我們公司是使用鼎新WORKFLOW IGP

關於出現這樣子的話，我們就是照實際打單

在鼎新的系統上 如果是出現像您這樣的情況
採購單 數量100
進貨單 數量80 驗收數量80
採購單會是未結案

可能會再出現以下情況:
1.之後若有再進貨 再根據進貨時間在登打一張進貨單
採購單就會回寫自動結案

2.不再進貨，再登打一張採購變更單
一方面將採購單結案、一方面可以留下變更原因。

最後您這樣的情況
有的產業應該也會出現:
如:分批進貨、寄倉

這個問題的解決重點在於:
倉管 收到的貨是80個,廠商的送貨單上寫的數量是多少?
A.送貨單寫80個, 那就收80個, 剩下的20個視為未交量. =>採購人員應與廠商確認:後續還會不會出剩下的20個. =>不出了,就"採購單變更為80個" 或"強制採購單結案"(要看系統有沒有這個功能)
B.送貨單上寫100個.那倉管應先不收貨入庫.將狀況回報給採購人員.採購人員應與廠商"確認"少的20個是出貨時漏掉了,還是運送途中被"A走"了? (其實**採購的重點是告訴廠商:我們實際上收到80個,少的20個廠商要如何處理? **不管是被貨運或海關A走.都是廠商要負責-如果是被貨運A走也只有廠商可以跟貨運求償) 確認好後,倉管再入庫:80個(倉管一定要"確保"帳料合一)
=>最終又回到剩下20個廠商還會不會再出貨的問題上.(A的採購變更或結案)

PS:不應收貨100個再領20個.因為這種 貴司就要付100個的錢.(老闆知道會跳腳)

早前幫客戶倉管，有看過他們的處理方式。

他們是另開一個臨時單，並註明是哪一筆原單據。臨時單就依點交的數量開。
原單據就做取消動作。

其實我原本是在奇怪為何不直接改原單數量就好。
具當時了解，是為了保留數據。且可以統計不足量單的數量。
所以才用這樣處理。

另一家客戶，他們的系統有一種所謂的轉單。
原理跟上面一樣。也是另開一個新單。但原單據有所謂的轉單。

單純點的是有訂貨量跟實收量。這種的就比較單純了。

實務上的造成短收狀況如下:
1.廠商實際出貨少出
2.海關拿樣造成短少

上述狀況不論哪一項應該都是需要由採購人員與廠商進行協商
且責任歸屬應該都是屬於廠商那邊
理論上應該是需要由廠商將數量補齊

目前公司討論的作法大概如下，我暫時都不想採用，覺得應該有更好的方式
1.回頭修改採購單以符合入庫的數值。(這樣做會造成當初實際採購單內容以及中間發生短少的狀況無法顯示)
2.先按採購單入庫100，再做出庫動作去顯示廠商短少或海關取樣。(我也不想這樣做，因為在入庫80的狀況下，先做100我覺得不符合實際狀況。

先說第2種作法，如 前輩做工仔人! 說的一樣
入庫的數量應該就屬於實際收到數量
廠商應該也是根據貴公司實收數量進行請款
而後面的出庫註記應該屬於公司內部的操作狀況(責任)
已不屬於廠商的責任了吧(?)

再來討論第一種作法
不清楚該系統功能及採購操作流程
採購單"下"給廠商
如果採購單更改了，廠商那邊會不會也跟著更改?
假設作業上失誤不小心修改了錯誤的數量，又沒溝通或同步更新
而廠商又都已備貨得差不多了
沒有了紀錄等等相關資訊
責任又該歸屬於誰(?)
有紀錄留存，才能方便找出問題點

就以我司的流程上來說，沒有"直接修改"採購單內容的這個選項
如需"修改"，則是"刪除(作廢)"那一整個項目
(不是真的刪除，是將那一整個項目以紅線等方式代表已刪除(作廢))
然後在下方新增一筆正確的採購項目
並且更新版次
資料有個留存紀錄也知道有進行過修改，避免作業上失誤等等問題

以及如需修改還會牽扯到了修改時機等問題
比如貨物收發進來(就會有一張進貨單)
如果又已通過檢驗(又會有一張檢驗單)
為了方便，我司是都有在上方註記採購數量等資訊
如果沒有紀錄
這樣需要跟著修改的資料還蠻多的

原則很簡單.....你是領誰的薪水.....供應商..客戶..還是....?
沒有短收問題...倉庫的工作不就是收多少入多少???
如果供應商說,我等一下就補上數量...那就放在暫放區,等貨到再一批入(視規定的時間內退回)...
影響QC層面,幾抽幾....80可能抽4,100可能抽5...所以QC要怎麼抽...
被海關抽走...請提出證明,海關也不會抽走1/5那麼多.....就算是也會有保險理賠吧....
最後...只是單據之間的一對多慨念...沒什麼優缺點...

延伸問題...大部份問題都是超收或供應商多給一些

1.廠商實際出貨少出
2.海關拿樣造成短少

系統上系統採購單100，實際入倉只有80。

這是流程的問題
也是 那短缺20 的 $ 歸屬的問題
貴司討論好就可以!
然後ERP忠實記錄下來 事後可以查到就可以了!
沒有對錯!

我是老生管,我的建議同kmdodo8,
來多少就實收多少,確定日後不再進貨了,就用變更單回寫原採單,再把案子結掉

變更單是好東西,記住一定要說明變更原因,才不會造成自己日後回查或是離職後接手人員的迷思

有這些 有的沒有的，我們都直接問服務，服務和你講，最佳的處理方法。根本不需要上來問其它人。
選ERP，得選個服務好的，
我們選月租弄的，超低價，才600元。服務一級棒，有問必答。