iT邦幫忙

0

郵件管理問題

elf 2013-06-06 14:57:494386 瀏覽

現職公司內有三個人在處理進來的email。寄信到a@abc.com會自動副本給b@abc.com、c@abc.com、d@abc.com。

因為發生了兩次要報價的信都沒人處理的情況,老闆想要有一個功能可以知道b、c、d是否有誰有開過某一封信的方法,這樣可以簡單知道哪封信有誰報價或回覆或是點閱過了。

目前使用的郵件系統是google apps(free版本)。

想請問有什麼推薦的方法可以做到這種管理功能?

外獅佬 iT邦大師 1 級 ‧ 2013-06-06 15:02:40 檢舉
Google App for Business本身有『讀取回條』的功能,可惜...你用的是Free...
不過,沒關係~這裡還有另外一種外掛的方式
RightInBox
elf iT邦新手 2 級 ‧ 2013-06-26 09:23:59 檢舉
最後補充一下:
這bcd加上老闆,其實是一家人。

不過我不是...落寞落寞
14
海綿寶寶
iT邦大神 1 級 ‧ 2013-06-06 16:32:05
最佳解答

elf提到:
所以老闆希望可以有簡單方便的方法可以看到哪封信誰開過,誰處理或回覆了。

這個問題
如果不用資訊系統處理的話
我提另一個做法
「要求b,c,d每位主管回信時,都要cc老闆」
這樣就知道那封信誰有回覆了

看更多先前的回應...收起先前的回應...
elf iT邦新手 2 級 ‧ 2013-06-06 16:36:15 檢舉

這樣子老闆應該會被信件淹沒吧...汗

u8526425 iT邦大師 1 級 ‧ 2013-06-06 16:44:09 檢舉

老闆沒空
老闆要看統整過的資料
一人一信是想要攤瘓總統府嗎

業務單位找個人扛這一塊吧
不要再閃躲了

elf iT邦新手 2 級 ‧ 2013-06-07 09:48:54 檢舉

可惜今天老闆的態度比較像是MIS快想辦法扛這一塊,不要再閃躲了。哭Orz

ted99tw iT邦高手 1 級 ‧ 2013-06-07 10:05:25 檢舉

這老闆還真不像老闆,儘隨著業務單位起舞~

CalvinKuo iT邦大師 7 級 ‧ 2013-06-07 10:21:14 檢舉

把老闆的mail加到a群組裡,自己去盯報價進度,b c d有報價需cc給老闆(海綿大的作法)。
若老闆沒空,就看b c d三位誰想佔上位,就給他負責盯。
就算買了CRM處理訂單,操作的人耍白癡也沒用。

基本上我的答案是針對問題回答
而不是一般較常見的做法

其實這是典型的「三個和尚沒水喝,三個程設沒程式寫」的案例
原本因為怕漏掉報價單,所以一式三份給三位業務,結果還是會漏
人不能解決就想要用資訊系統
資訊系統又想用免費的
連email都用免費的了
各位邦友就不必期望該公司會花錢建置任何資訊系統了

不花錢有不花錢的做法
我再免費附贈兩個不花錢的做法
1.報價單email只由一位主管接收
再依適合處理人員轉發其他兩位主管
這工作可以由最老的或最菜的主管擔任
如果真的那麼計較
就安排值日生
你一三五、他二四六、我六日
噎到

2.暴力解決法
作業流程仍維持現況,但增加處罰條款
只要漏掉一張報價單
三個人就抽籤
誰中籤就記醜一
等到累積醜三就 Fired
或者更快一些
誰中籤就直接 Fired
下雨

CalvinKuo iT邦大師 7 級 ‧ 2013-06-07 12:11:11 檢舉

阿~ 不然老闆裝這個好了... B C D如果沒讀/回信,就打電話關切一下。
不過B C D都要交出密碼,還有隱私權問題....

Google Mail Multi-Account Checker
https://chrome.google.com/webstore/detail/google-mail-multi-account/mcpnehokodklgijkcakcfmccgpanipfp
multiNotifier
https://chrome.google.com/webstore/detail/multinotifier-%E2%80%93-for-multi/dcdpjakjgmgklajndnlekpojkelnibfp

剛又想到一個做法
就是

B,C,D三人共用同一個 email 信箱接收報價單
收件匣底下建立「已處理」資料夾(或是 B,C,D 三個也可以)
如此的話
收件匣裡的email就是「待處理」
B,C,D各自回覆email之後
就將該email搬到「已處理」的資料夾
這麼做
待處理的email一目了然
而B,C,D三位主管與現行的做法
只有多了一道「將email搬到已處理資料夾」的動作

提供參考

u8526425 iT邦大師 1 級 ‧ 2013-06-07 16:16:27 檢舉

多人共用的缺點就是
出包不知道要算誰的
每個人都會說那不是我用的

u8526425 iT邦大師 1 級 ‧ 2013-06-07 16:21:21 檢舉

有需求
MIS當仁不讓
要扛起該扛的責任
你應該針對各個解決方案提出成本與可行性分析給老闆
沒有什麼東西是真正免費的
也沒有什麼東西是不用人為介入管理與輸入的
MIS拿出專業見解頗析給老闆聽吧

elf iT邦新手 2 級 ‧ 2013-06-26 09:21:06 檢舉

antijava提到:
antijava

最後把整體可用的方案,花錢或不花錢的方法都給老闆後。
老闆最後決定用的方法是bcd共用一個專門用來收發報價單需求的信箱,
由b來管理整個信箱(不再寄副本了),bcd都要定時去看信箱的信。

有報價沒回就是b的事。然後bcd各自回覆的信都標上各自的標籤。(gmail是用標籤的做法)
對這些主管來說就是多了一個在信上標上標籤的動作。
目前看起來是沒問題了。

老闆之前嫌麻煩的事,現在因為花費的考量,所以就還是找b出來做負責的人。囧嘆氣

8
u8526425
iT邦大師 1 級 ‧ 2013-06-06 15:01:00

報價基本上都要主管核可
控管與分配的部份該由主管來做 (或規劃一套方法)
應該不是由有沒有看Mail來決定

elf iT邦新手 2 級 ‧ 2013-06-06 15:07:05 檢舉

規劃一套方法

b、c、d三個人都是主管。
現在要找的是方法避免再有類似的情況發生。
想問一下邦友有什麼建議或軟體工具可以參考。

cafebug iT邦高手 2 級 ‧ 2013-06-06 15:44:03 檢舉

不是設定一下以目的為名稱的group mail就好了嗎 ? 例如: inquiry@xxx.com -->b,c,d都會收到..誰處裡就他們自己喬了吧 .. 先求大家都收到..再求誰去處理..誰去處理再跟老闆報告 (老闆的mail也可以放在group mail裏頭,至少有request老闆知道, 就可以盯這些主管了吧.. )

u8526425 iT邦大師 1 級 ‧ 2013-06-06 15:47:48 檢舉

即便是同一級位階
總也該找一位較資深或績優的出來做統整
如果你們的報價資料不會進系統
就只能人工來做單況處理進度的過濾

8
lcw1960
iT邦新手 4 級 ‧ 2013-06-06 16:19:31

我們的做法是透過ERP/BPM/E-Mail完成採購核價或訂單報價作業.
不過要做到這個地步需要花錢花時間才能完成啦,現階段可能對你們緩不濟急.
我之前曾在iT邦幫忙貼出資訊系統整合案例介紹,若有興趣,您可以翻找一下.

看更多先前的回應...收起先前的回應...
elf iT邦新手 2 級 ‧ 2013-06-06 16:59:47 檢舉

剛找出來看完了,我老闆要的應該是這樣...那應該可以叫他死心了。開心
叫那些主管自己想辦法搞定。嘆氣

lcw1960 iT邦新手 4 級 ‧ 2013-06-07 09:11:25 檢舉

嘿嘿,您的老闆要的應該是這樣,那就得花錢花時間,問題是他(她)願意嗎?呵呵...

elf iT邦新手 2 級 ‧ 2013-06-07 09:47:39 檢舉

老闆不願意花錢跟花時間啊...他覺得為什麼這麼簡單的功能沒人做呢? 毆飛

不知道邦友的公司怎麼處理這種報價信件沒人管的狀況。是否有些案例或做法可以參考? 疑惑

elf提到:
他覺得為什麼這麼簡單的功能沒人做呢?

因為沒有老闆會花錢買這個功能
睡覺

我要發表回答

立即登入回答