公司的郵件服務出問題，不外乎三個主要原因 1.郵件系統版本或硬體過舊、2.網通設備異常(例如交換器或防火牆)、3.公司網路不穩定(例如自建低成本機房)。

傳統系統備援，會將郵件系統架構區分成主從架構 (Master & Slave) 一般而言會區分成Active-Standby & Active-Active 。較為經濟的作法是 Active-Standby 只要準備好第二台系統環境，不需要立即正式啟動 (non production) 只需要定期備份系統設定檔，根據第二台空間，甚至可以備份數天至一周的資料。當異常發生時，透過手動方式，修改 DNS-MX 或 IP 替換，由 Slave 變成為 Master 的角色持續提供服務。

Active-Active 顧名思義，就是同時有 2 台或多台郵件系統同時上線 (on production)提供服務，但因為要同時運行多台設備，因此架構上必須搭配 L4-Switch 透過交換器設定，提供 HTTP/SMTP/POP3/IMAP 的分流 (Load-Balance)，為了維持登入不同台郵件系統，因此架構上必須搭配 NAS 設備，提供各主機進行掛載維持資料共用。

但是上述備援服務僅存在於本地機房，意思就是如果公司機房發生狀況，如果沒有第二座機房提供服務，那就會產生服務中斷的問題。為了彌補本地機房的備援缺點，因此有異地機房的第二道保險的規劃，通常異地機房會根據公司想要還原的等級程度，匹配適當的設備跟機器。例如要提供 7-14天異地備援，那麼異地地機房至少要準備 2台以上設備，互為備援 (HA)，儲存空間的部分也要根據現有資料量可以跟主機房備份 7-14天的資料，因此成本也因需求不同而有等級上的差異。

小規模企業因預算考量，多半是單一主機服務或購買低價的硬體網路設備，不穩定或故障也只能等候查修回復，但查修時間就必須依賴廠商的處理時間，但故障問題區分難易度，不一定能夠及時恢復服務。中大型規模企業多半有規劃2台郵件主機高可用性 (High Availability, HA) 備援機制，但資安要求下仍會需要異地主機當作備用機的機制，但異地主機建置昂貴，不一定符成本需求。

近期雲端趨勢興起，不論是透過雲端虛擬主機 (ex. Azure, AWS) 或雲端備援服務 (ex. Openfind Cloud) 都可以讓 IT 規劃服務備援、資料備援的彈性選擇，選擇雲端備援有幾個優點，

1.雲服務快速導入
雲端服務的好處，就是不用從硬體建置階段開始煩惱，隨選即用，只要告知雲端服務商您所在網域及基本聯繫資訊等，做好設定後，即進入監控待機模式。

2.手動或自動啟用備援
根據不同需求的規劃，可以彈性設定啟用方式，例如平時是不會影響主服務收發，自動執行背景監控並會提供監控報表。一旦偵測到服務異常 (ex. SMTP 中斷) 狀況，即可主動簡訊告警，就可以立即進行問題釐清，確認是否切換備援。

3.服務以流量或次數計費
服務費用彈性，IT 人員可以有充分的時間排除主服務的異常狀況，讓員工在故障排除的等待時間仍可以進行郵件收發運作，維持溝通生產力。

郵件備援不只應用在服務異常，當企業機房面臨意外斷電、整修或設備升級汰換時，也可以提供服務支援，備援接近保險概念，雖然無法降低或避免事故發生，但能夠有效降低企業商務溝通上的損失。