過去常見的檔案分享方式，透過電子郵件、FTP 已轉變成提供網址 URL 方式下載。但是要提供 URL 前，首先要將檔案上傳到一個網路的儲存空間，而這個網路的儲存空間，對一般使用而言要先進行註冊取得空間的使用權限，然後在此網路儲存空間設定檔案的分享方式 ; 對企業用戶而言，可以選擇自建一套檔案分享系統或者使用雲端儲存服務，整合內部帳號系統，使用者就可以透過電子郵件帳號或者工號完成登入，基於安全性考量，也可以直接使用本機帳號密碼系統，跟內部帳號系統分開管理。管理功能的部分，自建跟雲端差異在於管理權限，自建具備 System adm 權限，雲端系統提供 Domain adm 權限，不論是使用自建或雲端系統，最重要的在於檔案分享連結的安全性，以下整理常見的分享連結機制。

公開分享連結 (Public Share)
表示任何網路使用者只要能夠取得連結，皆可以直接點選連結下載檔案，基於安全性考量，下載紀錄都被系統保存，同時也可以提供通知信通知檔案擁有者。雖然是公開分享連結，開啟該連結仍有其有效時間，有效時間到期後，該分享連結就會失效。

外部分享連結 (External Share)
跟公開連結分享接近的功能是外部分享連結，主要差異在於外部分享連結提供給指定的對象，因此在分享前，要先在檔案設定上將可以點擊連結的使用者加入指定對象，以現有做法，多以電子郵件設定為指定的分享對象。當對方透過電子郵件或即時通，收到檔案連結後，必須透過系統的驗證機制，例如下載密碼或者線上註冊取得授權的方式進行檔案下載。

內部分享連結 (Internal Share)
完全只提供同網域或同系統內的帳號進行檔案下載，由於為內部使用者，因此系統可以完全授權下載行為，收件人收到連結通知後，可以直接整合單一簽入認證 (SSO) 完成驗證後直接下載。系統除了記錄下載行為外，針對已進行下載或尚未進行下載的帳號，也會一起通知檔案擁有者。一般企業的教育訓練教材，很常利用檔案分享系統，來確認是否完成接收。

分享連結的安全政策 (URL Policy)
不論是公開、外部或內部分享，很重要的機制在於分享連結的安全政策，除了提供連結到期時間、密碼推送的基本功能外，進階功能包含來賓帳號系統，企業分享給外部(網域外)的使用者進行檔案下載，使用者需要先進到檔案系統完成系統註冊後，才能取得認證進行檔案下載，甚至需要綁定行動裝置，下載檔案不僅要驗證第一道密碼，還需要輸入第二道 OTP 密碼才能下載。所有下載行為都需要被系統紀錄保存。

透過連結安全管理，可以讓企業或檔案的擁有者更放心的分享檔案，但連結僅止於第一線的保護，檔案本身的內容並不在保護範圍內，因此企業如果要對檔案內容做保護，就需要思考其他的隱私保護解決方案，例如技術上已可支援浮水印 (Watermark)、檔案不落地只能線上預覽 (Preview) 無法下載等安全機制。或者第三方金鑰加密系統，可以有效限制檔案的開啟次數、列印或檔案開啟有效時間等。面對遠距辦公需求的興起，檔案分享未來將朝著整合協作編輯、即時溝通的方向進行跨系統的整合，相對衍生的安全政策，也將是企業數位轉型面臨的課題。