這很簡單，發送信件是以以帳號、密碼為驗證
所以，你可以參考下圖設定~
發件人群組帳號，但認識帳密是真的一個帳號就好，改IMAP或是保留副本，不要刪掉信件或收下
那原來帳號權限的人，收發信也不會有問題了

只有一個問題，如果像我們家的系統，可以設定發件者設定，如果帳號異常不符合會阻斷或是通知管理者等動作，就沒有辦法，這就要看 google的嚴謹度設定了
參考瑞鑫資訊 MX MAIL常見問題處理

在Outlook設定寄信的虛擬From: address有一點tricky, 請參照下列方法來設定:
(因為我不知道你的Outlook是哪一版本的, 過程的詳細步驟可能有出入, 但是意思是相同的)

1. 到Outlook裏頭新增一個新的電子郵件帳號 (ALT+F,I,S)
2. 新增過程中請選擇"手動"設定, 並選擇要新增的帳號是"Internet E-mail"
3. email的顯示名稱, 群組Email address可以自行填入, 帳號的種類選擇"POP3", incoming/outgoing email server可以設定一樣的主機, 如果需要做帳號認證, 也請你順便填入相關資料(重點是outgoing mail server(SMTP)要設定對)
4. 因為你這個群組帳號只會有"寄出"的動作, 所以上頭的Incoming mail server不是那麼重要(待會會解釋)
5. 下一步-->完成設定
6. 設定完不要急著測試, 先設定"傳送/接收"群組設定 (Ctrl+Alt+S)
7. 進入後選擇"All Accounts"(全部帳號) --> 選擇"編輯"(edit)
8. 你會看到你所有的email帳號都列在左邊, 請選擇你剛剛新增的群組email, 然後你會在右邊看到"包含此帳號到此群組"中的check box, 請打勾
9. 然後你會看到下面兩個選項"寄送郵件(send mail items)"與"接收郵件(receive mail items)"兩個子選項旁邊的checkbox可以改變了
10. 請把"接收郵件(receive mail items)"的勾勾拿掉, 意思就是Outlook收取/寄送郵件時不要在這個帳號裏頭做"收取信件"的動作, 繼續按"確定"跳出設定
11. 新增一封郵件, 然後你會發覺From:的地方有個drop down list(可以選擇你要寄出的From: address, 請選擇你的群組email, 然後填寫一個收件人的email做測試, 正常的話對方會收到一封從"群組email"寄出的郵件, 對方回信的話你原本的帳號就會收到信, 整個流程就是這樣.

群組信箱不能當寄件者吧~

但你的回覆信箱可以設為是群組信箱,
這樣當別人回覆時就會回復到群組大家都收到

不然就是把群組信箱都列在副本寄送,
也可達到大家都收的到的目的

另一種是多設一個實體信箱帳號,
並設定此信箱收到的信都會轉寄到群組信箱
所有可以代表群發信的的人都登入用這個信箱當寄件者發信
這樣回覆的信件群組都會收到
而由於是共用同一個實體信箱,
所以寄送出去的信件也都看的到

以上請參考