在撰寫報告或專案文件時，是否經常需要重複輸入相同的內容？這不僅耗時費力，還容易出錯。本文將介紹兩種方法，教你利用 Word 的自動化功能，快速插入自定義文字和格式，告別以往一字一句慢慢打的過程，提升工作效率。

在編輯 Word 文件時，根據設置的關鍵字，自動插入你預先設計好的自定義文字和格式。這樣一來，無論是固定格式的結案報告還是比賽計畫書，只需輸入關鍵字，即可自動生成相應的內容，省去了大量手動操作的時間。

方法一：使用 VBA

要在 Word 中實現根據關鍵字自動插入自定義文字和格式的功能，可以通過編寫 VBA（Visual Basic for Applications）來完成。

1. 開啟 Word 的開發者模式

首先，需要開啟 Word 的開發者模式，這樣才能編寫和運行 VBA 程式碼。

1. 打開 Word，然後點擊檔案 > 選項。
2. 在左側選單中選擇自訂功能區。
3. 在右側的主標籤下勾選開發人員，然後點擊確定。

這樣在功能區上會出現開發人員選項卡。

2. 編寫 VBA

接下來，需要編寫一個 VBA ，根據關鍵字插入自定義的文字和格式。

1. 點擊開發人員選項卡，然後選擇Visual Basic。
2. 在 VBA 編輯器中，點擊插入 > 模組，這樣可以插入一個新的模組。
3. 在模組中輸入以下 VBA 程式碼：

Sub InsertCustomText()
    Dim keyword As String
    Dim customText As String

    ' 在這裡設置關鍵字和對應的自定義文字
    keyword = InputBox("請輸入關鍵字：")

    Select Case keyword
        Case "#計畫書引言"
            customText = "本計畫書旨在達成以下目標..."
            With Selection
                .Text = customText
                .Font.Name = "標楷體"
                .Font.Size = 12
                .ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphLeft
                .ParagraphFormat.SpaceAfter = 12
            End With

        Case "#結案報告"
            customText = "結案報告摘要如下..."
            With Selection
                .Text = customText
                .Font.Name = "細明體"
                .Font.Size = 10
                .Font.Bold = True
                .ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphJustify
                .ParagraphFormat.SpaceAfter = 6
            End With

        ' 根據需要添加更多的關鍵字和對應文字
        Case Else
            MsgBox "未找到匹配的關鍵字。"
    End Select
End Sub

這段程式碼根據輸入的關鍵字來插入預定義的文字和格式。可以根據實際需求擴展更多的關鍵字和自定義文字。

3. 執行 VBA

1. 編寫好 VBA 程式碼後，關閉 VBA 編輯器回到 Word。
2. 在開發人員選項卡下，點擊巨集按鈕。
3. 在彈出的對話框中選擇剛才編寫的 InsertCustomText ，然後點擊執行。
4. 系統會彈出一個輸入框，請輸入對應的關鍵字（例如 #計畫書引言），然後點擊確定。預定義的文字和格式將自動插入到當前游標所在的位置。

方法二：自動校正功能

除了使用這個自動插入程式外，還可以利用 Word 的「自動校正」功能，快速填寫常用的短語或資料。你可以在 Word 的選項中，通過自動校正設定，將特定字串替換為你預設的內容。例如，可以將「#email」設置為自動替換為你的電子郵件地址，或將「#地址」設置為自動替換為你的居住地址。這樣在輸入相關字串時，Word 會自動替換為完整的文字，省去了手動輸入的麻煩。

4. 自動校正選項

除了 VBA ，還可以使用 Word 的自動校正功能來實現簡單的文字替換。

1. 打開檔案 > 選項 > 校訂。
2. 點擊自動校正選項。
3. 在自動取代字串中的 取代 欄位 輸入關鍵字，例如 #email，在 成為 欄位 中輸入你希望替換的文字，如你的電子郵件地址。
4. 點擊新增，然後確定。

這樣，以後在 Word 中輸入 #email 時，會自動替換為預先設置的文字。

結語

無論是使用 VBA 還是自動校正功能，都能顯著提升文件編輯效率，特別適用於需要頻繁重複輸入內容的情況。建議你根據自身需求選擇適合的方法，並在實踐中不斷優化，打造更加高效的文件處理流程！