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我們正在管理專案

pmp

底下是摘自「PMP聖經密碼」一書作者序,道盡多少PM的心酸,與大家分享共勉
與其說「我們正在寫歷史」,倒不如說「我們正在管理專案」。想想看,真能在歷史上萬古流芳或是遺臭萬年的人物,不是英雄就是梟雄。ㄧ般市井小民充其量只是龍套,連叫啥名也無人知曉!但是即使是小人物的你我他,卻個個都是專案管理師,人人都正在為自己的ㄧ生做專案管理,用心地起動、規劃、執行、監控、以及結束一個接一個的專案,都希望能過一個幸福快樂的人生,這和專案管理師從事專案管理的流程(生命週期)沒啥兩樣。

或許有些人終其一生只是苦心經營細心地執行別人所規劃的專案,也有些人眼高手低,不斷地規劃專案,卻從來也不曾認真執行或監控過專案。不過絕大多數的人都是馬不停蹄地往返於整個專案管理的生命週期,不停地管理專案以期能因應外在環境的變遷,如質、如期、如預算地達成專案預定目標。所以說,我們都是專案管理師,我們正在管理專案。

專案管理的技巧是有高低之別,有些專案管理師覺得自己技巧不足,就不停地到處尋找能夠改善專案管理的特效藥。可惜的是,學了十八般武藝,般般卻都只能治標(頭痛醫頭、腳痛醫腳),對專案管理的風格(行為與態度)並無多大助益。要知道影響行為與態度的是深植在腦海中的「心靈地圖」,唯有修正心靈地圖才能徹底改善專案管理技巧。絕大多數的專案管理師從不曾懷疑自己所持的心靈地圖是否正確,甚至不知道它的存在。

專案管理師學習專案管理總是先從方法論學起,有些專案管理師會得意地炫耀他會CPMM、MPMM、UPMM、Microsoft® Project、Primavera®、PMBOK®等多種專案管理方法論(工具),甚至有些專案管理師還會综合各派學說自創一格。其實方法論學了再多,如果不去了解方法論所內稟的「思維模式」,是永遠無法改善專案管理技巧的。

專案管理的思維模式就是專案管理師腦海中的心靈地圖,每種方法論被發明的當初,都提供專案管理師看待外在世界的觀點或模型。當專案管理師使用特定方法論來管理專案時,正是透過該方法論所提供的鏡片(思維模式)來觀察外在世界。專案管理師所用的思維模式的適當與否,直接影響到他觀察外在世界以及解決問題的能力,也就是專案的品質。

管理專案必須隨時因應外在世界的變遷去變更,甚至擴充專案範圍,以滿足利益關係人的需求,才能維持高專案品質。良好的專案管理技巧包括選用適當的方法論和適當的思維模式,好讓專案範圍能夠容易管控,避免因範圍變更導致無法如質、如期、如預算地達成專案預定目標。你是否已經找到一套適合你的方法論和思維模式?

身為PMP® (國際專案管理師)ㄧ員,我選擇了「專案管理知識體系PMBOK®」做為管理專案的方法論和思維模式,雖然目前在台灣不到五千名PMP®。不過由於主辦PMP®認證考試的「專案管理協會PMI® (http://www.pmi.org)」經過近四十年的努力,如今在全球170多個國家已經有超過二十六萬會員,且這些會員都正共同使用同一個「專案管理知識體系PMBOK®」來從事專案管理的工作。有朝一日,專案管理能和法律、醫學、以及會計等專業ㄧ樣專業,不要小看全球PMP®這股力量,若能好好經營這個社群,假以時日必將造成「思維模式的轉移」。到時候PMP®也就自然繼律師、醫師、會計師之後成為受社會尊重的第四師。

專案管理知識體系PMBOK®是專案管理專業的知識總和。就像法律、醫學、以及會計這些專業一樣,知識體系取決於應用和推動它的從業人員和學者。完整的專案管理知識體系不但包括得到廣泛應用已經證實的傳統做法,也包括該專業新興的創新做法。換句話說,專案管理知識體系至今仍然不斷地在演進。目前坊間準備PMP®認證考試所使用的教材主要為「A Guide to the Project Management Body of Knowledge Third Edition」(簡稱PMBOK® Guide第三版或PMBOK®指南),稱之為「PMP®聖經」,也當之無愧。

按照PMI®的說法,這本PMBOK®指南的基本目的是辨識專案管理知識體系中被普遍公認為良好做法的那一部分。「辨識」指簡介而非做詳盡說明。「普遍公認」指所介紹的知識和做法在大多數情況下適用於大多數的專案,其價值和實用性也得到了人們的廣泛認同。「良好做法」指若能正確應用這些技能、工具、以及技術,確信可以爲各類專案增加成功的機會。良好做法並不是說這些知識和做法可以一成不變地應用於所有的專案;對任何指定專案,專案管理團隊應自行決定PMBOK®的哪些知識和做法是適用的。

作者在指導學生準備參加PMP®認證考試時,發現許多學員第一次接觸這本「PMP®聖經」的感覺都是「太超過了!很難唸ㄟ!」。的確,整本將近四百頁的專業教科書幾乎是字字珠璣,增一分太多,減一分又太少,如此曠世佳作,然不成是武林中失傳已久的葵花寶典?沒有功夫底子的凡夫俗子,如何能夠一窺究竟?

經過一年的研究,作者發明了一套解碼符號,套用在這本「PMP®聖經」的44張ITTO圖上,終於讓隱藏在PMP®聖經背後的密碼一一浮現。將這個發現實際應用在學員身上,讓他們有如接受大師灌頂一樣,在上完課後三週內順利地通過PMP®考試。現在作者更進一步將這些上課講義結集成為「PMP®聖經密碼 -- 國際專案管理師認證秘笈」ㄧ書,好讓更多的莘莘學子能夠用最省錢、最省時、以及最省力的方法,事半功倍地達成考取PMP®的目標。除此之外,透過「PMP®聖經密碼」ㄧ書,作者將PMBOK®所內稟的思維模式,攤在陽光下讓大家一起來檢驗,請你自己判斷,這是不是一套適合你的專案管理方法論和思維模式?

由於2008年底即將出版「PMBOK® Guide 第四版」,原本的寫作計畫是以新版為藍本。因為即使延到明年換題庫,針對「PMBOK® Guide 第三版」之PMP®認證市場的產品生命週期大概只有ㄧ年,是不符合經濟效益的。不過由於太多學員想趁改版前取得PMP®證照,
因此這本「PMP聖經密碼」是針對「PMBOK® Guide 第三版」而寫,限量發行。這是專爲ㄧ直有PMP®夢想卻又忙到沒時間上課的專案管理從業人員而規劃的圓夢計畫。


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