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各位資訊界大哥晚安!想請教公司內多人共用檔案的軟硬體建置方向?麻煩各位大哥指教!感激不盡!

各位資訊界大哥晚安!我是就讀資訊系大四的學生,有一些很基本的電腦常識,想請教多人共用檔案的軟硬體建置方向!情形如下!

這是小弟家裡的小公司,約有十多位員工共用八萬個office檔案,其中以word及excel為主,原本使用網路上的芳鄰互相抓取別人資料,但檔案散布各處,雜亂無章,常常找不到檔案或是有好幾個版本.
之後我逛光華看到在介紹NAS,就幫家裡買了一台,將資料全集中在NAS,之後要存取資料都透過區網向NAS存取,但我發現了許多問題!

問題一:
雖然資料可以集中起來,但是卻不知道怎麼管理,要找資料還是很難找到,只知道就在這裡面,是不是只能幫檔案都取一個可以辨識的檔名,然後再用"CONTROL+F"搜尋?有沒有專門在處理這種情形的東西呢?

問題二:
我看這NAS小小一台跟磚頭一樣,如果以後有好幾十個人要共用他撐得住嗎?(雖然只是OFFICE檔案)我有在網路上看到"FILE SERVER"這個東西,適合我的情形嗎?

問題三:
這是另外發現的問題,就是共用OFFICE檔案時,常發生有兩個人要同時開一個檔案時打不開,原本使用的那個人已經存檔了,但另外一個人還是打不開,或是編輯到一半OFFICE突然跳掉,然後剛剛打的字都不見了!

抱歉一次問了這麼多!煩請大哥們指教指教!謝謝大家了!祝各位一切順心!

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外獅佬 iT邦大師 1 級 ‧ 2012-06-04 22:25:17 檢舉
swallowtail提到:
共用八萬個office檔案

8萬多個????
這公司應該不小吧.....汗
我家只是小公司拉!
會有這麼多OFFICE檔案,主要是因為之前完全沒有管理的辦法,公司的人檔案都分散在各自的電腦裡,而且已經積了一二十年了,我全部集中之後就有八萬多個了
echen688 iT邦研究生 1 級 ‧ 2012-06-06 04:02:32 檢舉
iT邦幫忙MVPwiselou提到:
8萬多個????


積沙成塔、聚少成多, 我自己個人也有接近 2T 的資料, 影音資料當然另計, 使用的NAS規格比樓主還好....... 開心
小成 iT邦高手 10 級 ‧ 2012-06-06 09:07:07 檢舉
swallowtail提到:
我全部集中之後就有八萬多個了

資料都不重複?
您要不要參考與試用看看這一個套裝軟體?
http://www.news989.com
外獅佬 iT邦大師 1 級 ‧ 2012-06-06 22:09:13 檢舉
echen688提到:
影音資料

水果的...妖精打架的...愛情動作喜劇...這類的嗎?
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kaowoei
iT邦研究生 4 級 ‧ 2012-06-05 08:53:11
最佳解答

公司在用的可以考慮SharePoint...不過建起來可不便宜。
但可包含文件的全文檢索、檔案權限控管、搭配OFFICE Web APP還可以多人文件共筆,附帶公司公告欄、簡單簽核流程。

感謝大哥指教!

想請教一下小公司建SHARE POINT大概要多少費用呢?
大概幾人以上的公司比較適合啊?

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bizpro
iT邦大師 1 級 ‧ 2012-06-04 21:19:38

swallowtail提到:
抱歉一次問了這麼多!煩請大哥們指教指教!謝謝大家了!祝各位一切順心!

大大問的問題只有一個, 如何做版本管控和全文/標籤檢索, 一般放置檔案的檔案伺服器是做不到的. (坊間的NAS和Windows File Server都是檔案伺服器). 因此, 您需要的是有版本管控及全文/標籤檢索的文管系統, 我正在幫客戶建一個大型的, 並不容易.

有八萬個office檔? 像是早期我做貿易時, 不過那是很久之前的年代了, 老闆做到七十幾億的生意, 還是用卷宗管理的, 大大能未雨綢繆, 是好樣的.

感謝大哥指教!

那這種文管系統較普遍的有哪些呢?我今天搜尋了一下有看到微軟的share point就是文管系統嗎?

因為累積二十年的案子,每個案子都有好多個office檔,再加上之前把備份也混在一起,所以就有八萬多個檔案

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player
iT邦大師 1 級 ‧ 2012-06-04 21:31:52

一堆office檔要做全文搜尋
有點難度

如果只是要單純的版本管控的話
CVS 或 SVN 都可以做 (不過不同版本的檔案如果要合併,只有純文字檔比較容易)
但是重點還是樹狀分類
不然一堆的檔案扔在一起也很難找

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外獅佬 iT邦大師 1 級 ‧ 2012-06-04 22:26:54 檢舉

版本管理系統 +1....
可以做檔案簽出入的動作,有助於檔案的保全...

感謝大哥指教!

我google了一下CVS跟SVN,不過資訊好像不多,如果我要學習該從何開始呢?

kaowoei iT邦研究生 4 級 ‧ 2012-06-07 09:20:30 檢舉

player

若是使用版本管理的話,可以用VisualSVN 搭配 tortoisesvn 個人覺得在Win下使用起來最順手。

player iT邦大師 1 級 ‧ 2012-06-11 17:57:11 檢舉
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外獅佬
iT邦大師 1 級 ‧ 2012-06-04 22:30:23

swallowtail提到:
原本使用的那個人已經存檔了,但另外一個人還是打不開

應該不是打不開吧...會提示是否要以『唯讀』的方式開啟,只是,這樣開了只能看,不能改。另外,如果要能夠編輯,必須『關閉』檔案,而不只是存檔。

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外獅佬 iT邦大師 1 級 ‧ 2012-06-04 22:32:56 檢舉

swallowtail提到:
NAS小小一台跟磚頭一樣,如果以後有好幾十個人要共用他撐得住嗎?

NAS也是有等級的差別低....
如果怕撐不住,可以考慮買中高階的產品,甚至可以選購具有RAID功能的機種,畢竟,硬碟嘛...什麼時候要出狀況,很難預測

感謝大哥指教!

目前買的這台有RAID的功能,但只能裝兩顆硬碟,規格如下
cpu Marvell 2.0 GHz
RAM 512MB DDRIII
不知道能提供多少人共用

外獅佬 iT邦大師 1 級 ‧ 2012-06-05 22:47:11 檢舉

一般等級的NAS....10個user大概都還OK的啦...

echen688 iT邦研究生 1 級 ‧ 2012-06-06 03:54:04 檢舉

swallowtail提到:
目前買的這台有RAID的功能,但只能裝兩顆硬碟,規格如下
cpu Marvell 2.0 GHz
RAM 512MB DDRIII
不知道能提供多少人共用

我想,你買的要不是 S 牌, 不然就是 Q 牌, 做檔案伺服器的話, 目前應該夠用.
不過, 如果時光可以回頭, 我會建議你挑個磁碟空間內或外可以擴充的、1GB RAM 加上 Intel CPU 的, 這兩家公司都有同樣規格的產品線, 是專門設計給中小企業而非家庭使用的。

高手!我正是買Q牌的!
其實當初要買我也是希望買intel cpu
然後記憶體多一點的
會比較穩定
但是家裡覺得有點貴

高手!我正是買Q牌的!
其實當初要買我也是希望買intel cpu
然後記憶體多一點的
會比較穩定
但是家裡覺得有點貴

外獅佬 iT邦大師 1 級 ‧ 2012-06-08 22:51:18 檢舉

swallowtail提到:
高手!

不然艦長幹假的優....開心

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billyao
iT邦新手 1 級 ‧ 2012-06-05 09:36:56

一、檔案雜亂無章,這是沒做好檔案管理,請先研究一下如何做好檔案規劃,將檔案依各單位之業務性質分類,並依據檔案使用的頻率,分成經常使用、偶爾使用、久久使用一次,或者不再使用等級別,存放在不同的媒體中並歸類,經過減法限縮之下,會發現經常使用的檔案並不會很多,這樣電腦在搜尋會比較有效率,檔案的分類方式有許多種,例如依年度、依業務性質、依檔案存取範圍,以及依使用者名稱等等。

二、NAS是網路儲存伺服器,仍然是一分錢一分貨,幾千元的是適合家庭或個人使用,若用於公司或商業用,建議還是要購買幾十萬元以以上的設備,不然至少也要數萬元等級設備方能合乎需求使用。如果不想花錢的話,不妨可以用Linux建置簡易版的檔案伺服器,當然伺服器硬體還是不建議購買便宜的個人PC,最好還是選購小型伺服器,畢竟在系統架構上有不同,自然效率也會有所不同的。

三、在一般檔案存取,因為非資料庫結構,基本上一個檔案同時間只能由一個寫入動作,當兩個人同時讀取一個檔案時,這時此檔案就會進行鎖定動作,此時拿到讀取權的使用者可以完全寫入,未拿到讀取權的使用者,系統基於保護檔案原則下,所讀取的檔案則會顯示"唯讀"的字樣,編輯之後必須要以另存檔案的方式行之。通常我們會建議使用者,在進行檔案編輯的時候,將檔案先下載至自己的電腦編輯,等到完成之後才放回原存放的地方,這樣就不會發生困擾,當然這還是有時間差的缺點,但仍然還是可以在檔名後面加註時間來識別編輯先後順序。

關於文件管理軟體,有些需要費用的,也有些免費的,可以從網路上用GOOGLE大神去撈一下,應該會有許多資料可以參考。另外,SharePoint也有免費版本,sharepoint foundation 2010 功能雖陽春,但以您公司來說,應該是夠用了,不過,以您所提出的問題來看,就大四資訊系學生而言,應該是非常基本的問題,但以資訊系學生來說,仍然會提出這個問題,因此sharepoint foundation 2010這套對您來說,應該會有點難度,如果您肯用心認真看書學,還是可以去應用這套系統的。

感謝大哥指教!

目前有開始訂定出歸檔規則,檔案命名的格式,區分類型,希望公司的人能遵守

大哥在第三點有提到資料庫架構,是像MS SQL SERVER這種嗎?因為小弟目前正在學MSSQL,不知是否有關?

billyao iT邦新手 1 級 ‧ 2012-06-13 06:26:55 檢舉

Yes. 有一些關聯,資料庫會提到資料鎖定的問題,然而第三點的作法是非資料庫結構,這點要注意一下喔!MS SQL SERVER 要好好學,許多企業會用到。

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oldman1
iT邦新手 3 級 ‧ 2012-06-08 10:41:56

問題一:
雖然資料可以集中起來,但是卻不知道怎麼管理,要找資料還是很難找到,只知道就在這裡面,是不是只能幫檔案都取一個可以辨識的檔名,然後再用"CONTROL+F"搜尋?有沒有專門在處理這種情形的東西呢?
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在目前已採購設備的狀況、但尚未採用Office360雲端服務前,建議直接在各PC上、讓使用者透過搜尋工具去找檔案這樣比較簡單。
缺點就是對NAS有相當的負擔,以及操作工具的熟悉問題。
不過,這是針對小企業做最小變化的解決方式。

問題二:
我看這NAS小小一台跟磚頭一樣,如果以後有好幾十個人要共用他撐得住嗎?(雖然只是OFFICE檔案)我有在網路上看到"FILE SERVER"這個東西,適合我的情形嗎?
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1.肯定的說,一年內免強撐一下,但實際上不夠用,市售S/Q/T等NAS,其實硬體架構有限,即使你日後租賃雲端服務,依然會需要本地備份。
2.所謂[檔案伺服器]是個實體概念,管理上會需要版本控制、安全性稽核等功能。免費的不是不好,而是IT要實際花費太多時間成本去架設與維護,遠不如買商用版本來的簡單。而商用版發展又比尚未普及的雲端來得成熟,短期內(資產以五年為攤提基礎)小企業可以考慮自行架設,然後重點人物嘗試租賃雲端服務。投資成效,有一個很重要的數字概念,就是攤提與價值的量化VS.質化,需要基本的規劃和架構呈現,免得你被員工暗貶是小老闆在亂搞...。

問題三:
這是另外發現的問題,就是共用OFFICE檔案時,常發生有兩個人要同時開一個檔案時打不開,原本使用的那個人已經存檔了,但另外一個人還是打不開,或是編輯到一半OFFICE突然跳掉,然後剛剛打的字都不見了!
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檔案共用的問題,在一般SOHO用嵌入式架構NAS,幾乎是無解。即使修改外掛,穩定度和效能就會拖垮它自己的硬體效能。
要徹底解決 MS.Office 的檔案共用相關問題,就只能找它自己的解決方案,上面各位所提的SmallOffice是個可以參考的模型。至於雲端,實際開放、穩定後,再推廣使用,但雲端一樣要規劃好時程,從測試、導入(實際檔案上載、分類管理等初期導入,到實際上線的日常維護...)。

隨手寫寫,參考看看~

感謝大哥用心指教!

看來這台NAS不能滿足需求
要架構出合用的系統對我來說還要很長的時間
所以我想
系統建置好之前
暫時就先用這台NAS
系統完成後
這台NAS就可以當作備份的地方

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Blue Jacky
iT邦大師 1 級 ‧ 2012-06-08 19:34:58

綜觀你所陳述的問題
建議使用 Windows Storage Server 2008 R2 來當 NAS 為宜
它可兼具 RMS (版權管理 Rights Management Services) 與 RCS (版本控管 Revision Control System)
詳細使用方式可至 Microsoft 的 Tech.Net 參考相關文章

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