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個資法Q&A - 7.包含個人資料之傳真紙本該如何管理?

包含個人資料之傳真紙不應獨立被拿出來討論,應是檢討這些紙本傳真是在機關營運的哪一個流程中出現。

如果是單純從印表機或事務機中輸出之含個人資料紙本,機關可以設置權限控管之機制,要求列印者輸入密碼後始能印出或是輸出時,在紙張上同時印出列印者之姓名,強化列印者之責任。但傳真是從外部送入,機關內部不一定會知道有人會傳真資料給機關,所以前述作法不可行。目前可行的作法:

  1. 每個單位設置獨立傳真機,而傳真設備放在各單位能控管之地點,並管制僅授權人員可以進出這些管控地點。
  2. 設置專責單位負責傳真設備之管理以及傳真設備之輸出,就像人力資源單位有專責人員處理員工資料。此傳真設備專責人員負責分派所接收到之傳真,並設置簽收記錄表,以確保每一張傳真能遞送至正確之負責人或部門。

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2 則留言

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richardsuma
iT邦大師 1 級 ‧ 2013-01-03 21:01:56

可以導入 FAX Server 方便控管!

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花輪
iT邦大師 1 級 ‧ 2013-01-04 09:50:48

現在的 fax 收發管理還要這樣做就太落伍了..

  1. fax out 可以直接用事務機的 print driver 直接送出,省掉印出再去機器掃描傳真的成本與時間。

  2. fax in 可以 直接進到事務機的 mailbox 再跑流程看要 email or smb or ftp 到指定的位置,甚至可以直接存放到 google drive 內。連印出都省了,還可以將一堆的傳真機台數精簡,技環保又省電兼省紙、省耗材,更不會佔用櫃子或桌面,真是方便,為何還要搞個 fax server!

  3. 事務機一台最多可以裝三線傳真,一台機器可同時收或發三線傳真,台數可大幅精簡,對機器、耗材與維修等管理上非常方便。

上述 2 的作法只有一個問題,收到的 fax 要由誰彙整、分發? 因為目前的 fax 無法判斷收到的fax是要給誰(部門)!

因為 fax 台數大幅精簡,線路也因合併而減少,當 fax in 被送到指定的位置後,勢必要有人分發,但因線路合併後意味著多部門共用fax的情況會導致沒有單位(人)願意做分發fax的苦差事,目前比較多的作法就是請要收fax的人自己去存放的位置找。只是,這樣會有資料安全性或隱私的問題..

什麼!太多,很難找? 那你們自己去協調找個人來管理!
蛤,客戶資料(機密)被別人知道了! 沒辦法,誰叫你們不願意管理,不然請高層決定!
蝦米~你的私人fax in資料被別人看到了! 這是公司的fax,誰准你公器私用的?

以上是目前有些公司的作法,提供大家參考。

因為事務機還是會有漏接的現象,尤其訂單漏掉,會被罰錢,
所以要考慮事務機的穩定性。

cyuwww iT邦新手 2 級 ‧ 2013-01-04 22:43:05 檢舉

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