雖然我目前在科技公司擔任非管理職位，但我曾經擔任三名財務分析師高效團隊的經理長達4年。在那4年裡，經歷許多變化(包括COVID) 我也從中學到了許多改善業務流程，提高不同團隊的工作效率的方法。在踏足科技領域並與數據科學部門和商業智能團隊的各個層面的個體貢獻者合作之後，我覺得有一些觀點可以深入探討，或許可以引發在類似情況或角色下的人們之間的討論。

1. 有效溝通：跨國團隊中合作的關鍵
我發現我大多數的同事都喜歡引用acronymn(縮寫)，似乎以為每個人都知道這acronymn 是什麼意思。最糟糕的是，當有一些特定的英語詞語在台灣使用，但其實跟它的英語意義並不相同時，會使人困惑，尤其是在與國際團隊合作時。
我還注意到有時候，即儘管這是第一場討論這個主題的會議，有時候在會議中人們不會介紹主題 而是直接進入他們認為應該關注的重點，導致有些人需要自已去理解或猜想這重點的背景。

在會議中，總會有人在沒有深思熟慮的情況下冒出各種想法或替代方案。在你講完第三句話後，我可以千分之百保證，每個人都在恍神，沒有人在聽。最終，你只是浪費了大家的時間，並留下了不好的印象。

另一種情況是，有些人會透露過少的細節，嘗試簡明扼要，但最終卻造成更多混淆，因為人們會開始猜測他們的意思。
來自商學院並在許多小組案例研究中學習了許多失敗教訓後，無論是為了討論、會議還是演示，我都嚴格遵循“五個W”（Who, What, When, Where, Why）的原則。以下是它們應該包括的內容：

• Who - 誰是你的觀眾？這個問題將影響誰？試著識別他們的知識限制。
• What - 你想討論的問題是什麼？請勁量寫的簡短並輕易了解。
• When - 如果這是一個問題，它是什麼時候發生的？如果這是一個提議，描述受這個提議影響的頻率或情況（將在何時發生）。
• Where - 這個問題發生在哪裡。在技術上下文中，你可以指定問題在流程中的位置。
• Why - 為什麼你想要進行這次討論/提議/會議？為什麼解決這個問題很重要？

有時候，我會使用上述模板，圍繞著我想談論的內容寫一份script。這樣子，在實際會議/討論中，我可以引用我的script，用清晰的思路去講解主題。
另一個好處是，你展示你有非常好的時間管理以及口齒非常清晰易懂。

最近我發現的一篇文章與我產生共鳴，標題為“工作10幾年了，講話卻常不清不楚？台積電前內訓講師：一招解套”，作者是彭建文。我在參考部分下面附上了文章連結，如果有興趣的話可以看一看。

善用聆聽技巧：團隊協作的關鍵

聆聽技巧 聆聽可以分為以下3種類型：

X --> 內部聆聽：有點聽了但立刻插嘴，談論自己的經驗
N --> 專注聆聽：跟隨思路以達到你想要的要點。但會變成你在審問他人一樣，可能會讓人覺得你自以為是領導，所以口氣以及問法都要注意
O --> 積極聆聽：允許談話中有沉默的時候，得以讓對方跟隨他們的思路以及速度來表達他們的想法

如果你與不同的團隊合作，練習專注聆聽和積極聆聽非常重要。請努力不要進行內部聆聽，因為這會使團隊效率降低，你會永遠都不懂為什麼事情不像你想像的那樣進展，原因是你沒有聽取團隊的聲音！

我覺得在團隊合作中，僅需實施專注聆聽就足夠了。我通常在會議結束前做一個總結，以確保我理解的與演講者所說的一致。

定義角色：團隊合作的成功秘訣
最近，我參與了一個團隊項目。在過程中，當某些人交付無法解決他們的任務，導致我的任務也延期時，我感到非常沮喪。我苦惱是否應該發聲以及同時埋怨我的經理未能介入解決問題。然後我意識到，我參與的這個團隊有一些奇怪之處，那就是：沒有人有明確的角色，因此當問題出現時，沒有人知道應該找誰或誰該負責。

無論項目或團隊的規模大小，我建議定義以下角色，以便能夠讓所有人知道自已的責任以及該做什麼：
領袖（主席） - 安排、主持和總結會議的人
促進者 - 負責保持討論和決策的方向。通常一個人負責主持和促進會議，因為這兩個角色有點相輔
時間管理者 - 確保會議的時間效率
記錄員 - 負責記錄主要行動項目、決策和問題

正如多次在屢獲殊榮的書刊《主管這樣帶人就對了：向海豹部隊學習管理之道，讓部屬願意跟著團隊方向前進》中強調的那樣，我認為最終應該由公司的領導者們明確概述了他們在團隊環境中所能接受和容忍的事情，才能讓團隊進步。

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