將文字、圖片、表格等元素在文檔中以合理、有序的方式進行佈局和設計，從而達到美觀、易讀和專業的效果。良好的文件排版能提升讀者的閱讀體驗，使內容清晰明瞭，並增強文檔的說服力和專業感。這一技能對於寫作報告、論文、簡報和其他書面資料至關重要。

一、字體選擇與行距設定

在排版時，選擇合適的字體至關重要。一般來說，正式文件常使用如 Times New Roman、Calibri 或 Arial 等易讀的字體。標題和正文的字體大小應有所區別，標題應更大以突出內容，正文字體則保持適中，通常為 11 到 12 點字。行距應保持適度，避免過於擁擠或空曠，常見的行距設置為 1.15 或 1.5。

二、段落和頁面佈局

段落之間應保持統一的間距，避免過於緊湊或過度留白。對齊方式上，正文通常使用左右對齊，而標題可採取居中對齊。頁邊距應根據文件的類型進行設置，通常為 2.54 厘米（即 1 英寸）。分頁符、頁眉和頁腳的設置也是排版中需要注意的細節，特別是長篇文檔中要適當運用分頁符。

三、圖片與表格的排版

圖片和表格應該清晰且與文本內容相關，且需要保持整齊一致。應用圖片標題和表格標題，並控制圖片的大小與文件的整體風格一致。