從您的描述裡，我很好奇的問題是：
1.

erised提到：
動不動就寄個10幾上百MB的信件

目前gamil單封信的 加附件的最大上限是25MB
而 hiBox

hiBox 寄送郵件時，一封郵件包括所有附件的大小不應超過 50 MB。

如果收件者的mail server的信箱，
沒有把單封信的容量收這麼大的話，
其實也會有被退信的機會，
難道沒碰到這樣的事情嗎？

erised提到：
先送到這台內部MAIL SERVER再由這台SERVER慢慢的轉送到GMAIL跟HIBOX去

自己的 Mail Server是可以在單封信，
不受任何大小限制的問題，
但也同 1. 所提，也會有轉送到另個mail server時，
卻會有單封信件大小的上限的問題，
不是也可能會有信件太大被退的問題？
還是您的 mail server 可自動把單一大信件，
拆解成較小的信件送出？

或是已在使用者的outlook express之類的軟體上，
已設好了 分割信件 的功能？

寄大檔案的可能問題
雖然目前普遍的信箱容量很大，
但大檔案塞到別人信箱，
別人要收大檔案也可能會造成困擾。
如果某mail server被設成可收超大信件的話，
也是有可能被惡意者寄大量超大檔案信件，
來讓該 mail server 癱瘓的疑慮。

所以不是所有 mail server 會像 hibox 那麼慷慨，
單封信能 50MB 這麼大，
看看利用 hibox 寄 50MB 大檔案 到 gmail 會有什麼情形發生。

建議方式
使用或建議 yousendit 的機制來送大檔案。
基本上就是 把大檔案傳到網站上，
將該檔案的網址連結，
送給收件者來點選下載。

而這方式的疑慮及解決方式為：
1.大檔案傳到網站：
如果直接用yousendit的網站，
會有檔案是否有機密，不願檔案放在別人的網站，
或者因為公司 形象 的考量，不願這樣用的話，
那就在自家公司建一個web界面 上傳檔案 的網站，

這檔案網站，可以用現成簡單的script建，
或者是自行用熟悉的程式語言開發。
而要考量點是，
所上傳的檔案連結，
別人是否能看得到，
或是否會被第三者下載的問題。

簡單的實作可參考：
[RoR] 簡單完成上傳功能
[RoR] 適單位內外用暫存空間的規畫

2.檔案連結如何傳？
最簡單的是複製網址，
再貼到 mail 裡。
如果也嫌這個麻煩的話，
就得自行開發似 yousendit 的功能：
在公司範圍IP可使用，
或帳號密碼對才可使用，
上傳檔案後產生個網址，
並且web上提供寫信件的內容，
以及這網址已在信件的內容中，
填寫收件者地址，
或從網站上的通訊錄選取，
然後web的程式將這信送出，
或者自動再一副本寄給寄件者。

這實作就只要延續1.裡的實作參考，
再加上可產生信件的功能，
就可實現自家專用的 yousendit。

貴公司使用者的使用習慣是使用 web ? 或一般的 MUA (outlook express or thunderbird)? 來收發 e-mail. 若是前者,恐要使用者更改一下使用習慣, 若是後者那就很簡單了, 使用者只要把 SMTP Server 改設定到您所架設的 mail server 即可.

關於email轉發

寄件者不是mail server內的user,
或
收件者不是mail server內的user,
檔掉

不要讓轉發或退信
被廣告信所利用

FB 上有提到 http://www.facebook.com/pages/PowerMAIL-ci-fu-qi-chuang-ye-ying-yong/165459706805900

將大檔案轉成 hyper link ，不要直接把附件送出去塞住了自己的 25 port

我的工作環境和你很像,後來參考下列書籍架設Linux Mail Server用了五年半, work well.
http://www.kingstone.com.tw/book/book_page.asp?kmcode=2014712813054&lid=se008&actid=wise

參考瑞鑫資訊 MX MAIL SERVER Live Key 軟體，剛起步企業，要用到的網頁、DNS、FTP、郵件，郵件備份、防毒、防垃圾信。還有儲值簡訊功能。webmail，網路硬碟。一套軟體就讓PC成為企業競爭力E化整合。重點是連系統、資料備份、備援督規劃好了。

最重要，他有符合你自動大檔案轉換成超連結，自動寄給對方下載，如果一次10個人收信
檔案只要一份，且可以控管下載時間喔