章節五：離職帳號與資料安全移交 (帳號與雲端篇)

在 MIS 的冒險旅程中，前幾日的任務是為新戰士準備帳號與武器，讓他們能全副武裝、衝鋒陷陣。
然而，當一位戰士即將離開隊伍時，另一項隱密而嚴肅的任務隨之而來——離職帳號與資料安全移交。

這是一場「收尾戰」，不僅關乎公司資訊安全，也關乎知識寶藏能否順利傳承給下一位守護者。
今天，就讓我們一起進入這個任務，學習如何守護最後一道關卡。

🏰 第一階段：停用帳號 ‧ 封印之術

離職並不是單純「刪掉帳號」這麼簡單。MIS 必須小心謹慎，像是祭司施展封印咒語般，確保一切都能有序進行。

1. 人事部門通報

   • 當人資發出「離職通知」時，MIS 必須立即確認：
     • 離職日期
     • 帳號停用時程
   • 這是整場儀式的「倒數計時」。

2. 主管確認

   • 在啟動封印之前，必須與離職戰士的直屬指揮官（主管）確認：
     • 哪些資料需要保留？
     • 哪些要交接？
     • 是否有特殊帳號或權限需要額外處理？

3. 立即停用帳號（Suspend）

   • 在離職當天，將帳號設定為「停用」。
   • 停用後：
     • 戰士無法再登入。
     • 但所有武器（檔案、信件）仍被完整保留，方便後續轉移。
       

📂 第二階段：雲端硬碟轉移 ‧ 寶藏交接儀式

當一位同仁離開時，他的雲端硬碟裡可能存放著專案文件與重要資料。
如果沒有妥善交接，不僅可能造成接手工作的斷層，還會因為檔案長期堆積，導致 企業雲端空間爆滿，影響其他同仁的使用。

因此，在正式交接前，MIS 就像守護騎士，必須先檢視「寶藏的份量」：

1. 事前評估：檢視容量
   • 進入管理後台，先查看離職帳號的雲端使用量：
     • 容量小 → 可能大多資料已在「共用雲端硬碟」。
     • 容量大 → 有大量重要文件必須轉移。

2. 執行擁有權轉移（內建工具）
   • 進入 admin.google.com：

     1. 「應用程式」 → 「Google Workspace」 → 「雲端硬碟與文件」
        

     2. 選擇 轉移擁有權

3. 填入：

   • 來源帳號（離職者信箱）
   • 接收帳號（主管或接替者信箱）

4. 點擊「轉移檔案」

📬 第三階段：郵件與其他神器的傳承

除了雲端硬碟的卷宗，戰士的 信件 (Gmail) 也是重要的情報寶庫。
若未妥善交接，寶貴的聯繫紀錄與任務歷史可能會就此消失。
因此，MIS 必須施展「郵件傳承儀式」，將舊戰士的郵件完整遷移到新戰士的帳號。

⚡ 郵件遷移的重要提醒

• ⚠️ 務必在帳號刪除前完成資料遷移。
• ⏳ 遷移需要時間，建議 提早進行。
• 🔐 在開始設定前，建議暫時 關閉登入身分驗證（避免驗證碼阻礙遷移）。
• 🕒 如果同時轉移大量郵件，可能需要等待一段時間資料才會顯示。

🪄 郵件遷移步驟 (Gmail → Gmail)

**步驟 1：設定資料遷移服務 **

1. 進入 Google 管理控制台 admin.google.com。

2. 點擊：
   「資料」 → 「資料匯入與匯出」 → 「新版資料遷移服務」 → 「Gmail 遷移作業」。
   

3. [輸入來源 Gmail 帳戶的電子郵件地址，並提出授權要求。]。
   

4. [指定目標使用者]
   

5. [調整遷移設定]
   在這裡可以細化遷移內容：
   開始日期：只遷移此日期後的郵件。
   郵件選項：

✅ 遷移已刪除的電子郵件

✅ 遷移垃圾郵件

✅ 排除特定標籤（可自訂要略過的標籤，例如「廣告」、「通知」等）

6. [開始遷移]

點擊 儲存 → 開始遷移。

系統會在背景持續進行，您可以隨時查看進度或重新開始。

• 來源電子郵件：輸入離職者帳號。
• Google Workspace 電子郵件：輸入新帳號（接替者）。
• 從清單中選擇正確的對象。
• 密碼：輸入離職者舊帳號的密碼。
  點擊 [開始]，即可啟動遷移流程。

📌 完成這一連串的傳承儀式後，新戰士便能即時接收所有歷史郵件與任務情報，不會因交接而中斷戰線。

🗡️ 第四階段：最終刪除 ‧ 靈魂歸檔

當所有資料交接與備份完成後，便是最終的「靈魂封印」：

1. 刪除帳號

   • 進入 admin.google.com → 「使用者」
   • 找到離職者 → 點選「刪除使用者」
     

2. 刪除後處理

   • 資料已交接 → 帳號將完全消失，不可復原。

🎯 總結：MIS 的守護者價值

離職帳號與資料安全移交，宛如最後一場守護戰。
MIS 不僅是「開啟帳號的鑰匙師」，更是「守護知識傳承的騎士」。

透過這套標準化流程，我們能：

• 🔒 維護資訊安全
• 📦 確保業務延續
• 🛡️ 展現 MIS 的專業價值

每一次交接，都是為了讓團隊能無縫延續，像一支永不止息的冒險隊伍，繼續前行。