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【工程師的問題解構流程】方格筆記本 : 黃金三分割 & 思維模型

要思考 還要知道如何思考

大綱

  • 新人的問與不問 !?
  • 方格筆記本之思維架構
  • 黃金三分割法
    • 事實
    • 思考
    • 行動
  • 方格筆記本 A4 紙張應用
  • 客製化解決問題筆記方案
  • 冷靜,你是名工程師 !

新人的問與不問 !?

職場上的新人,通常會有很多疑問,問與不問之間,很難拿捏

問少了,做錯

會被責問 為什麼不問?

問多了,覺得煩

會覺得,這種問題也要問 ? 問題怎麼這麼多 ?

新人覺得前輩難相處,前輩也覺得新人態度不好

在這個問題上,我認為,身為經驗較豐富的前人,是有責任,去引導後人的。

你希望新人在問問題之前 可以先**「思考」**一下。

但你卻沒有告訴他 「如何思考 ?」


方格筆記本之思維架構

過去,我也曾是個職場新人,但環境不允許我問題很多

因為當時的公司,只有我一個軟體工程師,會寫 Android

其他的同事,大部分是,電子工程師

跟軟體相關的就一個,也不會寫Android。

一切只能自力更生,自力更生,不是壞事,會幫助你培養「工程師性格」

工程師性格

遇到問題 想研究得非常清楚

(副作用 : 容易擅作主張)

在自力更生的過程中,我發現,有一本書籍:

「為什麼聰明人都用方格筆記本?」

書中有個**「黃金三分割法」**是寫筆記的核心架構

我認為,它也是個解決問題的思維模式


黃金三分割法之一

黃金三分割法,具體來說將筆記分成三大部分 :

  • 事實
  • 思考
  • 行動

「事實」

就是先把所有你知道的事情先寫下來

舉例來說:

我的父親,是個機電工程的老闆,他會要求他的員工,在上衣的口袋中放紙跟筆,

師傅在交待任務時,記不住的話,就要把它寫下來。

這個道理很簡單:

如果連問題是什麼都不清楚的話,更不要論解決問題了

而在進一步來說,軟體資訊業是個高度腦力密集的產業,

如果產品不正常運作的話,實際上問題發生的原因可能非常複雜

你要紀錄的可能是:

  • 主管說了什麼 ?
  • 維護工程師說了什麼 ?
  • 協力廠商說了什麼 ?
  • 客戶的原話又是什麼 ?
  • 線上程式的版本 ?
  • 程式畫面的截圖 ?
  • 程式運行的日誌紀錄 ?

所有關於,跟這項任務有關的資訊,都有可能是解決問題的關鍵


「思考」

依據已經發生的事情,分析問題

問題可能很簡單,也有可能很複雜,但目標就是要簡化問題

最簡單的簡化方法

「二分法」

刪除篤定不可能發生問題的地方,留下模糊不確定的部分 !

如果刪除到最後,無法再切分,那麼通常代表已經找到問題點。

無法用二分法可以輕易解決

借助前人的知識,進行頭腦風暴

經典著作

  • 孫子兵法
  • 好策略,壞策略

書籍中有很多原則方針 可以很好的幫助思考

而我最常用來參考的是:

史蒂芬 柯維的 「與成功有約 - 高效人士的七個習慣」

  • 第一個習慣 -「專注做好你能控制的事」

例如:

  • 報修時語焉不詳
  • 開發時規格不明確

你不能控制的事情,其實你也不用去理他。


「行動」

根據分析的結果,規劃任務

任務可能的情況:

  • 因為資料不全,請提供資料的人,再補齊資料。
  • 根據現有的資料,查不出問題,要再增加日誌追蹤。

此時,如果不確定要執行的動作,是否正確,
可以將得出來的結論,去詢問主管或者是前輩。

新人在此時,詢問的動作有兩個含義

  • 第一個含義:「授權」- 避免錯誤時,出現為什麼不問的質疑聲
  • 第二個含義:「學習」- 如果在思考中存在誤區 沒有過來人的經驗指點想破頭也不可能導正回正確的軌道上

而且我相信,已經經過頭腦風暴,思考過的問題,你在這一單點的問題上,

有可能是比你要詢問的人更佳熟悉,反而是你可以點出他思考中的誤區。

討論的意義

透過不同的觀點 消彌個人視野的局限性

方格筆記本 A4 紙張應用

方格筆記本,筆記三大原則:

  1. 使用方格筆記本 - 精準定位文字在筆記本的位置
  2. 寫上「標題」- 準確定義筆記要呈現的文字內容
  3. 使用「三分割法」- 剛才說明過的內容

知曉了方格筆記本的元素,以及背後的概念含義,方格的筆記本就不在是重點!


A4 紙張

橫放

  • 從右下角開始,間隔 7.5 公分,在上面畫三條直線
  • 從底部開始,間隔 5 公分,在上面畫三條橫線
  • 一共切分 16 個方格

A4

切分完後,你應該會發現,頂部的方格較大

這是因為 A4 紙張(29.7 x 21)等分的話,間隔長度就不會是整數

  • 29.7 / 4 = 7.425 cm
  • 21 / 4 = 5.25 cm

此空間,可以作為標題的擺放位置

  • 「方塊」的形狀作為大標題的符號
  • 「三角形」的形狀作為一般標題的符號
  • 「圓形」的形狀作為子標題的符號

title

「事實」的部分

從左側開始向右撰寫,方格空間不夠就直接擴展到下一格,單頁空間不夠就直接擴展到下一頁

fact

「思考」的部分

使用箭頭的方式進行「思維的推導」

  • 較細的箭頭代表的是推導的流程
  • 較粗的箭頭代表的是得出的結論

個人只有定義這兩類,可以再依據你的需求客製化

think

「行動」的部分

  • 撰寫在最右側
  • 由上至下列表出
  • 十項最重要且立即可以執行的事情

action

如果到這時,對於要解決的方案,還有疑問的話,就拿著這張紙,去問主管或前輩,
相信看到你這麽認真,也會以相對嚴肅的態度為你解惑。

客製化解決問題筆記方案

方格筆記本的思維架構,可以使用更多種方式呈現:

  • A4 紙張
  • 繪圖板
  • 白板
  • iPad + Apple Pencil
  • Apple 備忘錄

都是紀錄的一種方式,只是在彙整時,我會將文字紀錄到 Markdown

並且依據重要性 進行 git 版本控制。

這部份是要說明,可以照著這個思維架構,去客製化一套,個人解決問題的筆記方案。


冷靜,你是名工程師

當下次再遇到難解的問題時,除了可以用這個方案標準作業以外

遇到不知所措的新人,你可以跟他說 :

「冷靜,你是名工程師」

(電影 : 決戰中途島 - 航空母艦沉沒,指揮官對慌張的下屬說 : 「冷靜,你是名軍官」)

然後,拿出一張 A4 紙張在上面畫線,跟他說明解決問題的思維架構。

在此刻,你在他心目中的樣子,就高大了起來,因為你不僅是個和善的前輩,還是個具有影響力的前輩。


參考資料

實體書籍

  • 為什麼聰明人都用方格筆記本
  • 與成功有約 - 高效人士的七個習慣

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