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關於File Server各部門累積的龐大檔案資料

單位的File Server經歷多年,在各部門同仁的嘔心瀝血(努力往上塞檔案),人員離職(留下沒人知道及願意處裡的檔案),目前面臨空間不足及備分時間過長(完整備分一個周末跑不完)的窘況。
主管交辦去規劃整理一下檔案伺服器,擬個管理辦法,不能USER無限上綱。

想請教各位大大,大家是怎麼處裡檔案伺服器上,各部門累績留下的檔案(可能多年未存取異動)
,還有避免其再次發生,謝謝。

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1. 先根據修改日期,把檔案逐年歸檔
2. 製作資料成長曲線圖,看你要不要做到部門
3. 跟各部門主管討論成長趨勢,以及需求確認
4. 估算所需設備採購預算,根據各部門需求認列成本
5. 買兩組NAS,一組放歸檔後資料,一組放三年內資料
根據成長曲線確認三年內資料可以在五年內保持足夠空間
而歸檔後資料要考慮現有資料以及未來成長趨勢,保證有足夠空間
6. 採購設備施行儲存計畫
3CBrian iT邦新手 1 級 ‧ 2020-01-06 17:27:13 檢舉
我覺得這個要公司老闆下指令,讓各部門自己去清理

不清理的就設下容量限額,當他們自己用到不夠時就得自己去清理了
vc0528 iT邦新手 5 級 ‧ 2020-01-06 22:01:41 檢舉
空間不足, 在不移除檔案下,只能加硬碟了.
fileServer是用windows?
備份到?
找差異性備份軟體, 應該不會有備份做不完的事!
windows server 有一個robocopy 可以好好利用
runan5678 iT邦新手 1 級 ‧ 2020-01-07 09:32:52 檢舉
負面經驗分享.....
這大概很多公司都很痛,就算限制quota也不見得有用就是,
使用者會說不夠,又不見得會清,急用走申請制,
最後就是IT想辦法把空間生出來,該處理的東西還是沒處理到
froce iT邦大師 1 級 ‧ 2020-01-07 15:50:25 檢舉
滿了叫他們自己清啊,就跟狗大便一樣。自己養的自己負責。

另外我是建議改成像nextcloud這種,限額到各用戶,並且可以自己控管分享的系統。
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hsiang11
iT邦好手 1 級 ‧ 2020-01-06 17:28:07

這也是我很頭痛的問題
公司內檔案大多沒人要去管理,這一塊各部門主管都不會覺得空間是他們搞出來的成本
又沒有辦法秀給老闆看,常常發信出去叫各部門整理空間沒人要理
IT去處理刪除資料又怕刪到還有用到的
吃力不討好

所以還是我想還是要看IT的管理手段了,還有權限是否夠大了

1.把各部門資料盡量切成各部門資料夾 不要混用
統計每部門造成空間的使用量公告,是否造成浪費,以一座storage的報價
下去分析每個部門造成的成本,讓老闆和各部門主管也一起重視
2.IT主動幫助歸檔,一些看起來太久又不太會用到的資料
就丟到一個只有IT可以存取的NAS,
公告他們可以發信取回可能有用到的資料,但是一年後會刪除

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ckp6250
iT邦研究生 4 級 ‧ 2020-01-07 04:48:58

解鈴還需繫鈴人,誰拉的大便,誰去清。

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石頭
iT邦新手 2 級 ‧ 2020-01-07 08:12:27

目前我們公司也有這種情況,不過神奇的是IT管控的很微妙,他讓剩下的空間一直保持在很低的狀況下一直使用了很久都沒變化...雖然我是兇手之一/images/emoticon/emoticon25.gif

雷伊 iT邦好手 1 級 ‧ 2020-01-07 09:55:47 檢舉

同感,永遠都是紅條,就像夜市的沙威瑪,肉怎麼刮還是沒變少。

石頭 iT邦新手 2 級 ‧ 2020-01-07 10:48:12 檢舉

XD 因為有沙威核阿 會自動生長

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dscwferp
iT邦好手 1 級 ‧ 2020-01-07 17:24:33

其實在現在 資訊爆炸 大數據 時代
File Server 已淪為 垃圾場了
檔案分享都用 IM(LINE等) OR 雲端硬碟 了!
與其整理垃圾場
不如破而後立
建製 "KM知識管理" 系統
將有用的資料 整理成 知識
讓文件及資料不會淪為垃圾
請GOOGLE找找"KM知識管理" 系統
希望能找到解決您問題的方案
加油!

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