寫計劃書, 服務建議書, 做簡報, 應該可以說是不少PM的日常, 但相對於paper work, 我更喜歡在專案實務中去做協調與問題討論, 但這些文書工作也還是無可避免的, 就在五月多時聽了一場很特別的計劃書專業顧問的演講, 學到了這個反轉過去工作流程的思維, 在此重新把概念跟大家分享, 想一想連計劃書都可以跳脫框架來處理, 還有什麼是不可能改變的呢?

先說傳統上的做法, 通常因為要先交計畫書或服務建議書, 之後才會是評選簡報, 所以很直覺地都會很努力開始照章節開始刻與拼貼計畫書, 但這相對耗時, 寫寫容易發散, 沒完沒了之外, 更重要的是當你後面要做評選簡報時, 又得再來一次, 而且有可能還改了不少地方, 讓計劃書與簡報之間的差異過大, 造成委員的不悅, 因為等於是全新的東西, 但最重要是, 工時太長, 其實不符合PM的工作經濟價值, 也因此, 下面要來介紹這個新的方法.

若是改成先做簡報呢? 先好好透過簡報把計畫邏輯與內容都先彙整好, 加上一般而言簡報不會有過多的文字內容, 調整也較為快速, 等一切都告一段落之後, 我們重新再來把簡報上的圖, 貼進計畫書裡各個對應的章節, 然後看圖說故事, 這樣圖文並茂, 是不是感覺相對容易許多? 而且有一個重點是" 書寫一致" , 一石二鳥完成了兩件事, 最重要的是工作時間可大幅縮短至一半, 加上很多審查委員事前其實沒有時間看那厚厚的一大本計畫書, 有時都是現場臨時抱佛腳聽你報告, 這時簡報就顯得更為重要, 把重要的事(簡報)先做, 也是這個創新流程很關鍵的一個部分.

我有實際運作了兩次這樣個新工作流程, 確實改善了不少撰寫計畫書過程中的痛苦, 希望這樣的分享, 可以幫助有在寫計畫書與製作簡報的PM與讀者們!!!