稱 / 時數 / 人數 等資料, 如果需要交統計資料時, 一般人可能會直接修改這個檔案來統計, 只要能掌握一些原則, 倒也還可以應付. 但是資料量一大, 就會建議改用函式來處理了.

要使用函式處理前, 第一件事是清點大事記資料是否正確, 並依一定的原則整理好, 以這例子而言, 是依時間排序. 第二件事則是依不同的類型, 建立必要的分類, 以這例子而言, 分為 參訪 / 會議 / 活動 三類, 並於活動與類型對應的儲存格, 填上"y", 以便後續的統計.

接下來就是真正使用 countif 與 sumif 的時機了, 以儲存格 G10 為例, 是計算 會議 類的次數, 所以可以用 =countif(g3:g8,"y") 公式, 計算出 G3 ~ G8 這幾個儲存格的內容是 y 的次數, 也就是剛剛大事記中, 被規類為 會議 的次數.

而要累計時數或人次時, 則是比 countif 還要多一項, 因為比對的欄位與加總的欄位是不一樣的, 所以舉儲存格 H12 為例, 要計算 活動 類的總時數, 就先找到哪些是活動類(如果 h3:h8 這幾個儲存格是 y ), 再把對應的時數(c3:c8)累計, 就可以完成公式 =sumif(H3:H8,"y",$C3:$C8)

看起來不難吧? 因為整理清單是平常就可以進行的事, 分類也只需要依主辦單位要求再處理, 統計就讓 Excel / Google 試算表 處理, "通常"就可以省下很多時間了. 不過也有幾點要注意:

1. countif 跟 sumif 只能處理"數值", 所以相關儲存格的格式(儲存格內容)要設定為"數值"才能處理.
2. 公式如果直接複製使用, 會因為採用"相對位置", 而統計到錯誤的欄位, 所以要視情況改用 $ 字號開頭的"絕對位置", 或在複製公式後再檢查一下對照的儲存格.
   這樣的應用除了活動外, 也可以用在 教育部要問"符合國家政策的課程數與人次?" , 用同樣的模式, 列出課程清單與人次, 再依 國家政策 分類, 同樣用 sumif 與 countif 就可以處理了.