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鎮日瞎忙 不知用電腦做了哪些事?

每天少則8小時以上的工作時間,在辦公室裡使用了電腦、應用軟體、網路頻寬等一干資源之後,到底激發出多少生產力?究竟展現了何等工作績效?在Web 2.0應用聚落中,有1個名為RescueTime的網站,以「拯救時間」為初衷,提供了可助使用者一目瞭然掌握電腦使用狀況的免費工具,一經使用,員工便可全面知悉其在每個軟體、每個網站等工作環節上,到底分別花費了多少時間,進而有效實現高效率的時間管理,終至提高自身工作效率。

每當主管厲聲責問員工,瞎忙好幾天,該完成的專案何以仍原地踏步,成天窩在電腦螢幕前,到底幹了哪些事?此時縱使自問兢兢業業、俯仰無愧的下屬,仍不免一陣語塞,因為自身老是悶著頭做事,忽略了時間分配事宜,導致準備工夫做得太多,但收尾的功課卻做得不足,面對此一難堪場面,究竟該如何化解?有無好的辦法,可讓自己全盤掌控個人的時間耗費比率,從而藉由自我時間管理之最佳化過程,來提升工作效率?
答案當然是肯定的。1家位於美國西雅圖的網路公司-RescueTime,便已推出了1套專為Geek打造的Web工具,提供給有心做好時間管理的人們下載使用。

就RescueTime的特質而論,實與另1套具有相近功能的Wakoopa軟體,有某種程度的神似,它們都需要由使用者安裝1套Local端監控軟體,而且這些軟體也都支援Windows或Mac OS X作業系統,只不過,Wakoopa僅能偵測軟體使用狀況,然RescueTime則更進一步,可以偵測且記錄使用者在電腦上的所有操作行為,以及這些行為個別的對應使用時間,哪怕是流覽某個網站耗時多久,抑或讓電腦閒置了多少時間,凡走過必定留下痕跡,通通可透過事後的統計報表,從而一目瞭然。

持平而論,GTD(Getting Things Done)現今已蔚為熱門議題,而高效率的時間管理,更屬於實現GTD的進程當中,1個至為重要的環節,因此類似像RescueTime,理應不失為1套簡單易用、且具價值的GTD輔助工具,幫助使用者做好時間管理;畢竟上天對世上每一子民都是極其公平的,不論是達官貴人、抑或升斗小民,任何人每天都有24小時的時間可資運用,只要用心,就可將此一有限資源運用得更充實、更精采。

更值得一提的是,RescueTime也允許使用者針對特定的軟體或網站,標記相對應的Tag,舉例而言,使用者大可將所有攸關工作用的軟體、或者網站,通通以英文冠上Job、Office或Working…等等標籤,至於一些有助於本身學習、進修或充電的軟體或網站,另可標上Study、Learn或School…等等標籤,甚至可按照自身需求,把標籤的設置規則訂定更細膩,如此一來,當系統在進行數據彙整、並產出報表之際,便會依據這些Tag標籤來加以分類。

在此情況下,假設某一員工刻正執行A、B與C等3個專案,則其透過報表,便能得知自己面對個別專案,逐一花費了多少作業時間,甚至可比對其它標示「Play」或「Entertainment」等忙裡偷閒類型的統計報表,看看自己是否過於放鬆,從而導致公務處理時間的不足?如果事後確認工作進度延宕之主因,確實為瀏覽非關公務的網站耗時過長,使用MSN與友人閒聊的頻率過高,抑或打電玩而不知自制,那麼就該心生警惕,趕緊把時間分配一事調整得宜,以免又遭逢主管的暴跳如雷、破口大罵了。

當然,系統除能產生一些已標註Tag標籤的項目列表外,也能一併針對並未冠上Tag標籤的電腦使用行為,予以產生相關報表,其目的係讓使用者得以更方便地檢視,進而增加或刪減一些原本設置失當的Tag,與此同時,使用者還可按照日、調或月等多種時間象限,逐一檢視相對應的資料報表,而這些結果,皆會出現在並使用者專屬的個人RescueTime網頁之上,以方便作為個人時間規劃參考依據。

此外,RescueTime也允許使用者針對某些事務訂定目標,並因應這些目標而設定相關工作週期,譬如以1個行銷企劃專員而論,便可設定用5個工作天的時間,來完成名為「ABC專案」的企劃書撰寫工作,如此一來,只要5個工作日的期限一到,便可由系統自動協助評估其達成比率。(網址:http://www.rescuetime.com/)


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cheng
iT邦好手 1 級 ‧ 2008-05-26 09:52:40

看了大大的說明
感覺效率管理真的很重要
至少可以更瞭解每天或每週的工作狀況
再來逕行調整,確實可以讓工作更有效率唷
但是,也不是每個人都可以作適當的調整的
因為他們就是這樣的做事方式,沒法接受別人的建議
或只是混口飯吃,根本也不想要改變現狀
唉~小小抱怨一下.......謝謝大大提供這樣工具唷

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jerry640
iT邦新手 1 級 ‧ 2008-05-26 10:14:56

謝謝分享

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davistai
iT邦大師 1 級 ‧ 2008-05-26 10:44:54

做人力資源消耗分析報表應該還不錯吧^^

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john651216
iT邦研究生 1 級 ‧ 2008-05-26 10:59:50

這個很有用,有時間研究一下

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jease
iT邦研究生 1 級 ‧ 2008-05-27 08:44:18

還不錯的軟體~可以協助一些時間管理較差的人,使工作更有效率!

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fanylu60
iT邦研究生 1 級 ‧ 2008-05-27 19:34:35

謝謝分享

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jcck20008
iT邦研究生 1 級 ‧ 2008-05-27 22:10:02

3q

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yce701116
iT邦研究生 1 級 ‧ 2008-05-27 22:47:15

感謝提供此資訊

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w111927
iT邦好手 1 級 ‧ 2008-06-01 13:48:38

工欲善其事必先利其器,好工具絕對是it人員需要知道的啦!!

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