公司有個客服小組, 之前是以群組的方式, 所有該小組成員都會收到, 但回信時要自己改發信人, 又要寄給同組同事, 增加 Exchange 負擔及同事過濾的麻煩.
前陣子剛好看到 Exchange 有一個"信箱授權"功能, 之前就用過 Gmail 的類似功能, 所以這次主要先確認該小組任務:

1. 消費者寄信給該小組的公開帳號, 任一人都可以以官方帳號回信, 並留下記錄.
2. 個人帳號以公司內討論, 或某些客訴需要知會其他部門.
3. 支援 OWA (Exchange 功能), Outlook .

而這次公司環境已經有原有的群組, 所以執行步驟為:

1. 原有的群組改名. (因為已經公開)
2. 設定一個新帳號, 純粹客服業務用.
3. 設定這帳號"完整授權"給原本的信箱群組.
4. 過渡期間, 這帳號的信都會轉寄給原本群組內的人.
5. Outlook 新增信箱. (略)

這樣之後有客訴信件時, 工作人員先登入 Outlook , 再切換到客訴信箱, 就可以用公務帳號回信與歸檔. 省下其他同事重複看到或重複處理的時間.