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第一位華人Tableau Zen Master 經驗分享:成功管控Tableau的三部曲

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在11/19 Tableau有一場線上的大中華區直播分享會,不知道大家有沒有追裡面的內容?

以下分享其中一個跟Tableau Server管理相關如何在大型企業推廣Tableau的內容

這是由 Tableau Zen Master - Mark Wu的分享,
他在2014年開始使用Tableau,2018年成為第一位華人Tableau Zen Master,在企業內部署、管理、推動Tableau的經驗非常豐富,曾管理過有20萬個用戶在上面的Tableau Server。他目前在Apple服務,擔任Tableau Product Manager。

兩個主分享重點

一、成功管控的三部曲

  1. 需要一個Tableau 推動者
  2. 需要有一個自下而上的管控模式、由IT和各業務部門種子組成的管控團隊,
  3. 這個團隊要定期開會,定期分析目前實施的問題、找到對策、檢查對策效果、再開始下一個循環

二、管控是Tableau Blueprint的核心,因為管控使自助分析成為可能。

管控是否跟自助分析矛盾?不,反而是管控讓自助分析成為可能。
這跟「有限制,才會激發創意」的道理是一樣的。


為什麼管控對 Tableau 推廣很重要?

例如:Tableau有自動刷新功能,給可以發佈工作簿到Server上的使用者很大的自由度。但這會造成一個很常見的問題是,大家都會在早上刷新數據,就像是上班遇到高峰時段,大家會抱怨路太窄。

但真正問題是刷新數據排程的管控方式

管控不是限制人使用內容、數據
管控是一系列標準流程、政策,且適當的管控才能建立問責機制。
但管控也沒有一個固定的模式,也不是一次性的工作、是需要不斷調整方法的。

管控的目標是什麼?

  • 讓自助分析更快、更低成本
  • 幫自助分析的人提供更多的方法
  • 讓工作變得更容易
  • 讓數據變安全
  • 當用戶成倍增長的時候,Server照樣表現穩定

如何建立管控機制?

在傳統BI行業,管控都是從上而下的,由IT制定政策,其他人服從。
但這種模式,在使用Tableau的企業裡,不適合。
Tableau在企業內的管控模式,自下而上的方式最有效,自我監管模式。

這會需要一個管控團隊,團隊組成主要是各部門來 Tableau Desktop 使用者的代表(熱愛用Tableau 且在部門內有影響力的人)共約10-12人,再搭配2-3個IT人,Tableau自我管控團隊最多15人。

由這個團隊決定公司管理的政策,再由裡面的人回到各自部門去影響、教育其他人。

要管控什麼呢?

不同公司在不同使用階段有不同著重點,但一般來說都會有幾個基本面向:

  1. 數據源管控:誰可以access、誰不可以access
  2. 數據安全的管控
  3. 管控的模式
  4. 內容的管控
  5. 數據提取的管控
  6. Dashboard 效能的管控,包含分析內容設計面的Best Practice 、服務器的效能面

舉例一 : How to Handle Extract Delay 在尖峰時段的資料提取很慢的問題
解法:

  1. Usage based extract frequency 因為工作簿的發布者可以自由選擇刷新頻率(每小時、每日、每週),很多人自然都會選每小時,即便可能沒有這個必要。所以要定義管理規則,例如:如果你選擇每小時,但你的工作簿在過去2-3天內只用過一次,那就會把每小時刷新的排程改成每日的頻率。 依此類推。如果2個月沒有過,就會停掉刷新,如果3個月再沒有,就會刪除。(寫Python script自動運行)

  2. Suspend refresh Inactive workbook (2020.2) 可以自定義在一段時間內,若沒有使用的工作簿,可以自動停掉數據刷新

舉例二: Dashboard 太慢了
幾個可能原因

  1. 設計不好
  2. 數據量太大
  3. 服務器有問題

如何避免服務器不會造成每個工作簿都很慢?

  1. 縮短 VizQL Timeout 時間從原本預設的30分鐘到 3 分鐘,如果有人的工作簿設計不好,3分鐘就Timeout,至少不會影響Server上的其他用戶。

  2. Set Hyper Query Session Memory Timeout 5G
    儘管有些工作簿的VizQL時間不需要3分鐘,但他佔用了很多Server memory ,甚至用掉整個Server memory,2019.3 開始就有一個功能可以

參考Mark Wu的部落格,大型企業推廣Tableau遇到的問題與解法
http://enterprisetableau.com

當管理一段時間後,怎麼知道這樣的管控模式是否有效?

可用兩個面向去檢視:

  1. 是否解決了公司裡最頭痛的問題
  2. 是否鼓勵 數據工作簿發布者嘗試好的做法、是否有好的行為出現?例如:發布數據源,因為一個數據源可以連帶幾個工作簿、可以重複使用、可以減少Refresh時間跟負擔。透過培訓,去推行Best Practice後,發現很多人願意接受。

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