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公司的ERP採購模組,要注意什麼呢?

ping9 2014-09-21 17:03:3723397 瀏覽

最近在學習公司的ERP採購模組
想請教大家一下
在學習採購ERP模組時
有什麼需要注意的嗎?
請大家多多提供
謝謝

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直播中
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助人為快樂之本
iT邦研究生 5 級 ‧ 2014-09-22 19:57:57
最佳解答

不同公司或企業,其文化與流程皆不同
建議:
1.請先從現有作業流程,看完請購管理作業→採購管理作業→進貨檢驗作業→進貨管理作業→請款作業..等

2.對公司流程熟悉後,再開始系統模擬與操作

3.從「心」歸零學習,多溝通多問
開心

=淺談請購流程=
請購系統主要功能為內部控管機制,請購人提出申請,再由請購單位主管審核,以確認此次需求的料品與數量正確且為必要的購買事件,而不是浮濫虛報的需求;待請購需求審核通過後,由採購人員對各家料品供應商進行詢價作業,確認該請購物件成本、品質與交期最適合的供應商,再交由採購主管審核,當審核通過後,才可開立正式的採購單。
請購流程的各項程序說明大致如下:

1.請購人提出需求

請購事件發生原因有以下幾種:

(1)現場製造中,所需原物料不足提出要求(臨時需求):現場實際用料耗損率過高,超過原設定預期的耗損量,故需要採購原料以補足生產用料,才能繼續生產。此種請購時間最為急迫,否則將會嚴重影響交貨日期。

(2)預見庫存不足提出請購要求(安全存量):預期近日庫存數會低於所預定的安全存量數,而需要採購備用。因有一定程度的儲備用料,發生意料以外的耗損時,可以有較多的緩衝時間,請購時間最為充裕。

(3)MRP物料需求(計劃性需求):因製造需要用料,而產生請購需求。此項特色為庫存積壓成本最低,有需要時才會採購庫存,需求時間是經過系統計算安排,請購時間充裕;但若是製造過程突發多餘的損耗,則會需要提出臨時需求緊急採購。

2.請購單位主管審核

請購人所提出需求的物料,必定是與自身職務所相關連的物件,其審核用意有四種:

(1)製造時,現場人員找不到某個必要用料,提出請購的需求,而單位主管會知道該物料在廠內可能在哪些地方會有庫存可使用,就不需要再請購新物料入庫,以減少庫存成本的積壓。

(2)所請購的物料數量,經由單位主管審核的過程,會依照經驗判斷這批數量是否適合,以避免買太多用不完造成浪費,或請購數不足使之後還要在重新請購,造成生產時間的延誤。

(3)確認請購物料是否正確,例如:螺絲釘有許多不同的尺寸,單位主管必須要確認此次請購物料規格是否正確,以避免採購錯誤的物料,使得產品交貨日期往後延遲。

(4)若請購的原物料與請購人職責範圍無關,就必須深入了解此次請購的原因為何,以避免不當的請購行為產生。

3.採購人員進行詢價

請購單確認後,即可交由採購人員接手維護更詳細的請購內容,因請購人只會知道該請購物料的基本資料(如:料號、品名、規格、所需數量與需求日期…等),而向哪家供應廠商採購或採購的價格…等資料,則是負責的採購人員才能確定。當採購人員接到請購單時,依照所需料品向各家供應廠商一一詢價,因物料的供應速度與價格經常是成正比,故採購人員需依照物料需求時間、費用成本與品質來選擇最有利的進料交易對象。

4.主管審核確認

完成請購單詢價後,再由主管審核確認是否可開立正式採購單。依各個公司管理層級不同,所設定的審核對象與審核條件也會有所差異(如:可能為採購課長、財務經理或是更高層級;另也有公司依據採購金額的高低來決定審核人員的層級)。當審核完成,則可準備開立為正式採購單。

5.開立正式採購單

經主管確認此張請購單可轉採購單後,採購人員即可依照此請購單,對供應商開出正式採購單,進行後續採購流程作業。

rose0912 iT邦新手 5 級 ‧ 2017-10-13 09:55:32 檢舉

BOM表展出的需求已經是一個蘿蔔一個坑 你前端的設定完善
例如MTO ,或是MRP的再訂購點設定的好 基本上審核的意義並不大,要多注意採購單的審核才是。

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smonkeyy
iT邦研究生 5 級 ‧ 2014-09-22 08:32:45

撇開軟體本身的差異不管
還是要看你的職務會決定要學習的重點囉
如果你是主管等級的
那應該比較注重審核的部分
例如採購價格是否有變動
這系統應該會有資訊可以差詢
進貨時是否與採購連結
會不會進了沒買的貨
還是採購1000PCS進1500PCS
甚至是進貨單價與採購單價不符之類的

如果是單純負責採購的話
那就是要注意到採購單資料的正確性
廠商/品號/數量/價格/交貨日期...等

如果連進貨也要負責的話
那只要與前端的採購單有連結好
後續就是注意進貨數量與發票相關資訊囉

貴公司應該會有相關流程可以參考
通常照著公司的標準流程走就可以了
也要與前輩或是ERP的管理者打好關係
這樣學習起來會比較輕鬆喔~~

Albert iT邦高手 1 級 ‧ 2014-09-22 13:45:19 檢舉

smonkeyy 大大說得很仔細
==
但是好的 ERP 會依據使用者角色(職務)去區分功能跟報表
就是所謂的[異常警示]報表, 超過計畫, 低於計畫(數量 交期 品質)
我們都會設計好讓主管(稽核/擔當者) 立即了解狀況

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youshiao
iT邦研究生 1 級 ‧ 2014-09-22 09:37:08

這是個開放式問題. 如果照直白式回答應該是, 你先想個學習目標, 在學習過程中, 時時檢視目標是否達成? 這就是要注意的部份.

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souda
iT邦好手 1 級 ‧ 2014-09-22 15:23:53

Step1 你們家的系統是哪一套.
Step2 找出系統模組的SOP.
Step3 向熟悉該模組同仁學習求教.
Step4 報名該系統教育訓練.
Step5 發出遇到的問題.

以上是建議您的方式,否則大家真的無法幫助您.

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shengfu
iT邦新手 2 級 ‧ 2014-09-23 08:31:03

Hi Ping9
如先前的樓友所言,都是很實際的切入方式,如果我是你,且我的腳色是IT.
我會先去找尋系統的SOP文件,例如Oracle/SAP/TIPTOP 等標準模組操作文件,先了解一下整個採購模組的操作方式,跟一些重要的Function,雖然模組之間環環相扣,可是通常會寫在SOP文件裡面的,大部分都是一些比較常用的功能,只要先看過就好.(如果你是Oracle ERP系統,可以私信給我)

再來你可以實際在測試環境,建立一張單據,從請購->採購->收料入庫 做幾張單據,你可能不瞭解何謂 費用/資產類別採購;promise date跟need by date的差異;還有一些採購的眉眉角角,但是這個動作可以讓你,至少能先了解,哪些資訊是建立請採購單到收料入庫是必要的,因為通常系統都會有防呆,必要資訊一定是必輸,你可以透過建立實際單據去了解什麼是必要的資訊.

再來由於你工作上的時間分配,我想不太可能可以讓你整天都在熟悉採購系統,當你基本單據會建立後,接下來可以看看一些你們現有的採購報表,看一下報表內容;或是透過一個又一個的需求,慢慢去了解採購的術語,等到你採購模組有一點點了解後,你再滲透到應付帳款模組,並從中了解供應商怎麼建立,採購的來源產生可以有哪些.

打這麼多,不好意思...感覺太囉嗦了,其實就是先抓重點,再慢慢滲透開,這是我的學習方法,如果有任何問題,歡迎一起討論囉~~

PS:Key User永遠是你學習Know how的最好對像,良好的人際關係,會讓你在請教問題 上更事半功倍.

souda iT邦好手 1 級 ‧ 2014-09-23 08:59:40 檢舉

任何的流程會依各行業別不同則有所改變,雖然會有標準流程作業,但相信你要學的是你們家的流程.
而不是眾多人提供的流程,輔導多家系統以來,流程總是一再確認和討論是否無誤,才會在系統上實施的. 若你真的無人幫助你我想可以請你們老大出面解決或是找其他方式幫助你學習. 若是在流程系統操作上遇到困難這裡的大大都是很樂易幫忙解決的.

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