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2021 iThome 鐵人賽

DAY 5
2
IT管理

稽核師的挑戰系列 第 5

[Day05]我就靜靜的看著你

「我通過考試啦!那我可以開始進行稽核了嗎?」
「你覺得你準備好了嗎?來~你告訴我,有哪些稽核階段?在那個稽核階段,你是要稽什麼?稽核的重點是什麼?為什麼要這樣稽?」
「呃」
「說啊!說啊!」
「好吧,我還沒準備好。」

觀察員的角色

在成為一個專業稽核大師的征途中,待完成教育訓練之後,實習稽核就會以觀察員的身份參加稽核活動;當然觀察員的角色不限於實習稽核,有時候會是受稽單位有特殊的產業或是適用法規時,會由特殊的專家學者擔任,或是資深稽核師來參觀稽核員的作業是否符合規範。

觀察員的角色是不能干擾稽核活動,包括與受稽方交流、提問或是回覆。
要知道稽核員在進行稽核時,若觀察員參與稽核活動,則會增加受稽方「多一個人稽核」的壓力,再來如果發言或是提問也會干擾稽核員的節奏。
所以,觀察員的角色,最重要的就是【參與而不干擾】。

觀察員的行程算是實習稽核最重要的階段,可以靜靜觀察稽核前輩們的各種稽核風采,然後整理成自己的筆記,吸收後內化成自己的風格。
好好把握這些可以盡情提問的甜蜜期;因為一旦通過實習稽核階段,這些觀察員的行程就會大幅減少囉,該自己獨當一面啦~
再是要去詢問或是討論時,如果提問的內容太基礎,那可是會被嫌棄的哦?

所以,在觀察員階段應該要注意什麼呢?
(1) 起啟會議及結果會議的簡報模擬:如果針對於內容不熟悉,請準備逐字稿練習
(2) 稽核時的專業用語:保持客觀的立場、溫和堅定有禮貌、尊重包容友善
(3) 稽核項目的加強:如果對於專業知識不熟悉,那你怎麼稽核比你更資深的受稽方?請快點請教前輩稽核的重點及相關先備知識的筆記吧!
(4) 將稽核流程、查核的標準做綁定:為什麼前輩在這個階段要這麼問呢?是從什麼角度切入的?是綁哪一條標準呢?連動的標準有哪些呢?
(5) 勇於發問,由於情境不同有時候看的切入的角度不同,請將問題記錄成系統化的筆記以便翻閱

當你的問題越來越少之後,加上歷經一定的觀察員場次之後,就會試著讓你進入獨當一面的實習稽核員階段。

實習稽核員的注意事項

等參觀一定的場次之後,就會開始自己開始實習稽核了,這個時候就會有資深前輩來擔任你的觀察員,將你不符合稽核規範的項目 或是 需要注意的事項做提醒,以下是菜雞稽核常犯的錯誤:

(1) 把握每個稽核流程的重點,查核時要注意不僅只看文件,而是要確認說、寫、作一致
(2) 要先懂得傾聽,這個超級重要!不懂得傾聽,那麼無法確認稽核的重點項目,資深稽核也可以從受稽方回覆的口吻,去出問題在哪裡而進一步去做逐步的細項查核。
(3) 學會以稽核的方式報告,如果不會,先學會音調低沈、語調放慢開始,如果有被前輩提醒相關風格或口吻,但自己可能有盲點的時候,或是不知道問題在哪裡時,建議可以試著錄一段自己在實習稽核的錄音,重覆聆聽去發現自己的問題點,再逐一修正;最笨的方式就是花大量的時間準備逐字稿,但如果真的無法跟受稽方好好對應,那對稽核員來說是必要的技能。方法很笨,但很實用。

(3) 時間管理及把握稽核重點:時間有限,務必把握重點
(4) 在稽核的前後,都會聲明不會將受稽方的證據帶走,所以在期限內完成所以證據的記錄也是極為重要的。
(5) 禁止事項:禁止操作受稽方電腦即使受稽核允許也不行,會機會因為系統不熟悉而造成破壞性行為、討論無關議題、提供受稽方實作建議或是與受稽方爭辯問題過於鑽牛角尖,沒有達成共識而過度浪費時間,都是不允許的行為

前輩就靜靜看著你

在實習稽核階段,資深前輩也會列出每一場需要矯正的項目,
待下一場稽核的觀察員協助確認你有沒有將這些問題改善
一旦你的問題一直一直存在,那麼可能就會有更大的長官來提醒你需要注意的事項囉~
注意實習稽核還是不是正式稽核員,所以如果一旦考核沒有過,你可能就會需要再轉換職能了像說被離職之類的… 
所以,如果沒有相關經驗,那麼這段期間的考核及挑戰會比較辛苦一點點,熬過就成功了!加油!!!


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