1.先把NAS上和非工作相關的影音檔案及上傳者列一份清單出來吧,再來就看您要公了還是私了。
公了:就會議上點名是那幾個部門,要求這些部門主管立即改善。
私了:私下找上傳大戶聊聊,給他一些時間去買個外接硬碟作備份,備份完了請他自行刪除。

2.再來就是要訂立管理規則。先與各部門討論他們部門依職能別不同,各需要有多少幾G的額度,討論完後再在NAS上設定額度控管,然後再寫個管理辦法,把規定寫清楚,Ex:不准上傳的檔案類型有那些?上傳違規檔案的懲處規定、各部門各職能別的額度大小、暫存區多久會清理一次...等等。送上層簽核。

3.有空算一下,假使所有人都放滿額度後,您的NAS容量夠不夠?不夠就趁現在年底編個預算,明年買一台新NAS吧!(要記得預留成長空間喔)

建立藍光光碟櫃

可以參考方式：
原始規劃上就依照屬性分開存放在不同位置，甚至是不同成本的儲存裝置。
比如說專案執行中要使用的區域、不可隨意刪除的區域、可隨時刪除的區域、已整理妥當但不常用的舊資料、要備份下來長存備查的區域......看需求來定義。

分部門或專案給不同的容量限制，這點可以用好幾種方式執行，視環境而定。
然後定期清除那些原本就定義為"可隨時刪除的區域"。
至於"已整理妥當但不常用的舊資料"、"要備份下來長存備查的區域"...這種就用磁帶存起來。

問題在資料的管理及歸納,是否有不必要重覆的資料,比如一個檔案,可能A部門存一遍,B部門也存一遍...等,更甚著還有各種不同版本,如果沒有必要,只要最終版就好,不然時間一久,又沒有詳細說明,根本不知道那一份才是正確的.
另外如果有些很久沒用的資料,是否能歸維到另一個目錄,或是另一台伺服器上,
這樣一來在線上運作那一台,資料變少,可以更快速的備份..

當然很多時候,使用者都不願意把資料提供出來或是重新歸納,這需要很絶對權力的支持..通常一個資訊工程師,自己很難推行..大咖們,和老人們根本不了你..

訂使用規則.
監控每天的資料量.
重複資料刪除.
舊檔案封存.

去看一下斷捨離那本書.....
然後開始殺檔案......

二個問題處理:

1. User 資料太多且有部份重覆
2. 資料太多備份不完
   建議處理方式:
3. User資料太多
   A.先使用統計軟體收集好,交由各單位主管,訂定改善日期(如果可搭配容量限制更好)
   B.備份過長問題,除了區分N年前的資料改放Off line儲存體外,利用較新備份軟體功能
   減少重覆資料儲存空間
   最後補充:
   人歸人,事歸事,物歸物:人若不好搞定,要用金錢換空間也無不可

回歸到原點,制定使用存取設備規則,以免將垃圾檔案都儲存進去設備,設備在怎擴充一定還是不夠,一切還是要透過公司制度轉換設備存取規則來管理使用者.

考慮用雲端供應商嗎? 應該可以解決問題.