大家好，我是今天這篇專欄的作者（丁丁），一個內向到骨子裡的終極I人。我的工作常常被朋友問起：「你不是最怕社交嗎？怎麼還跑去辦活動？」這也是我這系列文章的起點。我會帶大家深入了解這個光鮮亮麗（其實常常很狼狽）的領域，從工作內容、迷思、AI影響、到一些業界秘辛，用我的親身經歷來一一剖析。

一、 技術社群活動營運在幹嘛？— 不只是辦一場 Party

很多人以為辦活動就是訂場地、找講者、發發文，當天在現場招呼大家。如果這是全部，那這個工作大概人人都能勝任。但實際上，它是一個極度考驗專案管理、人際溝通與應變能力的綜合體。

我的工作內容大致可以分為三個階段：

• 前期（活動籌備）： 這階段約佔總工作量的 60%。我需要定義活動主題與目標（這場活動要解決什麼痛點？想達到什麼效果？）、設定預算、尋找合適的合作夥伴與贊助商、規劃議程、聯繫講者（這是一個漫長且需要高度耐心的過程）、設計視覺素材與文案，並建立一套完整的宣傳計畫。這個階段需要大量的前瞻性思考和細節規劃，一個環節出錯，後續的連鎖反應會讓你痛不欲生。
• 中期（活動執行）： 佔 20%。這就是活動當天，俗稱的「魔王關」。從早上場地佈置、講者與聽眾報到、現場流程控管、突發狀況處理（投影機突然壞掉、網路斷線、臨時有人報錯名…），到活動結束後的場地復原與物資清點。這個階段考驗的是你的應變能力和抗壓性，所有事都必須在極短時間內做出反應。
• 後期（活動總結）： 佔 20%。活動結束不代表工作結束。我需要整理現場照片與錄影、發送感謝信給所有參與者、進行滿意度問卷調查、撰寫成果報告給贊助商與內部團隊，並進行檢討會議，從中學習並優化下一次的活動。

二、 關於「辦活動」的迷思與誤區

迷思一：「辦活動都是外向人的專利。」

這是最大的迷思，也是我這個終極I人踏入這行的起點。外向者在現場活絡氣氛、與人社交的確有優勢，但辦活動大部分時間是埋頭苦幹的獨自作業。從規劃文案、整理名單、發信追蹤，這些都是需要高度專注力的內向型工作。我發現，內向者的優勢在於更擅長深度思考、細心規劃，這反而在複雜的活動籌備中成為了關鍵優勢。

迷思二：「只要活動內容夠好，一定會爆滿。」

這是一個殘酷的現實，但活動宣傳比內容本身更重要。酒香也怕巷子深，你必須透過各種渠道，用精準的文案觸及目標客群。我曾看過一個內容超棒的研討會，因為宣傳不足而只來了十幾人；也看過一個內容普通，但宣傳做得聲勢浩大的活動，吸引了上百人參加。

迷思三：「只要有熱情就可以辦好活動。」

熱情是起點，但專業是關鍵。單憑一腔熱血，很容易在繁瑣的細節中迷失。你需要學習專案管理工具、了解行銷漏斗、學會與不同背景的人有效溝通，甚至要對財務報表有基本概念。這是一個需要不斷學習新技能的領域。

三、 「講幹話」的藝術：心理安全感與團隊合作的雙面刃

在團隊合作中，「講幹話」是個有趣的概念。我的經驗是，它就像一把雙面刃，用得好，可以成為增進團隊心理安全的潤滑劑；用不好，則是破壞信任與效率的毒藥。

• 當「講幹話」是正面效應時：

  • 我曾為了場地問題焦頭爛額，與合作夥伴的溝通極度嚴肅。這時，一個同事開玩笑地說：「這場地大概是霍格華茲禮堂等級的吧，我們要不要直接騎掃帚過去？」這句帶點誇大的「幹話」立刻打破了僵局，大家笑了出來，緊張感瞬間煙消雲散。我們接著用輕鬆的語氣討論起B計畫，溝通效率反而更高。
  • 在一次成果發表會後，團隊因為一些小失誤而氣氛凝重。我身邊的夥伴拍拍我說：「這場活動完美，完美到我覺得我們應該開個『辦砸活動交流會』，分享如何完美失敗。」這種自嘲式的「幹話」，讓大家意識到我們不需要完美，可以接受彼此的不完美，並在歡笑中檢討。這種非正式的表達方式，大大增進了團隊的心理安全感，讓大家覺得可以自在地展現真實的自己，不用擔心犯錯會被指責。

• 當「講幹話」是負面效應時：

  • 當我向某個成員提出進度落後的問題時，對方敷衍地回我：「安啦，船到橋頭自然直。」這種空泛、不負責任的「幹話」，不僅沒有解決問題，反而讓我感到不被尊重，也嚴重損害了團隊的信任。這種溝通方式無助於問題解決，只會讓事情變得更糟。
  • 如果有人習慣用「幹話」來逃避責任或惡意嘲諷，那更是團隊合作的大忌。這會讓團隊成員覺得彼此溝通是無效的，進而不再願意分享真實的想法或困難，最終導致團隊分崩離析。

所以，在辦活動的團隊中，區分「有建設性、帶有幽默感的幹話」與「惡意、敷衍的幹話」至關重要。前者可以成為黏合劑，後者則是腐蝕劑。

四、 AI的影響與業界秘辛

• AI的影響：
  AI的出現對活動營運產生了巨大衝擊，但不是取代，而是賦能。

  • 前期籌備： 我現在會用 AI 協助我生成活動文案、設計初步的視覺概念、甚至分析歷史數據來預測潛在的熱門講者與主題。這大大節省了我處理瑣碎工作的時間。
  • 中期執行： AI工具可以協助自動化報名流程、發送提醒信件。未來甚至可能利用 AI 來分析現場觀眾的情緒與反饋，提供即時的數據報告。
  • 後期總結： AI可以快速生成會議紀錄、整理問卷反饋，協助我更有效率地撰寫結案報告。
    簡言之，AI 讓技術社群活動營運變得更有效率，讓我有更多精力去關注核心的人際溝通、社群維繫與內容策展，這些是AI難以取代的。

• 業界秘辛：

  • 時間與精力黑洞： 辦一場成功的活動需要投入的時間和精力遠超想像。活動結束後，許多人問我「累不累？」，我的回答永遠是：「身體累是一回事，但心累才是真的。」
  • 「免費」才是最貴的： 許多活動免費，但背後是贊助商龐大的資源投入。在社群活動中，時間、知識與人脈才是最珍貴的資產。
  • 講者比聽眾更難搞定： 一個好的講者通常很忙，你需要花費大量時間與他們溝通、協調、追蹤，並且建立起互信關係。而一個活動的成功，很大程度上取決於講者的品質。

五、 給入門者的建議

如果你是跟我一樣的終極I人，也對辦活動有興趣，我的建議是：

1. 從小規模做起： 先從組織一個小型讀書會、線上分享會開始。這能讓你熟悉流程，降低壓力。
2. 找對的夥伴： 找幾個志同道合的夥伴，分工合作。在一個有信任基礎的團隊中，即使你偶爾「講幹話」，也只會成為潤滑劑。
3. 學習專案管理： 無論是使用 Trello、Notion 或其他工具，一套好的工作流程能讓你事半功倍，避免在混亂中被細節淹沒。
4. 從「代表」開始： 在團隊中，先從「代表」一個特定的角色或觀點（例如：我是活動文案組的代表，我認為…）開始發言。這會讓你的表達更具體，也更有重量，同時減輕只代表個人意見的壓力。

辦活動不只是一項工作，它更是一個學習與成長的過程。它強迫我跳出舒適圈，學會與人打交道，也讓我有機會將自己的內向特質轉化為優勢。如果你對此有熱情，別被自己的「I人」標籤所束縛，勇敢踏出第一步吧。