我朋友最近跟我闡述了一個慘痛的系統購買經驗，我覺得很有價值，特以第一人稱觀點描述記錄下來，本故事內容純屬虛構，與本人工作內容完全無關，如有雷同，純屬巧合。

 放眼過去我們向單一廠商採購了許多不同系統，期望該廠商為我們帶來『專業的顧問服務，有嚴謹安全務實且有效率的整合服務』，然該特定廠商一再的讓我們感受到失望與絕望。 下面我們來一一說明個別產品遭遇的困難與困境。


  第一階段我們購入了ERP系統，本著希望廠商提供『專業的顧問服務，有嚴謹安全務實且有效率的整合服務』我們配套購入HRM系統及贈送了BPM系統，另外ERP系統本身我們購置了所謂的"產業包"，卻導致大量基本的金錢計算出現問題，"產業包"本身的資料串連也是都沒t串連到位，舉例來說，採購單下達之後，系統原本應該會自動加總匯算預算耗用的情形才比較正常，但是交付的系統卻連如此基本的功能也無法達成，反映之後，第一位顧問總是回復：『產業包的內容無法使用客服時數處理』。 使用過程中，我們還發現對一些訂單的功能也有含稅、未稅金額異常的問題，作為客戶，如果買了系統，沒有買維護，這類的系統BUG真的不知道該怎麼算？
我朋友說產業包的"採購、預算、訂單、應收、應付、傳票…"  都有類似的基礎問題，交貨的產品很多時候無法自圓其說。
      配套購入的BPM系統不知因為什麼原因把人事系統的資料庫跟BPM系統裝在同一台，導致因為薪資機密的關係，管理人員無法進入系統充分發揮完整的功能，系統開發人員做完一張表單及流程後，居然還需要通知財務單位的人員，才能進入後續的測試工作。  而且每動一個微小的設定都必須要通知一次，非常不合理。 系統的設定方式繁雜，導致很多工作必須在不同的介面中作業，配合未完全授權給資訊人員的開發權限，導致專案進入一個主管對資訊人員失望『你很爛欸，都弄不出東西』，資訊人員對主管心理OS：『Unauthorize Method (401)…』，就拿ERP整合BPM的段落，拋轉架構檔完成後，就必須透過遠端桌面或網路芳鄰(網路芳鄰也要有人連進去設定…)去修改那份架構檔案，是需要修改調整的，廠商的『專業顧問服務』讓我們根本無法好好發揮產品價值。

  這裡如果是『專業的顧問服務』，在了解到我們想要節省SQL Server 購置成本的想法時，應該要把資料庫安裝在HRM系統那一台伺服器中，並且把設定一組帳密可以完全管理BPMDB，用這一組帳密設定給BPM使用就好，BPM管理員不要持有SA密碼，問題不就圓滿解決? !

  此廠商在BPM及ERP整合上，一直都只有提供ERP填單發起簽核拋轉給BPM簽核的功能，而無法在BPM上面填單取號，拋轉未確認單據，簽核完畢之後，再拋轉簽核完成狀態的方案。其實，也是有其考量的，這樣的架構，客戶必須要在兩套系統上都買足授權，而無法只購入價格低的BPM授權，這關係到每年的維護費用，兩邊都能收取。

  人事系統事後也證明，跟ERP的拋轉也就是人事基本資料的拋轉，想像中的薪資傳票拋轉，本公司也是沒有需要使用。後面還會提到這一點，該公司的系統其實除了ERP之外都非常封閉，原則上無法與其他系統協同作業。後來我們另外購置的其他HRM系統，全部的系統資料，經過授權後，都可以透過WebAPI進行讀取及操作，相比之下特定廠商的產品就很封閉。就連ERP的WebService都沒有固定課程及文件，好不容易來上課了，發給我們的文件內容總是在關鍵的地方(入口網址、程式名稱、操作步驟)有錯誤或沒寫，我不確定是不是故意的，反正您上課沒有筆記的話，或這份文件外流的話，光憑著文件，您肯定是搞不出來名堂來的。  這在後來購買的HRM系統及報表系統中就沒有類似的問題。就在上個禮拜，我僅憑著文件就把大約要上一天課的內容，自己弄出來。好的系統就是要做到這樣。

  ERP購置的時候，我們的備份方案因為公司有更專業的廠商可以提供服務，我們將備份方案轉包出去給其他廠商執行，結果就導致我們系統停止服務時，廠商一句"那是備份服務的問題" (資料庫LOG未成功產生)就把停止服務的系統丟給我們自己傷腦筋，事後證明是廠商的『專業的顧問服務』在系統維護作業及硬體建置規劃上，沒有做到專業等級，磁碟容量規劃一丟丟，動不動就會滿出來(目前已經是每兩個月就要清一次)，當天發生的情況，其實就是需要清理磁碟機上的空間出來，廠商『專業的顧問服務』就是撿到槍就丟? 要下班了就隨便從合約條款中找個方便的漏洞撒野？!

  ERP系統有一個配套的報表系統，用來列印憑證，廠商的專業安裝服務，替你把系統安裝上去之後，系統在單一使用者情況下，可以跑、可以印速度也正常，但只要一遇到多人使用的情況，輕則需要等待，嚴重的時候會讓你等很久，最後憑證還印不出來。這部份寶貴經驗也跟大家分享，要求客服窗口找報表技術人員進來巡檢：『報表暫存檔案是否定期清除？』『暫存資料表是否定期清除？』

總結第一階段的經驗：
   (1)  產品購入的前兩年，不要想著要省下維護費用，可以節省的部分就是產品使用者人數。
         第一階段就買少一點人數，最好只買基本單位，這樣可以節省維護費用。
         用這些維護費用讓廠商趕緊把基本的錯誤給修正起來。
  (2)   不要妄想廠商名氣多大？ 交付出來的產品一定會很有品質。  
         該做的測試計畫及系統測試還是要執行，連基本的A*B = C 都能有問題，想想就可怕。
         是人做的系統就能出問題。
  (3)   企業內部不可能不另外聘請該系統的專業人才，一套系統要熟悉的東西太多了，
         由外界引入人才絕對是有必要的。  光靠廠商想要把系統導起來，是不可能的，
         導入的過程中，我們有太多地方都得拐著彎，廠商的顧問只會給你制式答案，
         根本無法解決問題。
         這方面我們公司透過雇用了一個財會模組主要使用者及ERP系統顧問，
         這兩個關鍵角色可以解決很多問題。
   (4)  導入系統時，ERP會有很多顧問參與，跟合得來的顧問打好關係，你也可以考慮挖角
         對方顧問進入您公司工作，絕對是最有效率的解決方案，
         前提是您要確認：『他是會動手、能動手的顧問(可以改程式改報表)』
         不然有很多人是來了就想當君子『動口不動手』，廠商挖來的顧問先放一邊，
         有些人力市場招募進來的員工也很喜歡號稱顧問，就是妄想『動口不動手』。
   (5)  建議從主機、軟體、AP都跟同一家廠商採購及購置維護合約，讓系統出現問題時，不會有
         有其他的懸念。所有的資訊系統都應該要有磁碟空間監控的機制，不管是人為監控還是
          發送信件監控。
   (6)   系統環境的建置，應該要考慮到暫存檔案、紀錄檔案的存放位置，需要多大容量，後續的
          維護如何處理？ (可否刪除？  何時刪除？ 多久刪除?  怎麼刪除?)
   (7)   具備附件功能的系統，要注意附件存放的方式，可否使用檔案系統存放？ 怎麼備份？
          怎麼多掛載空間？
   (8)   對於系統的"產業包"方案，我建議一律都要POC(Proof Of Concept)演示一遍,
         徹底了解哪些東西內含？哪些東西不內含？ 評估是否要購買的關鍵是：
         『日後維護時，您得要從基礎程式 加上 "產業包" 內容進行維護。 其中，"產業包"的內容並
          不一定完全符合公司的需要。最後就是一堆未爆彈等著您去拆。而且為了這個產業包，
          我們公司被迫得要用超級舊版的系統，這部分也讓我們之後在定時服務及日常開發維護都造成問題。』
          四年後的現在，如果讓我們再選一次，我會『安排POC徹底了解"產業包"內容,如果真的完成度高，
          或具備參考價值才考慮購入，否則寧可從頭進行客製。』