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若公司要導入電子化流程(無紙化),該如何進行效益評估?

scrow 2008-06-25 14:29:3621433 瀏覽

目前公司有意進行無紙化電子流程導入,但需進行完整規劃,但要就哪些方面進行評估其效益,因無紙化的目的就是要節省費用,但到底會節省到哪些項目,又要如何量化,懇請各位先進指引個方向,謝謝!

wordsmith iT邦高手 1 級 ‧ 2008-06-25 15:35:38 檢舉
如果紙的用量、印表機耗材的用量真的很高的話,或許無紙化的一個可以量化的成本可以先抓這個。
另外像是效率提升、方便稽核這些比較無形的東西比較難量化,不過可以提出具體的效益,也是可行的方向。
小心無紙化,反而要列印更多紙張, 因為法規是否可以support!
所有人員是否可以習慣無紙化, 不然大家都列印一張保存,
只會增加紙張使用量, 所以從紙張減量開始吧!
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vincent118
iT邦高手 5 級 ‧ 2008-06-25 22:56:42
最佳解答

我認為簽核系統的導入不在於節省紙張,scrow你如果從這個地方下手作論述,那我保證在你老闆那裏就過不了關。原因是公司一年用紙量遠遠小於導入系統及後續維護的成本。
我認為著眼點應該在資訊化之後的行為影響上作論述。

  1. 在紙本的時代簽程是會遺失的,可能是人為可能是意外。但一紙簽呈的遺失對內部造成的影響有多大?
  2. 紙本公文旅行的延宕,傳統公文的簽核幾乎都要見到面才能完成,一個簽呈完成可能需要三到五天,電子系統的效益就在這邊。
  3. 壓件,傳統公文由於靠人傳遞,不往下一關傳送,誰知道?
  4. 稽核,電子化以後所有東西都有紀錄,不只是留下紀錄,還可以快速提供查詢。
    上面幾點都是可以轉換成成本效益或是增加營收。你可以就公司的組織為面向,討論以上的事件在導入前及導入後對各單位造成影響。我認為都可以依你們公司的營運模式假設出數據,並加以量化。如果仔細想想應該還不只上面幾項。
    希望你系統導入順利,加油歐。

我非常贊同 vincent118 所提得觀點,
不管導入任何系統, 首重正確的概念,
還要公司董事長或總經理的支持, 加上與使用者的觀念溝通,
都是專案執行的必要條件!

scrow iT邦新手 4 級 ‧ 2008-06-26 22:01:58 檢舉

嗯,謝謝各位先進的指導,我大概瞭解朝哪些方面評估,而且我想只有層峰的支持,此案才能從上而下貫徹執行...

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gkkangel
iT邦好手 1 級 ‧ 2008-06-25 14:48:21

電子化流程.首重的就是簽核,會簽等功能
1:系統的選定
1.1是否外包? 1.2自行開發 1.3購買現成軟體

2:系統需求
2.1購買新機 2.2使用舊有機種

3:內部人員 教育訊練
3.1 內部訓練 3.2外部訓練

以上是大至上的方向.
至於文所提到的節省費用.
以初期效益來看,初期反而是龐大的費用.
加上人員要熟悉系統.都是考量點
但若導入成功,使用順手.
你所提的優點才會出現.
例如可以很快的找到這張單簽到哪邊.?卡住.?未簽.?
很多rule都要先設定好!才能跑的順!
導入電子化不只是省錢而已!
還有省時間!

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murphy0720
iT邦新手 1 級 ‧ 2008-06-25 23:39:39

參考 新人類資訊的 flowmaster 吧

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etboy1001
iT邦新手 5 級 ‧ 2008-06-26 13:33:48

小弟從效益評估→執行導入→上線使用,可分享一些經驗給你。電子商業流程(BPM),就表面上只是個資訊系統,導入之主因是為了讓公司所有關於營運的作業流程可系統化,已達到控制、資訊流通之效果,節省紙張與人力當然不在話下,這些都是可以評估與計算的。但無形的是它的精神,如果只是把BPM當作是資訊系統來導入的話,成效往往有限甚至失敗,如果把它當作是企業的流程再造工程,那它的效益就無可限量,怎麼說,因為企業的內部作業流程往往都是承襲下來,"為何這麼做"或"可以更有效率的做嗎",這樣的問題,我們往往會去忽略,所以藉由系統導入時,可順便調整或修訂公司內部之作業流程,以提升公司內部流程執行力並更具競爭力。如有需要評估報告,小弟可提供參考之.....

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laimarina iT邦新手 5 級 ‧ 2010-01-19 17:21:26 檢舉

可以跟您要評估報告範例嗎? my email : laimarina0902@yahoo.com.tw

可以也跟您要評估報告範例嗎? my email : anna@biotanico.com.tw

zig31 iT邦新手 5 級 ‧ 2011-03-08 09:53:58 檢舉

可以也跟您要評估報告範例嗎? My e-mail:zig31_jimmy@hotamil.com

zig31 iT邦新手 5 級 ‧ 2011-03-08 09:54:42 檢舉

Sorry !! My correct e-mail: zig31_jimmy@hotmail.com

cefiro iT邦新手 5 級 ‧ 2012-02-04 15:27:24 檢舉

剛被交付相關性工作,麻煩亦請提供以參考之,My e-mail:lipeiji@yahoo.com.tw
謝先

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花輪
iT邦大師 1 級 ‧ 2008-06-26 23:17:57

其實,光有層峰的支持是不夠的,因為層峰都是聽下屬的報告,自己根本不懂,而電子化流程最主要的使用者通常是中階、高階主管及其秘書們,就執行面上來說,他們才是最排斥也最不好溝通的,甚至要訓練都會說沒空,所以要推動的初期是很難的階段。
電子話流程另一個盲點除了樓上說的成本不見得會降低之外,還有許多使用者因不習慣電腦的操作,反而會將所有的資料全部印出來,反而導致更多的列印成本,這都是不容易推動的原因,畢竟,人都是有劣根性的。
如果實施一段時間沒有看到明顯的成本改善,到時就會有一些起初反對的人出來嗆聲,甚至$%$%&&()!#%...
最後只有一條路就是:老闆規定就這樣,你不做也得做,大家才能乖乖的照辦!!

當然,最後,我還是希望tw所有公司都能實施電子化,因為他比較環保啊。
^_^

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gackerhuang
iT邦新手 4 級 ‧ 2008-06-30 10:16:43

無紙化系統的導入, 絕對不是為了不用紙張, 如果有sales這樣去說服你們, 建議要好好考慮一下他的專業能力.
無紙化系統其實應視為是 "企業流程再造工程", 透過新系統的導入, 重新審視並修正現有的作業流程規範, 使公司的內部作業更加順暢有效率.
如果單純的只是要無紙化, 那建議您, 直接開發自己專屬的WebAP把所有的文件跟簽核流程都丟上去做成"文件電子化"(而非無紙化系統)即可, 這樣的作法就是完全符合貴公司的 "無紙化的目的就是要節省費用", 又不至於花大錢去建立真正的無紙化系統....
有問題可以再來信討論喔, service@freedomsystems.com.tw

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