推薦：使用 Power Automate 進行自動轉寄設定。當服務郵箱收到電郵時，觸發轉發的工作流程。獲取電郵群組內的成員電郵地址列表作為收件者，轉發電郵內容。

但使用此方法，寄件人電郵地址將會是 Power Automate 所使用的郵箱。因此，可以在轉發的工作流程中，加入「將原寄件人電郵地址，寫入到轉發電郵內文」的工作，避免丟失寄件人的資訊。

參考連結：Youtube

如果有用AAD可以自動做

以下為AI提供的步驟

在 Azure Active Directory (現在已更名為 Microsoft Entra ID) 中，要達成「帳號加入 A 部門就自動加入共用信箱」的功能，最標準且有效率的做法是使用 「動態群組 (Dynamic Groups)」。

簡單來說，你不需要手動設定「加入信箱」，而是設定一個「規則」，讓系統自動把符合條件的人抓進群組裡。

實作步驟：動態群組 + 共用信箱

這需要 Microsoft Entra ID P1 或 P2 授權（原 AAD Premium P1/P2）。

1. 建立動態群組

• 在 Entra 管理中心，新增一個群組，群組類型選擇 「安全性 (Security)」 或 「Microsoft 365」。
• 將 「指派類型 (Membership type)」 更改為 「動態使用者 (Dynamic User)」。

2. 設定規則 (Dynamic Query)

• 編輯規則，設定篩選條件。例如：

• 屬性：department

• 運算子：Equals

• 值：AA

• 規則語法會像這樣： (user.department -eq "AA")

• 這樣一來，只要新帳號 A 的部門欄位填寫為 "AA"，系統在幾分鐘內就會自動將他加入此群組。

3. 將群組關聯至共用信箱

• 方法 A (推薦)： 如果你的共用信箱權限可以授權給「群組」，請直接在 Exchange Online 管理中心將該動態群組加入「成員」或賦予「完整存取 (Full Access)」權限。
• 方法 B (自動對應)： 當群組成員擁有信箱存取權後，Outlook 通常會透過自動對應 (Auto-mapping) 功能，在使用者重啟 Outlook 後自動顯示該共用信箱。

如果沒有 P1 授權怎麼辦？

如果你使用的是免費版或基本版 Entra ID，無法使用動態群組，則有以下替代方案：

1. Power Automate (自動化工作流)：
   設定一個觸發程序，當「新使用者建立」時，檢查其部門欄位，若為 "AA"，則執行「將成員加入群組/信箱」的動作。
2. PowerShell 腳本：
   定期執行一段指令碼，掃描所有部門為 "AA" 但不在信箱清單中的使用者並手動補入。

關鍵提醒

• 欄位精確度： 使用動態群組時，新員工入職時的「部門 (Department)」欄位必須填寫得完全一致（例如 "AA" 不能寫成 "AA部"）。
• 延遲時間： 動態群組的成員更新並非「秒改」，通常會有數分鐘到一小時的背景作業處理時間。

您目前的環境是否有 Microsoft Entra ID (AAD) P1 以上的授權呢？ 如果有，我可以為您提供更具體的動態群組規則語法設定建議。