iT邦幫忙

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有禮貌的公司郵件起手式(筆記)

寫信前,想清楚5個問題

(1)為什麼:你為什麼要寫這封信。注意,信件主旨欄位應該只有一個重點。
(2)寫什麼:這其實是第一個問題的延伸。
(3)我期待達成什麼目的:通知/確認/詢問/參考。
(4)你希望對方採取的下個步驟是什麼:無/回覆/確認。

主旨標題 一開始就清楚說明你所做的事

寫主旨的時候盡可能使用「動作句」,並且明確表達最重要的來意,例如「邀請您擔任xx聊天會的主持人」是比較好的,標題太簡短變成「聊天會主持人」反而不好,這樣的標題缺乏「動作」與「來意」,對方反而會降低開信率。

如果這封信就是要對方「填寫」資料、要「詢問」某事、要對方「簽名」、要「確認」某個文件、或單純要對方「參考」某個資料,都應該明確把這些「動詞」也寫在郵件標題,構成一個具有行動指示的文句,這時候對方也比較能準確掌握這封郵件應該怎麼處理。

主旨標題 - 回信

回信標題一樣,方便也能看出溝通的前後脈絡
回信標題改一下,方便看出該信件討論的主題
*回覆對方郵件時,根據回覆內容的需要更改標題,日後找信比較好找,是哪一封

收件人 & CC

To 是該封信內主題的直接關係人,像是對方的窗口、需要執行 email 任務者。
CC 是需要知道信內事件,但沒有直接相關或責任的人,例如你的上司、專案經理、跨部門同事等等。了解信內主題,能幫助他掌握狀況或下決定。

內容 一開始就清楚說明你所做的事

每段盡量不要超過 140 個字
如果不得已得用郵件交代多項任務或話題,請一定要「分段」明確,建議在每個段落前用「粗體」加上放大 2 個字級做成「小標題」

中文用宋體或者新宋體,英文就用Verdana 或者 Arial字型,字號用五號或10號字即可。

署名

姓名 職稱 (讓人家知道怎麼稱呼你)
部門: (有些公司大,找人,需要知道部門)
電話: #分機
E-mail: (如果你寄給A,請A幫忙,A轉給B幫忙時,有署名,B才知道信要回給你)
公司名稱: (讓人家知道是哪家公司的來信)
公司地址: (如果要拜訪,知道地址)
公司網站網址: (如果想看看你們公司的資訊,這裡點就有)

起手式

需要對方行動的,只是給對方參考的,和對方閒聊的,這三種文字應該要分開。

您好
各位長官好:
xxx 部長 您好 :

有xx的xxx如附件,請確認。
附件是xxx的內容,請再確認,謝謝。
該附件為xxx,可做為參考,謝謝。

想跟你確認幾個問題:
內容如下..
這樣的xx是否有問題?

如果你方便,希望能在X天X點見面
如果你有空,希望你可以打電話給我
希望能在你方便的時間見面
'-------------------
我想問有關…
我想通知你…
煩請協助......
請您在協助提供xxxx,以利後續作業,謝謝。
能否先提供xxx給我?

請您填寫xxx(抱歉要麻煩您)

'-----------------
請先幫忙.....
打擾一下,有幾個問題想請教您:
另外有幾個問題也想請教您:


請下次.....時,多多留意,以避免發生相同狀況。

如需再提供其他相關資料 請再告知,謝謝。
如有其他問題,請再告知,謝謝。
感謝各位,並煩請準時參加,謝謝!!

'-------------------------
此xx(事件/案子/問題/狀況)可能需要請您協助幫忙,避免造成....。
因這個xx(事件/案子/問題/狀況)有點急,所以需要請您盡快協助,謝謝。


以下條列一些相關資料給您參考:

更多 範例
https://kknews.cc/zh-tw/tech/29932or.html

範例

○○部長 您好:

我想針對暑期企畫的展覽會安排一場會議,
請就以下三個時間,告知您方便的時段。
● 7/4(一)10:00~17:00
● 7/6(三)13:00~16:00
● 7/11(一)10:00~15:00
煩請於【6/28(二)17:00】前回覆,感謝!

範例

  1. 就以您在協會工作的內容分享即可。
  2. 請問您的鐘點費用為何?
  3. 演講兩小時足夠嗎?還是需要三小時?
  4. 希望可以有些互動。

自我介紹 範例

目的在 “自我介紹” , 告訴公司相關部門同仁們即日起你將擔任某職, 負責xx工作,讓大家知道若有xx業務需要時,你是接觸窗口, 並請各位前輩不吝指教。
大家好 :
我是xxx,
即日起將擔任xx, 負責xx工作,若有xx業務需要時,我是窗口, 並請各位前輩不吝指教。

親愛的同仁們,大家好!
我叫xxx。很榮幸加入公司xxx部,我將負責xxx。有任何不懂的地方, 請各位前輩不吝指教。謝謝!

ref

https://www.managertoday.com.tw/articles/view/57179
https://www.managertoday.com.tw/articles/view/56646
https://tw.blog.voicetube.com/archives/4924
https://www.playpcesor.com/2016/12/how-to-write-business-email.html
http://letsoffice.tw/mail-8tips/
https://www.businessweekly.com.tw/article.aspx?id=24838&type=Blog
https://www.managertoday.com.tw/english/view/51068 英文
http://davidhu0903ex3.pixnet.net/blog/post/449192126-%E7%8F%BE%E4%BB%A3%E6%9B%B8%E4%BF%A1%E7%B5%90%E6%A7%8B%28%E9%96%8B%E9%A0%AD%2C%E7%B5%90%E5%B0%BE%E7%AD%89%29---%E9%9B%BB%E5%AD%90%E9%83%B5%E4%BB%B6%28email%29
https://www.managertoday.com.tw/articles/view/12712
https://startuplatte.com/2017/01/22/y-combinator-3-principles-on-communication/

正面說詞

請讓我說明一下,對這個意見我有別的看法
有關這個想法,我覺得可能有一些討論的空間
請讓我再為您解釋一下好嗎?我想我的想法是....
目前看來,似乎有些困難!請讓我說明一下原因...
抱歉!請您再說一遍好嗎?我想更仔細了解一下!
非常抱歉,這樣做對我們來說真的非常為難!不過我們很願意....(提出替代方案)
讓我們一起想想如何讓事情能更圓滿些...
讓我們一起來探討有沒有比較具體的想法和建議?
抱歉!或許公司目前的作法是有改善空間,但我們可以一起來檢視看看有沒有彈性的作法或變通的方式
請您諒解,今天真的有困難,我大約在x月x日,再主動回覆您好嗎?


1 則留言

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門神JanusLin
iT邦超人 1 級 ‧ 2019-05-21 15:36:03

寫的很好
我收到的有一半都是連署名都沒有的

看更多先前的回應...收起先前的回應...

寄件者就有 E-Mail address 為什麼要署名 (誤)

匿名信, 還有被出賣的信, 不小心轉寄的信, 哈.

問他說你為何不留個簽名
他說:我以為你們資料庫可以查的到
...................

就算資料庫沒有 , goolge 不是查得道嗎??


昨天一家 新的si 來拜訪我公司,後來才知道其實他要找的公司其實不是我公司,只是公司名稱的前兩個字一樣而已
他要找的公司是 XX通路股份有限公司
我公司的名稱是 XX科技股份有限公司

哈~~謝謝各位大大,已補上署名

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