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電子化的目的

電子化的目的,不是為了省紙、省錢,減少成本嗎?
可....我看見的電子化,人力沒少,紙張浪費更多,用電更兇...
這...有比較先進嗎?
電子化的目的,不是為了省紙、省錢,減少成本嗎?
可....我看見的電子化,人力沒少,紙張浪費更多,用電更兇...
這...有比較先進嗎?

從文件電子化開始說好了。人們從電腦上去完稿、列印,這中間,使用的電力,以及try & error的列印....多浪費了多少資源(金錢、人力)?
期望...人們不再把電子化當做省成本、節能減碳的藉口...因為...它真的不是。


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外獅佬
iT邦大師 1 級 ‧ 2013-04-14 01:32:40

辦公室最常見的就是...
一份文件幾十頁,只排版有問題....整份文件重印
難道不知道...雷射印表機,排放二氧化碳,嚴重污染臭氧層?
不知道...那些個紙張,需要砍伐多少樹木?

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ted99tw iT邦高手 1 級‧ 2013-04-14 10:20:53 檢舉

樹木砍久"樹林"就沒了,那我要搬去那兒...汗

5min iT邦好手 10 級‧ 2013-04-15 10:04:26 檢舉

slime提到:
源的

同感,電子化過程中很容易讓事情更複雜,結果讓各部門印更多文件來備存或是應付流程

ted99tw提到:
樹木砍久"樹林"就沒了,那我要搬去那兒

那就搬到外面去阿哈哈
外面 林口偷笑

ted99tw iT邦高手 1 級‧ 2013-04-16 10:42:56 檢舉

林沒了,就只剩口了...搖頭

echen688 iT邦研究生 1 級‧ 2013-04-16 11:09:39 檢舉

ted99tw提到:
林沒了,就只剩口了...

口也沒了, 俗稱滅口....... 失神

ted99tw iT邦高手 1 級‧ 2013-04-16 11:53:16 檢舉

echen688提到:
滅口...

為了一次福委會議,一定要玩這麼大嗎...翻桌

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slime
iT邦大師 1 級 ‧ 2013-04-14 08:32:53

這....應該是需要強化"規劃"與"執行"能力吧?

電子化只是工具的轉換, 但排版有問題, 表示"執行"的細緻度還需要加強.
至於規劃則是衍生思考, 哪些流程在電腦完成, 哪些事在實體作業, 以及中間的串連.

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花輪
iT邦大師 1 級 ‧ 2013-04-14 11:00:09

外獅佬說的大部分是事實,因為這是人的"惰性"與"習慣"使然,反正印公家的又不花自己的錢,老闆這麼摳,幹嘛幫他省錢! 不印自己的東西就對得起他(她)了。

史萊姆大說的也是。就我的觀察與體會,"執行"不是上頭一句話講了,底下就一定做得到,還需要透過一些手段或機制來達成(就是'規劃'啦)。

以我司來說,前年開始針對辦公室OA設備推"精實專案",全面換用最新式的多功能複合機,將複印、傳真、掃描、列印功能集中,一是減少機器台數(可省電、省空間、降低噪音、省IP與連接的線材、Port等,加上耗材採購、管理的簡化與維護廠商的單一化);二是配合員工識別證在機器上做卡片感應驗證,可以知道使用者每月使用的狀況來作成本分攤與管理,也可以控制各USER的功能使用與彩色複、列印的控管,甚至印錯的文件在卡片感應後也可直接在機器上刪除,不需印出,也可做到列印漫遊。在每月統計各USER、各部門使用量的狀況下,使用者或部門主管自然會注意自己或部門的使用情況並追蹤,印量(也不敢隨便印彩色)也就逐漸降低了。

另外,機器還可將FAX收到的文件利用SMB、FTP、SMTP等協定送至指定的公用資料夾或網路位址或人員帳號(現在還可丟到Google Drive)做進一步處理,連FAX的文件也不需印出,紙張也更省了。

再者,現在的列印都有所謂的"經濟模式",在不確定已完稿的情況下使用此模式,碳粉的用量會降低約一半,只是實務上沒什麼人在用而已,因為不是不知道就是沒人教,而那只是到DRIVER內打一個勾就可以做到的。

以上我說的就是我司的做法,讓我們HQ從100多台各式機器減少到15台,廠商、機型、維護、管理、操作全部單一化,好管理、不佔空間、減少CO2、O3等排放,印量也從一開始的10幾%,20幾%到現在接近省40%,效果真的呈現出來。只不過,老闆有沒有決心先花一筆錢投入,這就要看經營、管理階層有沒有遠見了。

iT邦幫忙MVPfran633提到:
遠見

我們家只有商周……汗

mrj iT邦新手 5 級‧ 2013-04-16 12:43:45 檢舉

iT邦幫忙MVPfran633提到:
從100多台各式機器減少到15台

從100多台各式機器減少到15台,效果很顯著哩 讚

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yyliu
iT邦研究生 2 級 ‧ 2013-04-14 14:32:55

公司啟用電子傳真數年,發現紙張使用沒有減少,反而變多.
使用電子傳真浪費 IT 人力,也占用了另一個 OL 花時間去分類轉送這些無署名的傳真.
辦公室的同事都怕出事被罵,原本只會有一份的紙本傳真,電子化後反而被重複列印.

至於減碳模式,常被使用者嫌字體不夠黑,而被停用.
不過現在許多的列印,都是租用機以張計費,整張全黑也是 0.3元.
就不管了,以免得罪人,飯碗不保 IT 難為!

花輪 iT邦大師 1 級‧ 2013-04-14 17:20:38 檢舉

所以<要改變 USER 的使用習慣,真的非常困難,要利用些手段強迫他(她)們來達成,這也是不得已的做法。

另一點;省下這麼多,也不見老闆做出...回饋,苦命的勞工~

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總裁
iT邦好手 1 級 ‧ 2013-04-14 16:30:36

既然電子化無法達到目的,那下一步是要離子化還是要...核子化呢??...汗

slime iT邦大師 1 級‧ 2013-04-14 17:52:42 檢舉

能讓員工"中指化"的就是省資源的方案.... XD

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花輪
iT邦大師 1 級 ‧ 2013-04-14 16:56:57

都好,不要...無子化,就好..汗

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slime iT邦大師 1 級‧ 2013-04-14 17:53:05 檢舉

西瓜表示....

總裁 iT邦好手 1 級‧ 2013-04-14 18:06:54 檢舉

葡萄建議....

花輪 iT邦大師 1 級‧ 2013-04-14 22:16:53 檢舉

一堆水果都無子化...要如何繁衍後代?

想想,若 番茄 也無子化,那會不會變...紅甜椒?!

西瓜無子化??!!那過年的時候要嗑什麼打發時間??

echen688 iT邦研究生 1 級‧ 2013-04-15 14:36:42 檢舉

wiselou提到:
西瓜無子化??!!那過年的時候要嗑什麼打發時間??

搖頭......... 冷

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richardsuma
iT邦大師 3 級 ‧ 2013-04-14 20:04:15

一切都從觀念開始,如果觀念沒改變,一切只會虎頭蛇尾。

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Albert
iT邦高手 1 級 ‧ 2013-04-14 20:56:53

wiselou提到:
電子化的目的,不是為了省紙、省錢,減少成本嗎?

客戶老闆說

電子化的目的

是花錢之後不用省東省西

只要省下 [顧慮心][擔憂心]

讓我不會為誰要 [辭職][擔心] 資料可能會交接不清不處

電子化的目的

說[殺]就殺
說[換]就換
說[派]就派

一切進度都在系統中

比省 100萬 1000萬 更值得

我們是全球最大開放原碼

讓老闆安心 [陣前換將] 的 ERP ...

也是讓老闆安心把 [土產ERP/Oracle/SAP ERP] 外圍 架空 換掉 的 ERP

管理資訊化

就是可以 [安心] 把一堆主管半夜立即撤換

花輪 iT邦大師 1 級‧ 2013-04-14 22:18:18 檢舉

albertachen提到:
把一堆主管半夜立即撤換

ㄚ北說中我的心聲了...簽名

5min iT邦好手 10 級‧ 2013-04-15 10:06:28 檢舉

驚暈汗

伊哇 iT邦研究生 2 級‧ 2013-04-16 10:33:03 檢舉

好見解 讚讚讚

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plums
iT邦高手 1 級 ‧ 2013-04-15 09:24:04

我們家的太子爺可謂是節省奇葩,空白DVD不准買、網路及電話接頭一次只能買十個、A4紙領用管得很嚴、為了怕訂書針遺留損壞影印機而不准使用釘書機...等等,真的是族繁不及備載啊!

MIS存在的價值就是為了拼命的縮減人力、物力,算來我們公司是少數的特例...

slime iT邦大師 1 級‧ 2013-04-15 10:32:41 檢舉

個人會想別的作法:

  1. 影印機只放新的紙, 不準放回收紙. (可以省掉一堆無謂的整理廢紙時間)
  2. 買可以切掉釘書針的碎紙機. (約 1 萬以上的機種, 沒事不要去整理廢紙)

而不買釘書機, 改買:
a. 一種在紙上打洞並反折, 可以簡單固定的小裝置. (約 $100 內, 草稿性質的用這種)
b. 厚一點的, 需要保存一段時間的, 用夾式的. (可回收, 拆裝也不算難)
c. 再厚一點的, 就用文件夾, 文件理一理就夾住.

因為釘書針不容易回收, 拆裝又不環保, 在小企業應該善用人力去找資源或省大錢, 太閒的人就應該改約僱或...., 而不要浪費再拆釘子.

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花輪
iT邦大師 1 級 ‧ 2013-04-15 09:26:57

那台影印機的廠牌是 賓利 還是 法拉利 的嗎?

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外獅佬
iT邦大師 1 級 ‧ 2013-04-15 14:10:46

嘆氣……每天下班前,看到打掃的阿姨,從每個部門拖出一整個黑色大垃圾袋……
裡頭都是廢紙,是的……每個部門一個垃圾袋,甚至更多……無言

ted99tw iT邦高手 1 級‧ 2013-04-15 18:38:37 檢舉

有些故事會從垃圾袋開始...汗

echen688 iT邦研究生 1 級‧ 2013-04-15 18:52:55 檢舉

ted99tw提到:
有些故事會從垃圾袋開始...

有些故事則在垃圾袋中結束...失神

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msit
iT邦高手 1 級 ‧ 2013-04-15 15:25:16

墊紙化的目的,只會浪費更多紙在墊紙

這讓我想起全國墊紙那個冷笑話汗無言

一切都是甘興的錯……Orz

ted99tw iT邦高手 1 級‧ 2013-04-15 18:41:37 檢舉

有時結果並不重要,重要的是人們總需要些藉口來幹一些事情...汗

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120131511
iT邦研究生 4 級 ‧ 2013-04-15 22:20:00

電子化有很多好處。
可以複製、傳送、容易攜帶、可以搜尋,
一台筆電可以放公司所有的帳冊或會議記錄....
往好處想....
老闆會有改變的一天(如開始習慣用IPAD或各種平板),
一聲令下
公司將不用花錢買影印紙,
不用再每個月付印表機租金,
辦公司不再有碳粉粉塵飛舞。

120131511提到:
開始習慣用IPAD

就祈禱不要摔爛....Orz

super747 iT邦研究生 5 級‧ 2013-04-16 10:16:57 檢舉

那也要一人一台吧,我們公司業務人員*12,資訊人員*3,財務*9,採購,生管,研發20人,課級以上主管約10人,大約買個50台
老闆臉會綠掉

120131511提到:
用IPAD或各種平板

會不會上班的時候...一堆鳥飛來飛去....暈

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外獅佬
iT邦大師 1 級 ‧ 2013-04-15 23:57:03

今天L開罵了.....
搞個員工旅遊而已....需要每個福委人手一疊,將近100頁的資料嗎?怒

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總裁 iT邦好手 1 級‧ 2013-04-16 07:41:23 檢舉

是一次要去半年嗎??..喜歡

老闆OS:開業績檢討會議怎麼沒這麼認真
踹共

iT邦幫忙MVPwiselou提到:
人手一疊,將近100頁的資料

D槽的檔案清單嗎?

slime iT邦大師 1 級‧ 2013-04-16 09:18:55 檢舉

對啊, 怎麼會要 100 頁, 我們的兩行就好了....

"擬辦理員工旅遊以資獎勵"
"再議"

7家旅行社,各報了8~10種國內外行程,再加上簡報
全部用email過來,然後每個委員用全新的A4紙張
各印了一份……

slime iT邦大師 1 級‧ 2013-04-16 17:55:17 檢舉

我以為這種規模只要把檔案放 server , 先列清單給委員看, 委員有興趣就去 server 看, 開會當天再就各方案評比就好.

super747 iT邦研究生 5 級‧ 2013-04-17 16:20:17 檢舉

slime提到:
委員有興趣就去 server 看

應該不是,因為委員也要問一下同事們的意見吧,各單位委員先張貼出來讓大家看,讓大家在上面簽名(有要做一張簽名單讓大家投票,這應該是MIS的工作),等定案後,資訊人員再用A1以上的海報張貼在公司公布欄;出發前,每人再發一本手冊,裡面要記載,必帶用品,行程時間表,活動內容,及用餐桌位,注意事項(首、尾頁還有承辦旅行社的愛心小語及笑話數則)

slime提到:
有興趣就去 server 看

對...就是請他們自己去福委會專區看....然後...人手印一本....Orz

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super747
iT邦研究生 5 級 ‧ 2013-04-16 10:10:50

自從三年前導入新的ERP,我們紙張的費用增加了2-3倍(增加二個文書員來KEYIN),因為公司主管們,也經過反覆思考與討論,最後結論是,電子流程還是要列印紙本,簽名蓋章後,保留下來
ERP顧問也說,這是"必經的過程",導入後再檢討,簡化流程~顧問來輔導費用一天是二萬台幣,跟紙張增加費用一個月1-2千元比起來,公司選擇浪費紙張,比較划算

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echen688 iT邦研究生 1 級‧ 2013-04-16 10:16:28 檢舉

super747提到:
公司選擇浪費紙張,比較划算

世界上好像很多事都是如此, 費了大量資源的結果, 還不如回到原點去.....偷笑

super747 iT邦研究生 5 級‧ 2013-04-16 10:19:29 檢舉

我們是製造業,不知道是不是只有我們這樣,其他的行業也是如此嗎?

ted99tw iT邦高手 1 級‧ 2013-04-16 10:44:08 檢舉

super747提到:
我們是製造業

是波音公司嗎?偷笑

前幾天看到新聞在評判太空包種植菇類……說要砍掉多少又多少的樹
可是,畢竟那還是少數人
怎麼就沒人評判過電子化砍伐的又有多少?

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Albert
iT邦高手 1 級 ‧ 2013-04-16 11:21:22

super747提到:
我們紙張的費用增加了2-3倍(增加二個文書員來KEYIN)

這系統一定是 [ ERP ] 核心系統
不是 ERP 輔助建立系統

一般大型公司 沒人會對著 ERP 敲資料
都是 外圍系統 完全確立 100%正確後才會轉入 ERP 系統

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super747 iT邦研究生 5 級‧ 2013-04-16 13:38:03 檢舉

我外出要打外出單,外出回來也要打單才能請錢,月底會計也要打出我的傳票據(最少三張單);
產品加工要打加工單,廠商送回也要收貨單;領文具要打單據,總務買文具也要打單;
業務接單要打單,生管製造產品,也要打領料單才能生產,倉庫人員檢料也要打單,不然會檢死人的(合併檢料單)
我真的無法了解?為什麼沒人會著ERP敲資料

super747 iT邦研究生 5 級‧ 2013-04-16 13:50:32 檢舉

倉庫檢完料,現場人員要打卡,主管才能知道東西生產到那裡(每個關卡都要打卡),零件不夠,也要打單據領東西,產品完成,要打正嘜,側嘜,貼條碼,打產品入庫單,我也不知打了多少單據;主管們只管產品完成出貨,單據是下面人的問題!

super747提到:
打卡

進出貨還要上fb打卡??!!
那……需要……啾咪……嗎?臉紅

super747 iT邦研究生 5 級‧ 2013-04-16 14:22:28 檢舉

SORRY,是用識別證刷卡,才知道花了多少時間?多少人力?產生多少東西?

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mwu4
iT邦新手 2 級 ‧ 2013-04-17 14:39:55

個人很想瞭解各位大大在電子化後如何不列印,直接進行資料的比對、程式的除錯、或其他的書面作業?或許個人還跟不上真正的電子化;因此個人還是需要列印出來,以方便思考。以上,謝謝。

弄成PDF或使用預覽列印...
現在免費的PDF printer多得是...
弄成電子檔不行嗎?
反正,電腦開著也是開著,何必多浪費紙張呢?謝謝

mwu4 iT邦新手 2 級‧ 2013-04-18 10:37:56 檢舉

獲得PDF檔不難;個人的問題在如果要同時在電腦、平板等裝置看兩份檔案時,容易遇到在顯示器上不易同時呈現兩份資料的狀況(不然字體會太小,不易辨識。)。當然如果可合併成一份資料就沒有問題;但有時會遇到未合併或不易合併的狀況。另外,如果合併後的資料過多,無法在單一畫面完整呈現,又會有上下左右移動的不便狀況。
謝謝。

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ff8oit
iT邦新手 3 級 ‧ 2013-04-30 10:26:29

電子化的好處,個人認為只是在於查詢及歸檔,無法立即有節省成本的效果出現

要累積多年資料後,未來花少許時間就可以查到重要資料,這個才是有意義的

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