簡單談談我怎麼弄IT預算，真的簡單到有點簡略，當然實際上更複雜..

先說明一下背景，由於小弟目前待在偽外商，是國外某個傳統產業領域前幾大在台灣的分公司，就算因為這間公司在台灣的規模和其他國家相比小的多，但由於這類的制度從國外總部由上而下算是挺完整的，這表示我只需要依據指示來處理預算數字就好，但也表示我沒什麼可以額外發揮(亂搞)的機會。

由於我們公司的管理制度是從國外而下到台灣分公司，所以國外那邊在做預算的時候，會先有一份次年度的預算指南，裡面會說總公司，亞太區總部規劃要做什麼事情；再一次重申，由於制度是從國外由上而下的關係，所以很早就決定好隔年度要幹什麼事情。要想想，最上頭總公司的預算數字要包括全球一百多的國家分公司，如果沒有從上頭先產生一份預算指南給下面遵循，下面自己胡搞亂編是無法符合整體組織要發展的方向的。

所以要編預算前就可以先知道一件事情，一定事先有組織的方向和規劃(由上而下的)，才會有明年度的專案，才生的出來預算案，要不然各做各的會亂七八糟。但要知道這件事情早就已經是完成制度化，所以其實拿去年的來改就很簡單；如果是從無生有，這是一件很困難的事情。

好的，預算指南的內容每間公司要包含的內容可能都不相同，以我們公司來講，前面的廢文說完後，下面就會有三個主要的章節。

專案、費用、資本支出
(我盡可能用中文來說明)

----專案----
既然一開始的第一段就是專案，當然就是要規劃專案要支出的費用啦！
這個專案的章節會有兩個主要的部分。
1.公司整體的專案
2.IT部門自己的專案

1.公司整體的專案，就是說明公司隔年度要做什麼事情，在IT部門要怎麼協助，會有什麼費用。比如說，其他部門明年可以會有某個架構或系統導入，所以IT部門就要幫忙規畫硬體、軟體、或相關的費用。這樣列出來，老大們就會知道明年度要推行這個專案，每個部門(包含IT)的整體花費要多少錢，如果突然間要砍掉整個專案也比較簡單控制預算費用。

2.IT部門自己的專案，就是IT部門自己要推的專案，自己的部門要幹嘛..
不過關於這一塊，我通常都會把預算放到資本支出，很少自己放一個專案，理由是:
a.老大們不太看細項，所以通常他們砍的都是整個專案，不會是細項，這樣很容易整個案子就消失了。
b.IT部門相較於其他單位簡單的多，所以推專案的費用都不會太複雜，藏起來比較好做事。

當然，把專案費用藏到其他地方也是有壞處，比如說老大們看審核、制定隔年度KPI的時候就不會把藏起來的專案績效放進來(因為編預算的時候並沒有把專案費用提出)，有時候做事就變成做白工，甚至會有和其他項目競逐費用的情況。

----費用----
這編列的費用當然就是IT相關的費用啦，可以想的到雜七雜八的費用全部都是放在這邊，這邊編制的主要方法是，用會計科目，再列細項的方式來作業。
比如說，我們公司的會計科目裡面會有一項叫做『維修與保養費』，費用部門是IT部門，這裡面我就會簡單列出幾項
a. Mobile device維修費。
b. Client端電腦維修費。
c. Server端維修費。
然後把a+b+c 加總起來，就是我這個部門明年度的維修和保養費。
這個費用的來源可以自己抓，你自己有個費用基準就可以了，像我的習慣就是抓整體資產費用的3%-5%，或者從今年度預算的成長比。
說的這個成長比，這個可不能隨便亂來，有時候預算指南會說公司預估隔年度成長會多少%，如果沒有就自己去問財務長，免得抓出一個笑死人的數字，或者誤差過大，核准後倒楣的會是自己。
比如說，公司預估明年業績成長5%，你自己抓個10%來算費用成長比，這個預算提列出來一定會被鞭；當然公司抓10%的業績成長，結果你自己成長只有5%，老闆們可不會好心的幫你拉高到10%的，結果就是你的明年的費用成長只有今年的一半，有可能會不夠用，倒楣到自己。

對了，另外要提一點的是，人事費用不會在這邊(如薪資、福利)。我的習慣都是請HR編列，當然事先都會找人資長溝通，要不然編多編少都不對，而且如果有公司內部的政治角力的話，政治分贓沒弄好會把自己搞得一身腥。
(說到這個，每個公司的黑暗面和政治鬥爭都會出現了)

----資本支出----
最後就是最精采的資本支出啦！
我自己的習慣，才會把我自己想要幹嘛的部分放在資本支出。資本支出簡單來說可以分幾塊，就是硬體、軟體、網路設備和行動設備。

IT的資本支出，也是別人的部門要巴結IT的地方啦！
比如說A部門明年要裝Photoshop，公司的IT資產全部都是歸屬於IT部門的，所以IT沒有把這個軟體費用列入，別的部門想要買，提出後到財務部門就會被打回票，就是因為IT沒有放這筆預算。別的部門電腦想要升級電腦，提出後IT部門如果沒有這筆預算，費用也是會被打回票，結果就是慢電腦繼續用。

當然，IT自己在規劃的時候還是要先自己有個想法和計算，比如說Photoshop升級的費用，用戶端電腦的費用，伺服器升級、換新的費用等等，自己該花的還是列一列比較簡單，免得出問題還是自己倒楣。
這個地方給別人賣個人情，預算列進去，隔年換新的，User端會感謝你的。

好的，最後這個預算花好幾個星期編完後，就要和財務長開個會，討論一下IT部門的預算案，這就是第一關；因為財務長看沒有問題後，會把我的這個預算內容編到公司整體的預算書中，然後正式的在董事會提出承認。
董事會同意後，接下來就沒有小弟我的事情，我只要等最後一關一關審核下來的結果了，因為那個層級已經不是我可以控制的事情。

預算這件事情，說簡單也可以很簡單，說困難也可以很困難，通常我拿去年的來編修，不用一個星期就可以有個初版出現，但是困難的是，一間公司的經營IT是其中的一部分，我沒有辦法自己僅考量我自己這一塊，還必須要和其他部門考量和溝通後才編得下去；通常等最久的就是HR那邊的資訊了，因為HR那我要考量的不是我自己這個部門，還牽扯到全公司的人事規畫，我必須要依據這個人事規劃去規劃隔年硬體和軟體，還有其他費用的成長。要不然講到授權的問題，倒楣的是自己。

說完有沒有覺得，其實不用規畫預算也是一件很幸福的事情....