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如何強迫公司員工使用公司的Email

請問一下大家,之前公司mail是外面代管的被其他人嫌到不行,一堆人通通改用Gmail or Hotmail

後來買了硬體郵件伺服器,測試兩個月都沒有問題都可以正常收發,但其他人還是堅持不用公司信箱,這樣會造成管理上的困難,請問一下有沒有好的說法或方式可以請他們回頭來使用呢?謝謝。

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ahwachen iT邦新手 5 級 ‧ 2017-06-21 11:50:46 檢舉
一、貴公司資訊單位的地位?資訊單位說了算?
二、如果不是,就先請示老闆,說明:
1、資訊安全的重要,避免外流
2、人員離職,與客戶VS供應商,往來的郵件傳承
三、只要老闆同意
1、用防火牆,DNS,只要你會的方式,鎖住所有對外能收發的PORT

四、同仁手機,自己走外網,這部分,就無解了~
一、地位0 XDD
二、1. 這就是我想要宣導的,但宣導要上簽至上頭上頭通過才可以發
2. 人員離職的往來信件,目前就隨風吹,什麼都沒留,所以我們才會買郵件伺服器要改善這些問題
三、這個我趁下班時間都做過只要上頭允許就可以直接做了,但就是我主管不知怎麼跟老闆說
四、我也無解
rodchi iT邦新手 5 級 ‧ 2017-06-21 20:39:55 檢舉
通通轉用付費的Gmail也是一種方式,不一定要自建Mail Server.
一台機器四萬左右可以用三~五年
G-Suite 約20~30個帳號一年 要七萬 Q_Q
上面不花,不然我前前間公司用G-Suite管理使用皆方便
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黃彥儒
iT邦新手 2 級 ‧ 2017-06-20 14:57:43

證明UX是很重要的XD,哪一台硬體Mail Server阿,如果介面太爛還不是一樣;收發信以外基本還要支援DKIM等安全性功能才算是好Server喔(笑

真要幹就買G-suit,介面與Google一樣就沒話說惹

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你好,買的是眾至MS-6400+,公司一半人使用都沒問題,但另一群人還是嫌收發很慢,只有Gmail即時、介面又方便這樣

im47 iT邦新手 4 級 ‧ 2017-06-20 17:36:38 檢舉

收/發很慢應該去了解慢在哪?及配合Log去找出問題出在哪~

rmko iT邦新手 1 級 ‧ 2017-06-20 20:04:14 檢舉

準備從防火牆著手喽!

很慢的原因是因為他們拿公司mail跟google mail比,說google秒寄秒收 公司的怎麼要等

工具的服務本來就是要作到提升團體效率,沒效率還用只是浪費團隊時間

因為$$的關係,不然其實我來的時候找了很多比現在這台好的機器或者G-Suite都是在我的選擇裡面,上面不準我也沒辦法

我覺得你的同事說法很腦殘, google 是科技公司當然有多資金投放 mail service (mail server + data line)管理得好是很正常的事, 畢竟這個是買錢的 service 呀, 為何還要用公司自己代管 / 外間的 mail service? 當你的 gmail 出現問題的時候, 老實的說 gmail 是否會立刻幫你解決問題? 另外有很多小問題例如哪一封信寄不出又或是收不到 gmail 會否助你解決? 電郵郵件誤寄到 spam 或在網絡中消失又能否立刻助你解決? 跨區郵寄經常收不到 gmail 會否能立刻 trace 到哪裏出問題? 因為 gmail 面對對象與問題實在太多, 根本不能滿足全部人的所有的需要。

其實昨天就發生了這個問題他們要我解決,所以我昨天才會提出這個問題跟大家討論XD,我一開始都苦口婆心 SOP通通弄好叫他們改用公司信箱但不用的就還是不用~~我一整個很難過= =

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魷魚
iT邦新手 3 級 ‧ 2017-06-20 15:03:10

軟硬兼施~
硬體:使用防火牆將應用程式類型裡的mail全部禁用,如果沒有應用層的防火牆,看看能不能從DNS下手。

軟體:發佈公告,基於公司的安全性考量,全面禁用非公司提供的mail,抓到提報上級或者抓來上資安課程。
另外搭配mail備份軟體,把公司所有進出mail做備份,這樣哪天資料外流可以追查。

這樣子管理層面就簡單了~當然實際可能會因為各公司政策有許多阻礙~提供你參考討論~

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您好,硬體方面我有跟主管討論過,但因為行業別的關係主管不建議我去禁用一些東西怕他們哇哇叫;看起來只能朝軟體方面下手了~~

魷魚 iT邦新手 3 級 ‧ 2017-06-20 15:10:40 檢舉

這部分你可以再討論看看,會建議禁用掉網路mail的原因在於,如果業務跟客戶間有什麼私下來往的話,你們會沒有紀錄備查。但還是依你們考量為主拉。

好的,我會在把這個問題在跟主管反應,看看可不可以強制,謝謝。

wwx iT邦研究生 1 級 ‧ 2017-06-21 09:23:50 檢舉

何必防君子呢?
人品不好怎麼防都沒用...
不一定是下層人員有問題,
也可能是管理層或經營層...
連技術核心都會被挖走...
也有被客戶(奧克)亂搞的

所以如何讓人心向著公司才是重要課題!
mail這種小事又何須太過堅持呢?

產品好,客戶跑不了
公司好,員工不會跑掉
(重點是人品要端正)

魷魚 iT邦新手 3 級 ‧ 2017-06-21 09:33:00 檢舉

我是認為嚴以律己拉,人品這種東西只能要求自己,別人就....隨他去吧。但要做到工作的本務,將建議與影響等報告上級,請他們定奪@@"

celiac iT邦新手 5 級 ‧ 2017-06-21 09:51:21 檢舉

用私人電郵不是太好吧~
公司有伺服器的話比較好管理
可以試一下禁止軟件

是呀~~我是把自己份內該做的都做好,他們有事要幫忙的請求我幫忙,但是防火牆想要多設一些東西主管會說話,所以要跟主管在多討論

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hsiang11
iT邦新手 2 級 ‧ 2017-06-20 15:51:47

一堆人通通改用Gmail or Hotmail
如果是用私人信箱這就有問題了 公司統一對外都應該使用公司網域
不能用一些奇奇怪怪的信箱跟外面客戶連絡
這樣很容易出大問題 前面有提過私下往來的問題
還有如果客戶或公司內部人員被其他人以假郵件詐騙 劫取貨款或機密 那事情就大條了
這一定要發布公司規定 用內規去規範
只要被查到就是懲處就對了!!!!!

另外一點反思 IT替公司規劃的mail是不是真的很難用
這就要跟每個user都聊聊天 去了解他們不想用的原因
是哪些功能沒辦法做到(很多公司希望IT要了解User的需求 甚至跟user很熟業務推廣順利)
一般用exchange跟gmail的公司還沒聽過有不好用的情況
評估未來是不是要導向G suite

其實這個問題我剛來這間公司的時候就發現了,但上至總經理跟部份主管級的因為不熟悉這方面設定或有些因為長期就已經利用私人信箱在對外連絡導致後來他們也不利用公司信箱去做收發動作,相當難以說服,而我的主管階級比總經理低,所以他也不知道要如何去反應。

當初難用是因為外面代管的關係,送去國外又送回來,連寄公司的人可能都要3~5分鐘才收的到,另一方面是他們利用Gmail去收公司信箱,Gmail沒辦法像outlook幾分鐘去檢查一下信,所以他們就反應很慢很慢這樣

orzzro iT邦新手 5 級 ‧ 2017-06-21 14:44:39 檢舉

公司防火牆 擋對外的連線 PORT 就搞定啦

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做工仔人!
iT邦高手 1 級 ‧ 2017-06-20 16:35:15

任何的資訊政策推動.經營階層主管的"實際支持"是很重要的.
但是一般經營階層的主管不懂"資管"也是正常.(他們能"了解"資管的工作內容就已經是很強了)
要完成這個任務有幾個重點:

  1. 說服經營階層(這是樓主主管的工作,但是樓主要幫 您的主管準備"說帖").
    重點:郵件備份的重要性,以及未來與客戶或廠商有爭議時的證據.
    前題:資訊人員要"確認"郵件備份是完整的
    (內對內/內對外/外對內均可以備到)
    執行:讓經營階層的手機/電腦均可以收發公司的mail.並且教他們判斷郵件來源是"內部"或"外部" =>這樣當有內部人員用外部信箱寄給經營階層時,就會被捉到.(如果power够,就請經營階層的人"約談"一下)
  2. 一般user:公司的帳號強制安裝於user的手機及電腦.也就是要跟gmail或hotmail 同步可以收信.
  3. 內部公告或通知郵件:一律只發公司內部帳號.(幫這些會發公告或通知的人員"移除"通訊錄中的公司內部人員的私人外部信箱.=>公司的內部通知不寄外部信箱.
  4. 更狠一點:內部寄私人的外部信箱時,一律退信.(這個要問眾至可不可以做到?)
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感謝大大:)

魷魚 iT邦新手 3 級 ‧ 2017-06-20 17:05:54 檢舉

我覺得做工大大有說到很重要的一點,資訊政策的執行往往不是小小的網管人員可以推動,但要做到將優劣勢、經費預估、可能產生的問題等去跟上級報告,讓他們去評估要接受多少風險。
不然哪天出狀況上頭怪罪下來,就真的變成挨踢人員了QAQ

hsiang11 iT邦新手 2 級 ‧ 2017-06-20 17:55:47 檢舉

說到郵件備份 公司有時不只是防外而是防內
內部也是有內賊會亂搞 出了事情的時候老闆又在那邊爆怒
沒有證據的話要你撈資料就頭大了
提告的話沒有證據哪告的成
有時候IT的所有問題都是人搞出來的 不是機器的問題
大公司出了收回扣的人 IT就要封存資料去找證據了

屁股已經準備好了 可以踢了

小魚 iT邦新手 2 級 ‧ 2017-06-20 19:04:45 檢舉

挨踢人員
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話說版大的主管也是資訊部嗎?
不然怎麼連這個也無法說服上頭。

主管是財務部Orz

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ak02
iT邦研究生 4 級 ‧ 2017-06-21 09:01:31

不用禁用,流量縮小就好了,而且愈小愈好,自然而然就不會用了。

好喔~我來嘗試看看

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eigen
iT邦新手 2 級 ‧ 2017-06-21 11:09:43

一、公司 EMAIL 代表公司門面, EMAIL很難用,表示公司很簡陋,所以有需要的人自然用自己的 EMAIL

二、公司門面重新裝璜了,但是第一印象已經固定了,你無力回天(這只有老闆能挽回)

三、大頭沒足夠的認知,你就別忙了,只是找自己麻煩討人厭。

※重點:老闆又不看 EMAIL 或老闆自己都用 GMAIL ,我說你又擔什麼心~~

也是XD 謝謝

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海綿寶寶
iT邦超人 1 級 ‧ 2017-06-21 15:47:33

我覺得關鍵在於「貴公司所有主管的態度」
只要「貴公司所有主管只使用公司email交辦事項」
自然大家都會被迫使用公司email
(或者同時使用公司和外部email)
如果貴公司所有主管發公告/交辦事項
都寄給員工的gmail/hotmail信箱而不使用公司email的話
(坦白說,這情形有點罕見)
那我良心建議
你就別淌這渾水了
主管都不在乎了
你趕快去做些主管在乎的事吧

哈哈~~我現在做的就是先以資訊安全跟資料保護為主
因為設備不齊全我就想先以能做的先著手囉

hsiang11 iT邦新手 2 級 ‧ 2017-06-21 16:11:07 檢舉

主管態度真的很重要 很多亂搞都是從主管先開始
公司的所有重要信件都只在公司帳號流通
不去收不去看 那都是員工自己的問題了

小魚 iT邦新手 2 級 ‧ 2017-06-23 07:58:18 檢舉

有跟主管反映過就好了,主管不接受你也沒辦法,出了事情損失也不是你損失,還是趁機會多學點東西吧。

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epee
iT邦新手 5 級 ‧ 2017-06-21 19:49:07

把除了公司外的Webmail或相關IP全部封了。

這個要研究一下 ! 牽涉到很多層面

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newkevin
iT邦高手 1 級 ‧ 2017-06-21 21:52:35

先期

  1. 幫員工設定

    1-1目前所有信轉寄回公司 自己的e-m
    1-2設定收到信轉寄回公司 自己的e-m

2 . 外寄所有東西一定寄一份給公司自己的e-m

  1. 幫員工作簽名擋 含職位e-m (順便備註請客戶附件也寄一份)

4......前三樣做到觀察怎樣在說吧

這個要研究一下

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msnman
iT邦研究生 3 級 ‧ 2017-06-22 11:02:24

個人認為你應該協助公司員工設定個人信箱,讓他們改用pop收信,而非使用web收發信。
基本上,在本機電腦上收發信的便利性與速度絕對比web來得快。如果慢那你就要檢討了!
而貴公司新購的mailserver應該是無法負荷同時50人上web開信件的,所以速度才會慢。
因此,總結就是快一點找一個好用的收信軟體給使用者用才對。

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我全部都設定好囉~~只是他們不用
目前公司只有約30個人所以還夠XD

msnman iT邦研究生 3 級 ‧ 2017-06-22 16:55:07 檢舉

這樣看來是大家都習慣使用webmail了,另一個就是隱私問題,但是,為了公司的資訊安全,可以試試幫助使用者設定外面的webmail的信都轉寄到公司的郵件伺服器,如此,在人員離職後可保留該員的郵件。新進人員一律規定使用公司的伺服器。

這個我要研究一下設定跟會不會有個資問題

小魚 iT邦新手 2 級 ‧ 2017-06-23 08:03:17 檢舉

員工的東西本來就是屬於公司的資產,
應該沒什麼個資問題吧,
員工本來就不該在公司用自己私人的東西,
(從資訊安全跟職業倫理的角度來說)
不過重點還是老闆的態度,
反正出了事情影響最大的是老闆,
老闆都不在乎了,
小員工根本沒有影響力。

p.s.
像我們公司管這個就管很嚴,
所有對外都是統一的出口,
你有什麼東西傳到外面MIS都看得到。

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terry8899
iT邦見習生 0 級 ‧ 2017-06-22 15:34:48

每一個資訊人員,都說自己的方式最好.
當出事情的時候,每一位,都推卸責任,沒肩膀
跑得比飛的還快
一副事不關己,沒有肩膀和擔當

我之前日商任職
底下就管好幾百台電腦
告訴你們~
結果行職務之便盜取資料收回扣的卻是這三種人

  1. 主管級
  2. 行政人員
  3. 資訊人員
    甚麼系統都沒用
    人品道德是非常非常重要
    學歷,不等同人品.

共勉之

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goodnight
iT邦研究生 5 級 ‧ 2017-06-22 22:12:20

如果你公司有中高;階防火牆, 可以把 webmail 鎖起來就可以了
而且你公司的 mail 可以設定收外部信箱, 最好你寫一份簽呈給總經理簽名, 然後公告
畢竟花了錢的系統不用很可惜

正常來說, 可以用outlook來收發信會比較方便

真的~我也覺得不用可惜而且明明沒有問題又可以備份

goodnight iT邦研究生 5 級 ‧ 2017-07-08 09:42:25 檢舉

把總經理搬出來很有用, 最重要的是公告, 鎖起來, 大家就乖乖的用了

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