資料保存
完成前面幾項作業，對機關而言，個人資料管理與保護程度已臻極限，但對這些個資當事人以及政府而言，還不足。原因在於前面作業是站在機關的角度在看個人資料保護，但一旦發生個資事件（不一定是個資外洩），個資當事人要的是如何保證個資的後續安全，而法律要的是機關必須舉證已善盡保管個人資料之責任（這就是舉證責任倒置最嚴重的部分，因為舉證之所在，即敗訴之所在），所以，機關所有管理與保護個人資料之過程，都必須盡可能留下記錄、軌跡資料以及證據，以便能證明機關確實把個人資料當作一回事，所以，這一部分談的不僅是個人資料妥善保管，還囊括所有與個人資料有關之記錄、軌跡資料以及證據。
記錄與證據之內容類型
一般機關內會產生以及必要留存之記錄與證據之類型包括：
-書面
-電話語音
-錄影檔案
-電子形式（符合電子簽章規範）（電子表單、電子郵件、…）
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