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DAY 3
2

IT生活好辛苦系列 第 3

(續)到底什麼是SOP

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我沒有工作很久,但這幾年下來還是有人不知道什麼是SOP又或是SOP要做什麼?
暈
什麼是SOP?
標準作業程序(英語:Standard Operating Procedure,常縮寫並簡稱為SOP)是指在有限時間與資源內,為了執行複雜的事務而設計的內部程序。從管理學的角度來看,標準作業程序能夠縮短新進人員面對不熟練且複雜的學習時間,只要按照步驟指示就能避免失誤與疏忽。

從開始做MIS助理的那一天,我做最多的事情就是「寫SOP」
SOP很重要嗎?其實對那些跟資訊系統不熟的人還真的滿重要的!但怎麼的SOP才叫完整?因為我認為這是一件“非常難”的事!為什麼說非常難?因為每個人對SOP的定義絕對不同!同一份文件你拿給OP人員跟拿給工程師又或是拿給MIS看,每個人的反應都不一樣,但到底什麼是正確的SOP??

舉例:如果今天老闆請你寫一份「請假系統SOP」,你會怎麼寫?
登入系統->打開程式->輸入資訊->完成
但,你覺得這就是一份完整的SOP嗎?還是…
登入系統(輸入IP:x.x.x.x)->打開程式(程式名稱、圖)->輸入資訊(哪些必填)->確認->完成
那這個又是完整的SOP嗎?
這只能充其量說是Step By Step 的Procedure,但我們常會遇到很多問題
如:登不進系統、找不到程式、找不到工具 、要不就是手殘眼殘的輸入錯的帳密…一大堆鬼怪
但你幫忙處理完後他就會說:是嗎?我上次這樣用就可以;是你寫的不清楚吧…一大堆鬼話

所以說,是不是很難!?
那到底什麼叫「完整的SOP」?其實真的沒有什麼叫做「完整的SOP」,如同前面所提,到底這一份SOP對象是誰?如果是資訊人員,那可能就很輕鬆。但如果是該X的使用者或是其他OP人員(我這裡沒有影射的意思,因為我也常是那個該X的使用者),那就很辛苦了!

我只想說,要寫好一份好的SOP,我到現在仍然在學習!
我們只能在第一步先搞清楚看SOP的對象,再針對這些對象的操作模式寫出一份他們「可能」看的懂的文件!!!

哈,小妹淺見啦!Orz


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1 則留言

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總裁
iT邦好手 1 級 ‧ 2013-09-18 16:40:46

沙發

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sara0610 iT邦新手 5 級 ‧ 2013-09-18 17:06:04 檢舉

開心

總裁 iT邦好手 1 級 ‧ 2013-09-18 17:09:56 檢舉

要解決問題的手冊和SOP,通常我們會寫成兩本,這樣使用上比較方便。

sara0610 iT邦新手 5 級 ‧ 2013-09-18 17:27:30 檢舉

這時候寫成2本他們就會說:阿哪時候要看哪一本?…諸如此類的問題!!哈哈,好難做喔~~落寞

總裁 iT邦好手 1 級 ‧ 2013-09-18 18:19:57 檢舉

在SOP上附ref就好,如:帳號錯誤請參考OOO手冊...筆記

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