表單確認完畢記入資料庫後
寄信給相關人員

再做個統計的後台列表提供追蹤應該就能達到您的需求了
信件裡面可以包含你們想要去前往觀看的後台連結

個人覺得簡單作的話幾個念頭就可以帶過
但是這類的問題若要深入思考應該會有幾個部份要作到
「流程分析」--「系統分析」--「資料分析」--「架構規劃」--「流程驗證」--「程式開發」
「流程分析」：試著把想法化作成執行的步驟以流程方式顯現
「系統分析」：檢視流程中現有系統可以支援的環境平台以及流程中所衍生和需要的資料欄位
「資料分析」：資料欄位蒐集與所有相關部門確定欄位需求足夠後作資料庫設計與正規化
「架構規劃」：流程與資料欄位(介面等)確認後,在系統上建立起所需要之平台(資料庫串接)
「流程驗證」: 避開權重輕的限制撰寫主要功能執行的程式段串接整個流程並驗證結果
「程式開發」：針對驗證結果之實務下的誤差作程式開發修正並且把其他功能納入開發
之後在做驗收測試
你的例子以php來說
回傳表單各公司網站需求可能各有些不同
在表單開發上就需要討論
針對回覆會因為主題或產品不同而有所不同這部份也是相關的系統分析
簡單說或許appserv+phpmailer+mysql就可以架構你說得系統
當中表單和回覆表單的格式應該會有些不一樣
邏輯上可以提供給你參考是
使用者網頁在form回寫資料庫完成後便利用phpmailer方式寄給特定對象並且紀錄
利用排程檢查檢查稽催該對象哪些是尚未回覆
讓那些特定對象上網頁去回覆
而回覆表單的格式便是你要開發程式的規格
所有回覆都以資料庫紀錄這樣就能作到追蹤的需要
追蹤的檢視內容也要看你要看的需要而去撰寫才是