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在上一集我們介紹了怎麼樣使用 Google 的 Gmail 去收發信件，接下來這一集，我想再繼續跟大家介紹用 Google 服務的 Google Sheets，來幫大家做庫存管理。

先不管說為什麼在 2025 年還在使用 Excel 做庫存管理這件事情，總之就是我們有些客戶還在使用像 Excel 之類的東西做檔案管理，這也沒什麼問題就是了...

Google API 憑證重新設定 - 解決 Client Secret 看不到的問題

如果你還記得我們在前面幾集的內容，在串接 Google 的過程中，我們會拿到 Client ID 跟 Client Secret，你可以把它存在記事本裡面。不然的話還得上 Google Cloud Console 找一下。

只是，就算再上去找，你也看不到原本的 Client Secret 了，這是刻意的設計。這個政策有調整過，以前還可以看得到，後來改成就是你只能看一次。那怎麼辦？如果當時你沒有把它存下來的話，沒關係，現在你還可以再做一個補救的動作。也不能說補救了，就是再做一組新的啦！

拿到新的 Client ID 跟 Client Secret 之後，就可把舊的刪掉，然後用新的來做串接，記得回到 n8n 更新之前的憑證。

建立 Google Sheets 庫存檔案

我們來建立一個庫存管理的 Google Sheets。首先，我們去 Google Drive 新增一個試算表。

設定試算表結構

我幫這個檔案取個名字，叫做「賺很大商店v5（庫存）」。

接下來設定表格的欄位結構：

• 第一欄：產品編號
• 第二欄：品項
• 第三欄：庫存量

然後填入一些假資料，大概像這樣：

這裡有個地方可以再調整一下，在下面的工作表標籤，你可以把「工作表1」改成有意義的名字，例如「庫存量」。不改的話，待會你會看到「工作表1」，看起來有點笨。

n8n 與 Google Sheets 整合設定

現在回到 n8n，來試試看怎麼做一個新的工作流程。我們來做一個庫存管理的工作流程，我把它命名為「賺很大商店」。

新增 Google Sheets 節點

接下來要讀寫 Google 的話該怎麼做？點下去搜尋關鍵字 sheet，你會看到 Google Sheets 在這裡，然後選擇「Get rows in sheet」來讀取資料。

設定 Google Sheets 憑證

這時候又出現熟悉的畫面了！你可能會好奇說，我們前面不是設定過 Google 的服務了嗎？為什麼要再設定一次？

雖然我們拿到的是同樣的 Client ID 跟 Client Secret，但是每一個服務都得要設定一次。設定了 Gmail，如果你要用行事曆或 Google Drive，都還是得再設定一次，這也是為什麼當時在設定 Google 服務的時候，我會建議大家在 Google Cloud Console 一口氣把所有的服務都先開好，這樣就可以不用再回到這個頁面來了。

選擇要讀取的檔案

設定好憑證後，在「Document」這個地方有幾種讀法：有 From List、URL，或 ID。我們先用 From List，這應該是最簡單的。

選好之後，這個地方會出現下拉選單，拉開之後你會看到剛剛建立的「賺很大商店v5（庫存）」的檔案。底下的「Sheet」也可以有很多選項，有 ID、Name、URL 等等。同樣我們也選擇 From List，然後下拉選單點開，你會看到「庫存量」（記得我們剛剛有把預設的「工作表1」換名字了嗎？）。

這樣就可以讀到東西了。我們先試試看，來執行一下，應該會讀到資料。

測試讀取結果

你看，讀進來了！你會發現產品編號、品項跟庫存量就是你剛才在 Google Sheets 第一排設定的標題，然後從第二排開始就是內容。相當簡單！

使用 Filter 篩選機制

拿到資料後，接下來我想要做一件事情：我想要做「庫存量不足 5 本」的話就要發個通知說庫存量不足了。這怎麼做？我們當時在學寶可夢練習的時候一直跟大家講，那個寶可夢的操作是最基本的東西。所以如果我手上有四本書，我想去篩選、挑選出在這裡面有哪些的庫存量不足 5 的，可以用 If 也可以用 Filter，這裡用 Filter 可能比較簡單一點。選擇 Filter 節點。

要 Filter 哪一個？我們應該是選「庫存量」。然後在這個地方選擇數字類型，然後來一個 less than，設定成 5，這應該不難。

Always Output Data?

接下來我想做通知，也許你會想說要去算那個數量，去算它的 count，然後如果數量超過多少的話就去做通知。你可能想說要再加一個節點去算總數量。是也可以，但是我們這裡可以用另一招...

n8n 裡面有個特別的設計，如果前一個節點沒有任何輸出的話，下一個節點就不會動。剛好在我們這個庫存管理的案例中，因為我們就是希望「只有在庫存不足的時候才發通知」。如果庫存都正常的話，就不需要執行後續的通知動作。

準備寄信通知

現在我們有了篩選出來的庫存不足商品，要怎麼把多筆資料組合在一起呢？我們用之前學過的節點：Summarize。用它把品項透過 <br> 串接起來，這不難。準備寄信了！下一個就是寄信了。來個 Gmail，這個我們之前做過，趁這個機會複習一下。

選擇 Send Message，然後設定：

• 收件者：hello.n8n@gmail.com
• 主旨：庫存量不足通知
• 郵件格式：選擇 HTML

在郵件內容這裡，我們可以把 Summarize 的結果拉過來，但如果你想再補充一些東西的話，可以這樣寫：

以下商品庫存量不足：<br><br>
{{ $json['concatenated_品項'] }}

這樣就可以在郵件中顯示庫存不足的商品清單了。

小結

這樣我們就完成了一個庫存管理自動化流程：

1. 讀取 Google Sheets 庫存資料
2. 篩選出庫存不足的商品
3. 整合多筆資料成為通知內容
4. 發送 email 通知

這個流程的重點在於：

• 善用 Google Sheets 作為資料來源：雖然不是最新潮的解決方案，但對有些人或公司來說已經夠用
• 理解 n8n 的條件執行機制：只有在真正需要的時候才執行通知

當然，在實際應用中你可能還需要考慮：

• 定期執行：可以用 Cron 觸發器定期檢查庫存
• 多重通知管道：除了 email，也可以發送到 Line 或其他通訊軟體

基本的概念和操作就是這樣。記住，n8n 厲害的地方就在於可以簡單地把這些服務串接起來，然後組合出出符合自己需求的自動化流程。

是說，目前這個流程還有點問題，就是每次執行下去就會寄一次信，這可能會造成一些困擾。下一集我們會來解決這個問題，讓它變得更完善。