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公益團體如何導入專案管理的方法?

專案管理講究的是如期如質如預算完成利害關係人的期待與目標,請問在公益團體中,如何藉由專案管理的方法,在有限的資源下,完成各個利害利害關係人的期待?

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海綿寶寶
iT邦超人 1 級 ‧ 2009-01-23 09:15:52
最佳解答

就我個人覺得
在營利公司與公益團體導入專案管理的方法並無太大差別

我能想到的差別
主要是在「如期、如質、如預算」的權重分配
一般營利公司會以「獲利、成本」為第一優先考量
而公益團體可能會把「如質、如期」放在成本前面

lws0820 iT邦新手 5 級 ‧ 2009-01-23 11:58:05 檢舉

公益團體該如何定義專案的品質?又該如何作專案的績效評估? 讓我們這些捐款的利害關係人可以信賴,而願意繼續捐錢?

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esen
iT邦新手 3 級 ‧ 2009-01-23 12:30:25

我想,講專案管理的方法、手法應該是差不多的,公益活動專案也會有:專案「啟動」階段、「規劃」、「執行」、「監控」與「結案」等五大過程。而整合管理、範圍管理、時間管理、成本管理、品質管理、人資管理、溝通管理、風險管理、採購管理等九大知識領域與四十四個子流程的整體運用。

小弟不才,以PMP方法論,拿慈際功德會賑災當例子:

慈際功德會預計在某年某月同時完成對甲國寺川、乙國南雅兩地的賑災專案工作,其中當然有:

範圍管理:要把此次賑災的目的、目標(欲達成之具體並可量化的目標)、專案交付物(本專案之主要交付物,例如帳篷九千頂、白米一萬斤、棉被兩萬床...)、時程及里程碑(案預估完成時間與重要里程碑)、經費預估(本專案之預估經費)、專案團隊(本專案的主要成員:專案經理、北區慈誠隊員某甲等N名、當地慈誠委員某乙等X名)、專案限制與假設事項、與專案範圍變更程序(萬一要追加一百頂帳篷,程序與計畫為何?)、製作WBS- Work Breakdown Structure。

時間管理:必須根據WBS來定義活動(Activity definition),把工作break down到work package,預估每項work package 的所需時間與資源、排定先後順序,然後制定進度表並且具以作進度掌控。人生有涯,每項與人有關的公益活動專案都是有時間性的。

成本管理:公益團體沒錢也很難辦事,從先前定義的 WBS、activity、work package,來估算每項公益活動專案的人、機、材等等的成本(雖然說許多資金來源都是樂捐,但掌控好成本也是對那些提供善心的人士的負責態度,是此公益團體的職責),過程中也要做好變更管理、控制好成本的基準、績效。

品質管理:品質規劃的時候,應該會注意到,甲國寺川天冷、乙國南雅天熱兩地天候、人文的不同,在帳篷、衣物、食品的品質要求可能都各有不同,因此品質基準、品質衡量指標就不一樣,所以品質管理計畫也影響著是否寺川帳篷通風良好凍死人、南雅帳篷保暖熱死人的窘況。事前的預防、事中的糾正、事後的補救等等措施也都要在品質管理活動中具體展現,透過品質的提昇,讓公益活動的美事真正達到美好的境界。

人資管理:慈際人們的行動力是有目共睹的,愛心不落人後,acquire project team(愛心令一出,前仆後繼一下子要做愛心的人救人滿為患了),跟project team development(志工的各項團隊建設、訓練早在慈際功德會這個公益團體實行多時了)已經都做得很好了,沒有太大問題,但是也要有事先規劃好的專案團隊組織、完善的staffing management plan,才能讓此次的特殊賑災專案人人有好的分工,人人都在適當時間、用在適當的地方,包括:專案成員除了北、中、南三區的比較沒有家累的有經驗的慈際委員(因為要出國好幾天)之外,還有運用甲國、乙國當地的海外慈際會員為班底,有組織性的、有效率的組成此次的賑災專案團隊班子,且定義好每個人的 R&R (Role and Responsibility) ;除了專案核心團隊,此次專案的利害關係人(stakeholders)有哪些也都要定義出來--績效發佈時,要讓所有 stakeholders 甲國寺川、乙國南雅兩地一百零八村十萬九千的災民,與此次特殊賑災的捐款人、慈際總部的財會管理人員...等等,掌握專案進行進度、績效(包含成本與時程),要把成果交付給最終客戶--受災戶與關心此賑災的人們,把對的資訊、在對的時間、傳達給對的人們;在這賑災時期,兵荒馬亂的,在人資管理方面尤其更要注意到「衝突管理」的課題(例如:寺川某災民因為家破人亡情緒機動、怒罵慈際人來得太慢,寺川甲村災民一千收到一千多床棉被和多餘的米糧、乙村災民五百卻僅收到四百床棉被和不足的米糧而去搶奪隔壁村甲村的物資,還同時怒罵在乙村的慈際人亂發放,造成大家情緒低落,專案成員與專案經理如何處理?)。

溝通管理:在這跨國專案中,溝通的規劃與資訊的發佈與傳遞尤其重要,專案成員對受災戶的安撫與溝通、前線人員對後勤人員的回報與支援請求、完成進度的定期回報、時間、成本等等的「績效報告」(在此專案的「績效」雖不是賺了多少錢,但卻也要回報說「建了多少頂帳篷」、「在哪幾個鄉鎮共發了多少斤米、時程進度、里程碑報告、成本績效報告、甚至forecast report, trend chart等等,都要在此專案的溝通管理中,有效的解決stakeholder的問題、滿足stakeholders的需求;畢竟在救人如救火的賑災行動中,即時的資訊發佈與快速的溝通反應是很重要的。

風險管理:識別此次賑災專案過程中已知、未知的風險:二次地震、二次海嘯、米價突然上漲、棉被被與淋濕?對這些風險有何應對規劃?風險管理又是另一門專門的學問了。

採購管理:要做愛心也是要許多廠商的幫忙的,廠商也是要吃飯的,所以在採購管理要做好採購規劃、發包規劃、比價之後選擇合格廠商,帳篷廠商、米商、衣服等,買賣合約一清二楚,別讓愛心公益活動不小心沾上了一些銅臭的陰影。

整合管理:這項專案管理知識領域是專案一開始與最後結束、還有中間串連各專案流程的重要項目,包括一開始的制定專案章程,慈際上人發出慈悲心,指示某賑災專案經理執行此項任務,在制定專案初步範圍說明書中,先大方向的指出了此次專案目的、目標、經費與時程,並且在整合管理中要集合與控制所有的變更請求,最後把專案作收尾,把所有的採購發包合約、發票、行政程序作個了結,恭喜感謝大家的努力付出。把每次的專案結案執行過程、成果,併詳實紀錄下 Lessons Learned,update到此公益團體的組織流程資產、資料庫中,會讓之後的每一次公益活動專案更加精進、造福更多人。

以上小弟胡亂謅了一通,管理本是一門藝術,公益也在人心,人心、藝術都不容易,會花時間打這一堆字,也是期望世界更美好,期望共好,謝謝提問的公益團體。

wlm44134 iT邦新手 5 級 ‧ 2010-07-13 13:56:26 檢舉

推薦一套許多國外非營利組織常使用的雲端專案管理軟體-Clarizen,它是2010年度風雲專案管理軟體,許多美國,澳洲政府單位及其他非營利性組織採用,尤其對於分散世界各地的組織更加適合,它支援多國語言,多幣別費用,利用雲端軟體工具將虛擬(或分散式)組織結合起來是一個重要的組織策略,而且費用不高,值得瞭解一下,它可以免費試用30天.

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npopm
iT邦新手 5 級 ‧ 2009-01-25 10:00:18

我個人認為非營利組織從最早的慈善行象轉變為企業化經營,已是個不爭的事實,彼此除必須合作,更得在資源有限的環境下激烈競爭,缺錢,缺人總是第三部門工作者琅琅上口的遺憾.
其實專案管理的運用在各行各業皆然,公益團體更是需要!!因為愛心是不容浪費的!經營管理上非營利組織更是需要用心!我個人修習管理相關知識包括專案管理,覺得值得大力倡導公益專案管理,希望對非營利組織會有漸進的幫助!!

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