企業郵件管理為了降低潛在收信或誤寄風險，多半會盤點帳號跟員工的部門性質，針對需要對外溝通的帳號開啟對應的服務，最基本看到的作法就是利用登入來源 IP 來管控郵件服務的使用，例如限制僅能使用公司 IP 來登入 Web、SMTP、POP3、IMAP4 等服務，最新的技術是導入 BOYD 的概念，不僅止從 IP 來限定，更加入的裝置的綁定，例如該等級員工帳號僅限制於公司 PC或綁定的手機進行收發。隨著企業應用情多元，在郵件帳號收發管理上不僅止 IP、裝置綁定管理的情境，還包含收發權限的管理，例如

郵件帳號僅能網域內收發

此權限適合員工的郵件主要在公司內部 (Internal) 溝通，不需要對外收發溝通，為了減少收信風險，可以關閉收外部信件 (External )權限，所有收發僅在公司網域內進行。除了避免員工收到外部垃圾信或病毒信的干擾，被設定權限的員工也可以不用擔心誤寄到外部網域。

郵件帳號限同一系統內收發

此權限偏向大型集團或企業應用情境，當企業擁有多個網域 (Multi-domain) 下，針對部份員工需要對不同分公司或組織需要互相溝通，但又不需要對外部網域（非集團所屬網域）進行收發，就可以透過此權限政策完成，實務應用上例如臨時性或特定跨組織專案成員所屬郵件帳號。

收信跟發信權限分開管理

此權限偏向企業的特殊應用，根據不同帳號用途設定對應的權限，例如客服專用帳號僅能收信，不能對外發信，或者其他系統帳號例如事務機，僅需要通知內部員工，不需要對外收信，因此帳號權限可設定限網域內發信，不允許收外部信件。也有一種應用情境是為了某個特殊專案新增的臨時帳號，限制不能對外發信，限對網域或系統內 (多網域) 收發信。

依據收發信權限處理信件的接收，不符合收信或發信權限而被拒絕接收的信件，會退回原寄件人或預設轉送到指定的監控信箱，雖然透過 IP 設定、裝置綁定與收發權限已可以符合多數應用情境，但對於資料內容的管控卻是比較不足的。就曾有企業發生高階主管不小心將機敏資料 (例如員工薪資列表) 誤寄給一般員工，產生管理上的爭議。要避免發生這類的內部資料外洩問題，建議會需要搭配對應的稽核系統，可針對郵件全文、附檔加入關鍵字或適合的攔截規則與放行處理，才能夠有效預防。