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如何節省傳真費用?

elf 2014-02-26 12:32:049006 瀏覽

目前公司在全台灣有20個店面
這20個店面的經常有需要調庫存寫調撥的單據回傳到總公司
再由總公司處理,但是這樣的話,會造成傳真費用變多。

想問一下邦友,有可以節省傳真費用的方法? 或是可以不用透過傳真的方法達成相同功能的方法嗎?

個人有想到用掃描或照相,但是這感覺會更麻煩。

peggy998 iT邦新手 5 級 ‧ 2015-09-22 14:31:13 檢舉
如果是調庫存寫調撥的單據發送到總公司的話,
可以使用看看尤美電信網的【代發傳真】歐!!!!
利用他們的網站就可以發傳真,發到台灣的話一頁$2。
總公司要收傳真的話也可以使用看看尤美電信網的【行動傳真碼】!!!!
申請一組門號就可以用email傳真,
e化管理我覺得還蠻方便的,推薦給你用看看。
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iknowlab
iT邦研究生 4 級 ‧ 2014-02-26 13:20:05
最佳解答

填寫調撥單據再傳真回總部:
每店每天傳真費用約5元
5元*20店*30天=3000
但是總部會有數據不清,統計困難,會出錯誤的困擾。這個狀況很多嗎?成本會很高嗎?

掃瞄、照相(不清晰):
就是會存成檔案,所以每個店都有網路,可以傳檔案或、電郵。
掃描器或照相機採購價約 3000元 * 20店 = 60000元
操作瑣碎,一樣有數據不清、統計困難的問題。

架設網路電話:(可以傳真嗎?沒試過)
設備加設定費 8000台 * 20店= 16萬
不過,以後打電話回總部也不用錢了。

使用 Excel(或 相容 Excel)作業:
檔案直接傳到總部。數據清晰,統計方便。
員工要會用 EXCEL、傳 MAIL、傳 FTP…。若委外建製,系統建製費規劃 5000*20店 = 10萬

使用套裝進銷存:
月租3000 * 20店 = 6萬。

使用 ERP:
先繳規劃費再說

最後,老闆會說:傳真還是讚!
讚

賽門 iT邦超人 1 級 ‧ 2014-02-27 08:53:04 檢舉

iknowlab提到:
架設網路電話:(可以傳真嗎?沒試過)
設備加設定費 8000台 * 20店= 16萬

一店要8000"台"網路電話....總共16萬台....這可是超大型跨國企業的規模呀~~~

iknowlab提到:
使用 ERP:
先繳規劃費再說

阿伯...(奇怪,最近ERP召喚咒好像失靈)
會跳出來說..免費!!!掉下來的五粒鑽石都送你~~~
偷笑

總裁 iT邦好手 1 級 ‧ 2014-02-27 09:02:53 檢舉

simon581923提到:
一店要8000"台"網路電話....總共16萬台....這可是超大型跨國詐騙企業的規模呀~~~

汗

elf iT邦新手 2 級 ‧ 2014-02-27 18:52:48 檢舉

iknowlab提到:
最後,老闆會說:傳真還是讚!

讚

14
yesongow
iT邦大師 1 級 ‧ 2014-02-26 12:51:42

發給分公司員工智慧型手機

用手機拍照後,再使用LINE傳送到總公司的負責人員帳號!
or
在智慧型手機的LINE軟體,開立email帳號登入,並於公司電腦下載LINE for PC版軟體,

這樣就可以在PC上,使用email帳號登入LINE軟體,傳送PDF檔,DOC檔,EXCEL檔給總公司的負責人帳號囉!

看更多先前的回應...收起先前的回應...

Line +1

發智慧型手機就免了
公司不會花這筆錢的

elf iT邦新手 2 級 ‧ 2014-02-27 18:50:28 檢舉

這倒是真的..Orz
主管之前還在想每台電腦裝模擬器再裝Line。這樣就不需要用員工的Line了。
也不會換員工就要再換Line。
不過後來被我阻止了。

熊熊想起你 iT邦新手 4 級 ‧ 2014-03-03 12:14:52
【**此則訊息已被站方移除**】
elf iT邦新手 2 級 ‧ 2014-03-12 00:49:44 檢舉

不阻止會發生悲劇啊。落寞

showjack iT邦新手 1 級 ‧ 2014-03-28 13:42:12 檢舉

我的作法會是,

公司申請一堆 line 帳號, 而不准使用私人帳號並且上班必需登入此帳號
這樣方便業務溝通又不會讓員工光只顧聊天
而某一員工一離職就把密碼給換了
新接工作的人, 也馬上就能知道常需聯絡的是哪些人

至於 LINE 明明就有電腦版, 何必買智慧型手機咧

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花輪
iT邦大師 1 級 ‧ 2014-02-26 13:18:38

公司的 FAX 是哪一種? 桌上型 OR 複合機(MFD),機器多新?

MFD 用掃描很方便,掃完用 EMAIL、SMB、FTP、WSD(WIN 7)...各種 PROTOCOL 都可以。
若機器支援 INTERNET-FAX 用這免費,但要靠 MAIL SERVER 傳輸;較新型的還可以用 SIP FAX 把傳真放在網路上傳,FREE,只要有網路即可,但加裝要一點費用。

供參考~

okra iT邦研究生 3 級 ‧ 2014-02-27 16:03:11 檢舉

fran633提到:
SIP 點對點用既有的網路,傳真不花$,費用當然省,但加裝SIP是要花一點錢,但也只付一次。

讚!

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一級屠豬士
iT邦高手 1 級 ‧ 2014-02-26 14:17:57

海大你提的方案蠻多的.
另外提別的方案,例如:

peterkoo iT邦新手 1 級 ‧ 2014-02-26 14:38:55 檢舉

我推這個 XD

iknowlab iT邦研究生 4 級 ‧ 2014-02-26 21:58:28 檢舉

嗯,小雨的同學,比較熱心。

8
okra
iT邦研究生 3 級 ‧ 2014-02-26 14:58:04

建議用EVERNOTE FOR BUSINESS, 手機, 電腦,複合機都可以使用。

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Ken(Bigcandy)
iT邦大師 1 級 ‧ 2014-02-26 18:20:16

怎麼不用E-Mail?

要我是老闆,別想用IM軟體,除非能監控、簽署保證用於公務。

zuyan iT邦好手 1 級 ‧ 2014-02-26 18:37:39 檢舉

我有請人寫過掃瞄直接到emaill帳號的...
改成到FTP...好像更直接..

FTP到達不會通知,E-MAIL可以,且大家都熟悉操作,上手簡單容易

如果操作熟練,FTP比E-MAIL好,因為存檔較方便、方便查詢

架設一個網站最好,直接在上面操作,但是數萬跑不掉

10
zuyan
iT邦好手 1 級 ‧ 2014-02-26 18:39:41

終極的解決方案是...直接連線至總公司資料庫
打調撥單...
緦部就不用多一個人力再把調撥單打進電腦

看更多先前的回應...收起先前的回應...
okra iT邦研究生 3 級 ‧ 2014-02-26 22:52:03 檢舉

Internet of things!
比FAX費用多~

zuyan iT邦好手 1 級 ‧ 2014-02-26 23:41:06 檢舉

在台灣的話 2M/64K 只要234元
如果電話用個人申請月租70元 用公司 為300元
用個人名義的傳真 約可以再傳110頁(假設每次都只傳一頁) ..
用公司名義傳真....比都不用比了..

okra iT邦研究生 3 級 ‧ 2014-02-26 23:50:26 檢舉

掃瞄直接到 SIP FAX用 internet 比傳真費用省?

花輪 iT邦大師 1 級 ‧ 2014-02-27 13:31:36 檢舉

okra提到:
SIP FAX用 internet 比傳真費用省

SIP 點對點用既有的網路,傳真不花$,費用當然省,但加裝SIP是要花一點錢,但也只付一次。

zuyan iT邦好手 1 級 ‧ 2014-02-27 21:35:21 檢舉

fran633提到:
用當然省,但加裝SIP是要花一點錢,但也只付一次

試過 .T38 FAX 協定.....只能說..不太推,問題會更多..
有狀況難排除...

花輪 iT邦大師 1 級 ‧ 2014-03-01 22:59:51 檢舉

SIP 單純用 點對點 就好,這樣花費省很多,但要看現有 複合機 可否加裝!
不知Z大的難排除狀況為何?

zuyan iT邦好手 1 級 ‧ 2014-03-02 11:03:24 檢舉

有人說用事務機器(有網路可傳FTP/EMAIL功能)
簡單明瞭...
就算用租用的月成本也要..1500~2000

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chunte
iT邦新手 4 級 ‧ 2014-02-26 22:17:53

brother 有多功能複合機如MFC-6490CW,您可以在總公司架設一台FTP SERVER (可以使用免費的Filezilla FTP Server),然後20家店開20個FTP帳號,(您可以找有傳真轉FTP的更便宜的機種),傳真解析度為120DPI,掃描為300DPI

我相信版主的調撥單要對方簽名,所以不能直接在系統打單.

http://solutions.brother.com/Library/ug/cv\_dcp145c/cnht/html/sug/chapter4\_3\_4.html

elf iT邦新手 2 級 ‧ 2014-02-27 19:23:58 檢舉

查了一下價格,這mfc-6490cw一台的價格...
每個店都買下去的花費實在不少。

4
tomchun
iT邦研究生 5 級 ‧ 2014-02-27 08:11:54

就是把公司電話變成區網免費..請私訊我

我公司也是這樣省錢的!

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隨風奶爸
iT邦好手 1 級 ‧ 2014-02-27 08:49:54

評估時時是只想到從FAX模式的運作,應該要包含整個流程中工作的重複、無效率、紙張的節省、人員整理整頓花費的時間、儲存相關紙本資料的空間成本等等~

若單純將目標放在簡單的調撥單上,要寫一個WEB介面應該不難,架設的機器與需要的線路也不會超過幾萬元,累積省下來的金額與整體運作的簡潔性,應該會有驚豔的感覺~

當然,如果各分點原先連最基本上網的線路都沒有,那另當別論~
不過,現在一個營業場所,要完全不使用Internet,似乎也少了~

如果,找不到人幫你,來找我~不過,我只教你釣魚、給你釣竿,魚你要自己釣~

看更多先前的回應...收起先前的回應...
elf iT邦新手 2 級 ‧ 2014-02-27 19:11:11 檢舉

這樣看下來,我得跟主管討論一下簽名的部份要怎麼處理。

zuyan iT邦好手 1 級 ‧ 2014-02-27 21:38:24 檢舉

個人帳密啊!!
網路購物不是這樣嗎??

zuyan iT邦好手 1 級 ‧ 2014-03-02 11:05:09 檢舉

拍照傳e-mail不行嗎?? .........

簽名的部分,最檢的方式就是每一個人登錄系統的帳號,每一張表單經過異動時都需要有LOG紀錄異動的內容、時間、帳號,嚴格一點的系統,連誰去看都會記錄~
這看資料的機密性與需要的程度而定~
既然,每一個異動都又帳號與時間的紀錄,這樣,跟在實體紙張上鬼畫符有何不同?

對不起~錯字連篇~

6
marschou
iT邦新手 5 級 ‧ 2014-02-27 08:51:25

應該可以利用電子郵件即可吧!
各店應該都有電腦,僅需要將單子電子化就可以啦!

elf iT邦新手 2 級 ‧ 2014-02-27 19:18:22 檢舉

感謝,這部份就要再跟主管討論了。

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10284323
iT邦新手 5 級 ‧ 2014-02-27 10:14:25

有無統計一個點打到總公司的電話費有多少?
如果各點現在沒有使用網路的話,傳真是最省的(不計其他人力)
可以去和中華談各點安裝提供熱點,就可能不用花錢接網路,接下來用
voip gateway,電話傳真及打各點都不用錢~有電腦還可以用傳文件的方式處理

elf iT邦新手 2 級 ‧ 2014-02-27 19:17:38 檢舉

漏了說,各點都有網路跟電腦,會連線回公司查庫存。

10284323 iT邦新手 5 級 ‧ 2014-03-03 09:32:27 檢舉

那您的重點就在改變流程而不是如何弄才省錢了~
在現行架構上可達成的事,反而使用FAX的重點在那?

6
haur5
iT邦研究生 4 級 ‧ 2014-02-27 11:17:22

花錢買一台有SMTP的掃描器,接上網路線...就收工了偷笑

外點部分,一律都用掃描,檔案透過複合式機器傳送至總部指定收件人(E-mail)。
費用,只花你一台機器的錢...

另外可以考慮買複合式的(傳真、掃描、列印、影印、....)這樣應該啥問題都可以解決了!

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riches88
iT邦研究生 4 級 ‧ 2014-02-27 11:58:59

如果可以用 mail等方式,那他就不需要發問了
重點就是要用傳真

其實現在傳真設備或事務機,支援網路傳真即可
設定好之後各分點傳真,仍是用傳真方式操作
但傳真就會不用原先電話線路,而是走網路舊資料傳給對方主機

這樣就是維持USER端原來傳真習慣,但資料傳輸卻是網路,不需要任何傳真費用

看更多先前的回應...收起先前的回應...
elf iT邦新手 2 級 ‧ 2014-02-27 19:12:14 檢舉

有這樣的設備可以介紹嗎?
謝謝!

kmo iT邦新手 5 級 ‧ 2014-03-01 18:50:48 檢舉

好幾年前的多功能影印機就有此功能,只是每台機器要設定一個EMAIL帳號,機器會定時去收發,然後依設定列印或轉寄到EMAIL中,分店機器可以先設定總公司快速鍵,使用時先掃描文件,按快速鍵就傳過去了,我們公司是用RICOH AP2500。

花輪 iT邦大師 1 級 ‧ 2014-03-01 23:01:42 檢舉

elf提到:
有這樣的設備可以介紹嗎

現在每一家 OA 的廠商都有...

okra iT邦研究生 3 級 ‧ 2014-03-02 20:56:36 檢舉

白雪公主和七個小矮人~
FUJI XEROX + CANON, KONICA MINOLTA, KYOCERA, PANASONIC, RICOH, SHARP, TOSHIBA

elf iT邦新手 2 級 ‧ 2014-03-12 00:54:33 檢舉

感謝。
謝謝

10
alan64tw
iT邦新手 5 級 ‧ 2014-02-27 16:31:02

有一個簡單的方式,就是去註冊一個免費的空間(如google硬碟),各分店的需求單分別各建一個execl,每個execl設定開啟密碼(防止其它分店打開看),總公司有所有的密碼。這樣之後要統計需求量也容易。

10
kiwiaa
iT邦研究生 3 級 ‧ 2014-03-01 20:30:14

每家電申請一個 FREE DROPBOX 總公司的設定分享給所有分店權限 每家店檔案各自設定密碼

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sula3065408
iT邦研究生 1 級 ‧ 2014-03-03 11:23:50
  1. 不需要人工掃描,找一台fax modem接到linux上,直接叫電腦收
  2. 使用hylafax之類的fax server收,將收到傳真轉成e-mail傳給相關的人

如果只是要協同分店資料的話,也就是說沒一定要fax的話,如樓上所說用google硬碟是好方法。

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chommy
iT邦新手 2 級 ‧ 2014-03-03 21:19:39

以我們遇過的經驗:
1.若維持原傳真方式,sip和傳真合併使用是可省錢,但T.38 VoFax傳一兩頁還可以,傳太多頁穩定性不是很夠。
2.既然各點有網路,改用email+簽核的方式應最簡便省錢,簽核的部份可直接使用adobe pdf reader的文件簽署功能即可。
(若有安全性疑慮,可買acrobat + 自建web server,直接使用它的共用審核功能)

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heyday
iT邦新手 5 級 ‧ 2014-03-11 15:55:08

elf提到:
很有可能想半天,然後討論後就還是繼續用傳真...= =

若真得還是只能用傳真, 那就固定個時間再傳,..哈哈

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