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該如何證明資料曾經存在?

第一次發言, 請各路大神關照.

公司需要定期作資料庫備份, 備份用的電腦OS為Win 7及Win 10, 但是設備與軟體都是外包廠商給予的. 而每次備份時, 都只能作資料庫全備份.

譬如, 定期備份都是以1GB成長, 備份資料夾就會有以下檔案:

第一次備份後檔案夾留存
1.備份.2021.01.01 (Size:1GB)
第二次備份後檔案夾留存
1.備份.2021.01.01 (Size:1GB)
2.備份.2021.02.01 (Size:2GB) -- 含: 備份.2021.01.01
第三次備份後檔案夾留存
1.備份.2021.01.01 (Size:1GB)
2.備份.2021.02.01 (Size:2GB) -- 含: 備份.2021.01.01
3.備份.2021.03.01 (Size:3GB) -- 含: 備份.2021.01.01, 備份.2021.02.01

...以此類推, 導致硬碟有大量重覆性數據, 而公司也總不能一直增加硬碟容量...

工程師建議可以留存最新備份, 畢竟每次備份都會包含以往的紀錄, 但因為資料是需要留檔備查至少3年, 如果只保留最新備份, 如何能證明資料曾經有過備份?

本來是想用小畫家擷圖證明, 畢竟Windows本身能從檔案總管看出: 名稱, 修改日期等. 可是備份檔案夾裡面又包含了許多子文件夾, 視窗沒辦法一次print screen所包含的所有子文件夾.

請問各路大神能給些建議嗎?

感恩大德!


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黃彥儒
iT邦高手 1 級 ‧ 2021-05-24 19:32:32

留檔備查 三年應該是三年內的資料你挖的出來就好了吧

看更多先前的回應...收起先前的回應...
guessvic iT邦新手 5 級 ‧ 2021-05-25 02:59:28 檢舉

黃大大您好,

雖然是能夠挖得出來就好, 但畢竟定期備份是必須的. 譬如本週備份了全資料庫, 數據也挖得出來, 但這如何能證明上週也曾作過備份呢?

我試想過, 擷圖廠商軟體內的追蹤稽核紀錄, 以佐證備份曾經在指定時間內執行過, 搭配至目前為止所有備份檔案夾的擷圖, 來嘗試證明備份曾執行與存在的事實. 但這樣做貌似也沒有辦法客觀真實的證明這些過往沉餘備份檔案的數據完整性, 畢竟截圖只能相對說明曾經存在, 卻無法在需要被稽核時, 開啟過往特定的備份檔案夾. 雖然最新的備份一定包含過往的所有資料, 但感覺就是會被刁難...

無限迴圈中... Orz...

黃彥儒 iT邦高手 1 級 ‧ 2021-05-25 13:44:41 檢舉

證明有備份?
備份存在不就是證明有備份了嗎?
如果你是指,上個禮拜也有「做過」這件事,你可以把操作截圖,放PDF加上時戳。

guessvic iT邦新手 5 級 ‧ 2021-05-25 16:13:31 檢舉

黃大大您好,

目前遇到的瓶頸就是過往的備份已經超出上禮拜的週期, 甚至更為久遠, 且沒有操作擷圖, 唯二只有備份檔以及手寫紙本記錄說明時間等等之類的訊息... 對於目前接手的我來說, 要用紙本紀錄來佐證電子備份曾經存在過的事實... 當刪除過往備份檔後, 紙本將無任何可信度了.

黃彥儒 iT邦高手 1 級 ‧ 2021-05-25 16:16:53 檢舉

有很多嗎?
如果沒有,或是用AWS,他提供的冷儲存每GB每月只需要0.004美元
也就是1TB的資料放1個月約4美金

黃彥儒 iT邦高手 1 級 ‧ 2021-05-25 16:18:49 檢舉

其實我覺得這是政治問題,不是技術問題;換句話說,你可以蒐集一些方案所需的成本,像是丟雲端、磁帶、燒光碟需要多少錢,說不定上面看了就說不需要備份了

guessvic iT邦新手 5 級 ‧ 2021-05-25 16:39:19 檢舉

黃大大您好,

每周重覆算3G的資料備份, 暫且不提資料大小是逐步增加.

3GB * 52周 * 3 = 468GB, 其實單以此來看待的確不大. 可是我們還有其他機台, 還要算上原始資料的大小... 長遠來看容量總是會不夠.

剛剛還與主管溝通, 先說明早先回覆您的佐證方式, 然後就被反問說那如何證明曾經的資料大小一致 (難, 當時只有紙本記錄, 沒有擷圖佐證當時每一次的備份檔大小). 就算最新的備份包含了以往的備份, 當刪除過往備份檔後, 該如何證明以往的備份曾經完整備份過, 且與原始資料一致 (包含大小, 開啟備份檔比對數據等等), 等等等等....

剛剛還了解到, 數據備份是需要留檔備查5年... 且5年後是需要燒光碟或是把這些檔案放到其他地方去, 總而言之, 就是不能刪除... Orz... 浪費了多少容量...

黃彥儒 iT邦高手 1 級 ‧ 2021-05-25 17:41:23 檢舉

你能做的,就是提出方案,以及成本
剩下的就不是你做不到,是公司花不花的起的問題而已
AWS的封存服務不錯阿,5年後要刪除或是保留都可以看錢決定
486G一個月才一個便當錢

guessvic iT邦新手 5 級 ‧ 2021-05-26 10:57:57 檢舉

黃大大您好,

感謝寶貴建議.

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u23css
iT邦新手 5 級 ‧ 2021-05-25 11:02:05

如果是公司要求~~資料需要留檔備查至少3年
那容量不足當然是跟公司申請丫
(不用管,增加硬碟容量~因為備查三年QQ")

證明資料曾經有過備份??
坦白說這沒有意義~
舉例來說:
公司跟你要~2年9個月前的某個資料
此資料剛好於2年左右刪除
請問您要如何生出來?

guessvic iT邦新手 5 級 ‧ 2021-05-25 16:03:31 檢舉

u23css大大您好,

畢竟規則就是這麼設定的. 我也認同您所述的增加硬碟容量, 的確是最簡單的一種辦法 QQ".

不過對於您所述的狀況:

舉例來說:
公司跟你要~2年9個月前的某個資料
此資料剛好於2年左右刪除
請問您要如何生出來?

首先, 原始資料是不會被刪除的. 而備份的產生是為了確保這些資料受到保護, 防止有意或是無意的更改或是遺失. 而資料剛好於2年左右刪除的這種狀況對於留檔備查的3年內是不准發生, 且需要極力避免的. 規定至少3年就是3年內不准遺失, 不准壞軌, 等等之類的, 要維持數據完整性. 而最無奈的就是因為數據是全資料庫備份, 同樣的資料每一次備份都在重覆累加.

想規避卻又想不到好辦法來驗證那些重覆累加的過往備份在被刪除後曾經存在過的證明... 整體來說, 增加硬碟容量是最後一個選擇.

舉個衍生例子:
山海經這部神話地理志, 很多東西對現代來說幾乎找不到. 但被記載了. 有人認為荒誕不經, 有人認為具有歷史價值.

同樣的, 如何證明資料曾經有過備份, 以及如何找出一個方法來詳細記載, 對這件事情來說是具有意義的. 當被稽核時, 這些佐證將能夠幫助溝通說明為何只留存最新的備份檔案, 以及認同過往備份的確存在過的方式.

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打雜工
iT邦新手 1 級 ‧ 2021-05-25 23:22:38

用手機拍張照(拍到備份檔案並以詳細資料呈現)+當天的報紙

guessvic iT邦新手 5 級 ‧ 2021-05-26 10:59:47 檢舉

打雜工您好,

這個方法值得嘗試. 感謝寶貴建議.

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