寫信前，想清楚5個問題

（1）為什麼：你為什麼要寫這封信。注意，信件主旨欄位應該只有一個重點。
（2）寫什麼：這其實是第一個問題的延伸。
（3）我期待達成什麼目的：通知/確認/詢問/參考。
（4）你希望對方採取的下個步驟是什麼：無/回覆/確認。

主旨標題 一開始就清楚說明你所做的事

寫主旨的時候盡可能使用「動作句」，並且明確表達最重要的來意，例如「邀請您擔任xx聊天會的主持人」是比較好的，標題太簡短變成「聊天會主持人」反而不好，這樣的標題缺乏「動作」與「來意」，對方反而會降低開信率。

如果這封信就是要對方「填寫」資料、要「詢問」某事、要對方「簽名」、要「確認」某個文件、或單純要對方「參考」某個資料，都應該明確把這些「動詞」也寫在郵件標題，構成一個具有行動指示的文句，這時候對方也比較能準確掌握這封郵件應該怎麼處理。

主旨標題 - 回信

回信標題一樣，方便也能看出溝通的前後脈絡
回信標題改一下，方便看出該信件討論的主題
*回覆對方郵件時，根據回覆內容的需要更改標題,日後找信比較好找,是哪一封

收件人 & CC

To 是該封信內主題的直接關係人，像是對方的窗口、需要執行 email 任務者。
CC 是需要知道信內事件，但沒有直接相關或責任的人，例如你的上司、專案經理、跨部門同事等等。了解信內主題，能幫助他掌握狀況或下決定。

附件

將異動的地方,用顯眼的顏色標起來,讓讀的人,一看,就看到了

內容 一開始就清楚說明你所做的事

每段盡量不要超過 140 個字
如果不得已得用郵件交代多項任務或話題，請一定要「分段」明確，建議在每個段落前用「粗體」加上放大 2 個字級做成「小標題」

中文用宋體或者新宋體，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字號用五號或10號字即可。

署名

姓名 職稱 (讓人家知道怎麼稱呼你)
部門: (有些公司大,找人,需要知道部門)
電話: #分機
E-mail： (如果你寄給A,請A幫忙,A轉給B幫忙時,有署名,B才知道信要回給你)
公司名稱: (讓人家知道是哪家公司的來信)
公司地址: (如果要拜訪,知道地址)
公司網站網址: (如果想看看你們公司的資訊,這裡點就有)

起手式

需要對方行動的，只是給對方參考的，和對方閒聊的，這三種文字應該要分開。

您好
各位長官好：
xxx 部長 您好 :

有xx的xxx如附件，請確認。
附件是xxx的內容，請再確認，謝謝。
該附件為xxx，可做為參考，謝謝。

想跟你確認幾個問題:
內容如下..
這樣的xx是否有問題?

如果你方便，希望能在X天X點見面
如果你有空，希望你可以打電話給我
希望能在你方便的時間見面
'-------------------
我想問有關…
我想通知你…
煩請協助......
請您在協助提供xxxx，以利後續作業，謝謝。
能否先提供xxx給我?

請您填寫xxx（抱歉要麻煩您）

'-----------------
請先幫忙.....
打擾一下，有幾個問題想請教您:
另外有幾個問題也想請教您:

請下次.....時，多多留意，以避免發生相同狀況。

如需再提供其他相關資料 請再告知，謝謝。
如有其他問題，請再告知，謝謝。
感謝各位，並煩請準時參加，謝謝!!

'-------------------------
此xx(事件/案子/問題/狀況)可能需要請您協助幫忙，避免造成....。
因這個xx(事件/案子/問題/狀況)有點急，所以需要請您盡快協助，謝謝。

以下條列一些相關資料給您參考：

更多 範例
https://kknews.cc/zh-tw/tech/29932or.html

範例

○○部長 您好：

我想針對暑期企畫的展覽會安排一場會議，
請就以下三個時間，告知您方便的時段。
● 7／4（一）10:00～17:00
● 7／6（三）13:00～16:00
● 7／11（一）10:00～15:00
煩請於【6／28（二）17:00】前回覆，感謝！

範例

1. 就以您在協會工作的內容分享即可。
2. 請問您的鐘點費用為何？
3. 演講兩小時足夠嗎？還是需要三小時？
4. 希望可以有些互動。

自我介紹 範例

目的在 “自我介紹” , 告訴公司相關部門同仁們即日起你將擔任某職, 負責xx工作，讓大家知道若有xx業務需要時，你是接觸窗口, 並請各位前輩不吝指教。
大家好 :
我是xxx,
即日起將擔任xx, 負責xx工作，若有xx業務需要時，我是窗口, 並請各位前輩不吝指教。

親愛的同仁們，大家好!
我叫xxx。很榮幸加入公司xxx部，我將負責xxx。有任何不懂的地方， 請各位前輩不吝指教。謝謝!

ref

https://www.managertoday.com.tw/articles/view/57179
https://www.managertoday.com.tw/articles/view/56646
https://tw.blog.voicetube.com/archives/4924
https://www.playpcesor.com/2016/12/how-to-write-business-email.html
http://letsoffice.tw/mail-8tips/
https://www.businessweekly.com.tw/article.aspx?id=24838&type=Blog
https://www.managertoday.com.tw/english/view/51068 英文
http://davidhu0903ex3.pixnet.net/blog/post/449192126-%E7%8F%BE%E4%BB%A3%E6%9B%B8%E4%BF%A1%E7%B5%90%E6%A7%8B%28%E9%96%8B%E9%A0%AD%2C%E7%B5%90%E5%B0%BE%E7%AD%89%29---%E9%9B%BB%E5%AD%90%E9%83%B5%E4%BB%B6%28email%29
https://www.managertoday.com.tw/articles/view/12712
https://startuplatte.com/2017/01/22/y-combinator-3-principles-on-communication/

正面說詞

請讓我說明一下,對這個意見我有別的看法
有關這個想法,我覺得可能有一些討論的空間
請讓我再為您解釋一下好嗎?我想我的想法是....
目前看來,似乎有些困難!請讓我說明一下原因...
抱歉!請您再說一遍好嗎?我想更仔細了解一下!
非常抱歉,這樣做對我們來說真的非常為難!不過我們很願意....(提出替代方案)
讓我們一起想想如何讓事情能更圓滿些...
讓我們一起來探討有沒有比較具體的想法和建議?
抱歉!或許公司目前的作法是有改善空間,但我們可以一起來檢視看看有沒有彈性的作法或變通的方式
請您諒解,今天真的有困難,我大約在x月x日,再主動回覆您好嗎?