在大型 3C 通路負責 POS 前後台系統的開發跟維運，我的日常除了看 Code，就是開不完的跨部門會議。行銷部要上新的促銷模組、營運部反應前台結帳卡頓、財會部要求修改報表邏輯……

大家在會議室裡火力全開，白板寫得滿滿滿。但說實話，最可怕的往往不是開會，而是「會議結束後的那一刻」。

以前我們常遇到這種悲劇：
會議記錄寫得零零落落，說好要修的 Bug 沒人認領，下週再開會時，大家面面相覷：「咦？那個功能上週不是說好誰要弄嗎？」

最近這幾個月，我把工作流做了一個大升級，導入了 「AI 聽寫整理 + 開源系統追蹤」 的組合拳，效果好到連 PM 跟主管都來問怎麼辦到的。今天不藏私，分享這個極低成本、高回報的實戰架構：NotebookLM ✕ MantisBT。

🧠 第一段：讓 Google NotebookLM 當你最強的數位秘書

現在開會，我只做一件事：按下錄音鍵（當然前提是徵求過大家同意）。

會議一結束，我直接把幾十分鐘的錄音檔（或語音轉文字的草稿）丟進 Google 的 NotebookLM。這套 AI 工具處理長文本和音檔的能力簡直是怪物級別。

我會給它一個固定的 Prompt：

「請根據這份錄音檔，幫我整理出：1. 今天的核心決議事項。2. 具體的待辦任務清單（包含負責人與預計時程）。」

不用五分鐘，一份結構清晰、條理分明的會議重點就吐出來了。那些在會議中發散的討論、鬼打牆的抱怨全被過濾掉，只留下「誰、什麼時候、該做什麼事」。

⚙️ 第二段：用 MantisBT 把「文字」變成「絕對跑不掉的任務」

很多人走到上一步就停了，把 NotebookLM 產生的清單貼到 Line 或 Slack 群組就算交差。這就是任務會被遺忘的萬惡根源！ 訊息洗版一過，任務就如斷線風箏。

這時候，老牌但強大無比的開源問題追蹤系統 MantisBT 就派上用場了。

我會把 NotebookLM 整理出來的「待辦事項」，一條一條開成 MantisBT 裡的 Issue（任務/工單）：

1. 指派負責人（Assignee）： 系統會自動發信通知負責人，再也沒有「我以為是他要做」的推託之詞。
2. 狀態流轉（Status Workflow）： 從「新建」➔「處理中」➔「已解決」➔「已結案」。POS 系統的每一個需求狀態在哪個環節卡住，我在儀表板上一目了然。
3. 歷史追溯： 開發過程中的技術筆記、遇到什麼雷、為什麼改規格，全部記錄在該工單的備註裡。這也是日後最好的知識庫。

💡 為什麼選 MantisBT？

很多人問，為什麼不用 Trello 或 Jira？
Trello 雖然簡單，但應付複雜的系統開發與狀態控管稍嫌薄弱；Jira 很強大，但授權費也是企業的一大負擔。

MantisBT 最棒的地方在於它極度務實。 身為開源軟體，它完全免費，而且架構輕量、系統穩健。只要設定好自訂欄位跟工作流程，它控管專案進度的精準度，絕對不輸給昂貴的商用軟體。

🚀 結語：AI 負責發散與收斂，系統負責落地與執行

NotebookLM 解決了「資訊整理」的痛點，而 MantisBT 解決了「執行追蹤」的盲點。

將這兩者結合，我們團隊真正做到了「凡走過必留下痕跡，凡開會必產生工單」。這套流程不僅救了我的肝，也大幅降低了跨部門溝通的摩擦力。

如果你們團隊也常常發生「會議決議不了了之」、「需求追蹤像一團散沙」的狀況，強烈建議試試看這個組合！

有其他朋友也在用 MantisBT 或是結合了什麼有趣的 AI 工作流嗎？歡迎留言交流！